プロジェクトをしっかり定義する。DMAIC:定義段階(リーンシックスシグマ)

プロジェクト定義とはプロジェクトの初期に行い、プロジェクトの内容を定義し、明確化することです。その為のツールがプロジェクト憲章、物と情報の流れ図、プロジェクト計画書です。テンプレートを使うことで速く高品質に作れます。

プロジェクト定義:これ無しではプレジェクトは失敗、DMAIC:定義段階【米国のPMP事情】(リーンシックスシグマ)

(動画時間:3:55)

 

プロジェクト定義:定義段階で実施することは?

 

こんにちは、リーンシグマ、ブラックベルトのマイク根上です。

 

今日はリーンシグマプロジェクトの第一段階の定義段階にフォーカスしましょう。プロジェクトの内容を定義し、明確化するわけです。ここで英語の疑問詞の5W1Hの答えを出せば良いのです。

 

つまりWhy、なぜこのプロジェクトをやることになったのですか?What、何をやるんですか?目的、ゴールは何ですか?Who、誰がプロジェクトリーダーでチームメンバーは誰ですか?

 

When、いつから、そしていつまでに完了させるんですか?Where、どこのプロセスを改善するのですか?そしてHow、どのようにこのプロジェクトを進めるんですか?これらを紙に書き出しましょう。

 

プロジェクト定義で使えるツール集

 

その時にWhy、What、Who、Whenの部分はプロジェクト憲章と言う用紙に、⇒「プロジェクト憲章とは?またその書き方は?【エクセルテンプレート】」

 

WBS in Jpn

 

Whereつまり対象プロセスを図式化するのにトヨタが開発した物と情報の流れ図に、⇒「バリューストリームマップ(物と情報の流れ図)の書き方【エクセルテンプレート】」

 

VSM in Jpn

 

そしてHowつまりプロジェクトをどのように進めるかはプロジェクト計画書にまとめれば良いでしょう。

 

PMPというプロジェクトマネージメントの国際標準があるのですが、そこで言っているプロジェクト計画書は大型プロジェクト用でかなり複雑です。そこで僕はWBSという作業分解図をプロジェクトスケジュール表代わりに使ってます。⇒「WBSテンプレート:作業分解図の書き方、【エクセルテンプレート】」

 

WBS in Jpn

 

結論としましてはこれらのプロジェクト憲章、物と情報の流れ図、作業分解図を書けたら定義段階は完了です。

 

その3つ以外にもプロジェクトによっては、顧客の声を分析するVOC行列図、⇒「VOCとは?そしてVOC分析の仕方(VOC行列図)【 エクセルテンプレート】」

 

VOC行列図

 

今回のプロジェクトに影響を与える利害関係者を分析する利害関係者分析図、⇒「PMPのステークホルダーマネジメント(利害関係者管理)の基本と方法」

 

利害関係者マネジメントツール

 

スケジュール管理が出来るガントチャートなどをここで作成するときもあります。⇒「ガントチャートの書き方。自然と最短のプロジェクト計画になります。【エクセルテンプレート」

 

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また各段階の終了時にその段階の報告書を作成、提出することや、利害関係者を集めてのプレゼンをする報告会を設けると良いでしょう。

 

米国のプロジェクトマネジメント事情

 

たまに日本の方から「PMPは書く事が多すぎて、やってらんない。」という声を聞きます。僕はそれに同意する部分もあるのですが、英語圏では、テンプレートが充実していて、一から書く必要が無いのです。

 

またこっちの会社は本社にPMO、プロジェクトマネージメントオフィスと言う部署を設置していて、社内の全プロジェクトを管理していて、会社内で過去のプロジェクトの記録が良く整備されているので、過去に作った資料をちょっと手直しして使っています。それだと効率が良いですよね。

 

日本語圏ではいかがですか?僕はインターネットで調べただけですが、英語のテンプレートの数と種類で比べたらかなり少ないと感じました。これでは日本でのプロジェクトマネージメントのスピードと品質で英語圏とはかなり差がついてしまいます。

 

そこで動画だけでなくこれからはリーンシグマプロジェクトで使うツールのテンプレートの日本語用を作っていきます。僕のブログサイト、econoshift.comでダウンロード出来るようにしていきたいと思います。⇒「エクセルテンプレート無料ダウンページへ」

 

以前もお話しましたが、日常業務以外の仕事は全てプロジェクトです。管理職の仕事の多くはプロジェクトと言っても良いでしょう。そのプロジェクトの運営のスピードと品質の差は企業の成長の差につながります。その部分で日本の皆様にお役に立てればと思います。

 

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