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ガントチャートの書き方【無料エクセルテンプレート】直ぐに実践

    
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ガントチャートの書き方【無料エクセルテンプレート】直ぐに実践

ガントチャートの書き方をエクセルテンプレート上で説明しています。作成過程で各タスクの前後関係を考えさせられるので自然と全体最適された、最短のプロジェクトを計画出来ます。担当者毎の仕事配分は適切かも考えることが出来ます。

(動画時間:4:49)

ダウンロード  ←これをクリックして「ガントチャート」のテンプレートをダウンロードできます。

ガントチャートとは?

こんにちは、リーンシグマ、ブラックベルトのマイク根上です。
業務改善コンサルをしています。

今日は皆さんのご要望の多い
ガントチャートの書き方を話したいと思います。

ガントチャートとはプロジェクトの
スケジュールを可視化できるツールです。
ガントチャートの完成例を見た方が分かり易いでしょう。

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上図のように左からタスク名、担当者、
各タスクの実施日数、開始日、完了予定日、
そして各タスクを進めるごとに
その進捗度合いを記録する欄があります。

一番右の横棒グラフで各タスクの実施期間を
見た目で直感的に分かるようになります。

ガントチャートを作成する過程で
プロジェクトの計画をより効果的で
現実的なものに出来ます。
このガントチャートは出来上がった表以上に、
そっちの意義の方が大きいですね。

例えば横棒グラフで各タスクの長さを
見た目で比較し易いですので、
より現実的な作業期間を考え易いです。

また作成過程で各タスクの前後関係を
考えさせられるので全体最適された、
最短のプロジェクトを計画出来ます。

そして担当者毎に横棒グラフを見た時に、
彼らの仕事配分は適切かを考えることも出来ます。

ガントチャートを書き始める前の準備

それではこのガントチャートを
書く実習をしたいですが、
まずはその前に作業分解図を
作成する必要があります。

英語のWBS(Work Breakdown Structure)
の方が名が通っているかもしれませんね。
これによりプロジェクトで実施する
タスクを全て割り出せます。

このWBSについては以前の動画で
詳しくご説明しています。
⇒「WBS:作業分解図の書き方、【エクセルテンプレート】」

最近、このWBSとガントチャートを
一つのファイルにしてWBSから自動で
ガントチャートが作れるテンプレートを開発しました。
⇒「WBSから自動でガントチャートが作れちゃう【エクセルテンプレート】」

これが以前の記事で書いたWBSの完成図です。
ここにマイルストーンと成果物、
タスクが並んでいます。
その中の成果物とタスクを
ガントチャートに書けば良いのです。

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成果物とタスクを区別して見易くするために、
タスクのセルを選び、「ホーム」タブの
「配置」リボン内の「インデントを増やす」を
クリックすると、文字がちょっとずつ右に
移動します。見易いですよね。

こうやって全成果物とタスクをコピペし、
担当者も入力したのが下図になります。

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ガントチャートの横棒グラフの書き方

次にプロジェクトの開始日と完了予定日を
セルE1とG1に入れます。
するとグラフのヘッダーに日付が
自動的に表示されます。

次に各タスクの完了日数とその開始日を
隣の列に入力していきます。
すると完了日とその期間の
横棒グラフが出てきます。
これを全てのタスクで行ったのが上図になります。

ここでとても重要なことが一つあります。
各タスクの開始日を入れる時に、
実施に必要な前工程を考えながら
これをやって下さい。

例えば、タスク2の必要な前工程は
直前のタスク1なのでその完了日の次の日が
タスク1の開始日になります。

他の例で、タスク4に必要な前工程は
随分前まで遡ったタスク3だとします。
するとタスク3の完了日の次の日が
タスク4の開始日になります。

こうやっていくと自然に最短の
プロジェクト計画が出来上がります。

このガントチャートでチームメンバーへのタスクの割振りの最適化

最後にE列のオートフィルターで
並べ替えをすると担当者ごとで
チャートが見えますので、
仕事配分が適正かを見て下さい。

誰かに偏っていたら担当者の調整が必要ですね。
その後元の表に戻したいですね。
B列の「昇順」でそれが出来ます。
これでガントチャートの完成です。

今日はプロジェクトマネージメントでは
欠かせないガントチャートの書き方
の話をしました。

僕は個人の旅行や引越の計画も
これでやったりしていて、
すごく重宝します。

テンプレートを使えば短時間で
簡単に作れますので、
普段の仕事や個人のイベントでも
ぜひ活用してみて下さい。
⇒「ガントチャート」のテンプレートをダウンロード。

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