WBSから自動でガントチャートを作る【エクセルテンプレート】

ガントチャートの作成は時間がかかりますね。そこでWBS(作業分解図)を作ると自動でガントチャートを作成できるエクセルテンプレートを作りました。名付けて「WBSガントチャート」です。これで高速にガントチャートを作成できます。

WBSから自動でガントチャートが作れちゃう【エクセルテンプレート】

(動画時間:6:41)

 

ダウンロード  ←これをクリックして「WBSとガントチャート」エクセルテンプレートのダウンロードページに行きます。

 

WBSガントチャートテンプレート

 

こんにちは、リーンシグマ、ブラックベルトのマイク根上です。

 

プロジェクトを成功させるのにその進捗管理をする事は必須ですね。その時に一番使われるのはガントチャートでしょう。

 

ガントチャートテンプレート

 

上図がガントチャートのテンプレートです。左の列から実行するタスク、その担当者、タスク実施期間、そして開始日を入力すると完了予定日が計算されます。そして右に横棒グラフが出てきて、スケジュールを直感的に見る事が出来ます。

 

各タスクの進捗度合いを記録して、100%を選択したらそのタスクがハイライトされますので未達のタスクを一目瞭然に出来ます。

 

しかもこのガントチャートを作成する事によって最短のスケジュールを自然に作る事ができます。これについては以前の記事で詳しく書いています。⇒「ガントチャートの書き方。自然と最短のプロジェクト計画になります。【エクセルテンプレート】」

 

WBS(作業分解図)テンプレートの使い方

 

この様にガントチャートは素晴らしいプロジェクトツールですが、その前に各タスクの洗い出しをする必要があります。それをする最適なツールが作業分解図で、英語でWork Breakdown StructureですのでWBSと呼ばれます。

 

そこで、そのWBSのテンプレートと動画も以前作りました。 ⇒「WBSテンプレート:作業分解図の書き方、【エクセルテンプレート】」

 

WBSとガントチャートのテンプレート

 

これがそのテンプレートです。このテンプレートでは好きな場所でダブルクリックをすると、マイルストーン、成果物、タスクの行を挿入してくれて、また自動でWBS番号も振り直してくれます。

 

 

マイルストーンや成果物の考え方やもっと詳しいWBSの作り方については次の記事を参照してください。⇒「WBSテンプレート:作業分解図の書き方、【エクセルテンプレート】」

 

今まではこのWBSとガントチャートのテンプレートは別々のファイルでした。ですのでWBSで作ったタスクを一つずつガントチャートへコピペをしなければいけなかったので今回それを自動化できるテンプレートを作ったのです。

 

WBSとガントチャートを一つにした新エクセルテンプレート

 

まずはWBSを作成

 

まずはWBSからです。プロジェクト名とプロジェクト目標を記入し、そのプロジェクトの節目になるマイルストーンを入力していきます。

 

今まで10個までしか書けませんでしたが、それを増やしてほしいというリクエストが多かったので、それにも対応しました。「マイルストーンの追加」ボタン(下図参照)がありますのでそれをクリックすると追加されます。

 

WBSとガントチャートのテンプレート使用手順

 

マイルストーン入力完了後に最初にピンクの欄でダブルクリックすると、さっきのマイルストーンの行が下に自動で入力されます。そしてこの小さな画面から成果物とタスク欄を挿入して簡単に記入ができるし、項目の削除も簡単です。

 

このテンプレートの良い所は思いついた事を直ぐに好きな場所に書ける事です。追加と削除を使って移動もできますので、考えながら簡単にWBSを作る事ができます。

 

そして各担当者と完了予定日を入力するとWBSの完成です。この様に進捗記入欄もあり、ガントチャートの時と同じように100%を選択すると完了のハイライトがされます。これにより、小さなプロジェクトならこのWBSだけで進捗管理ができます。

 

従来のツリー状のWBS作成支援機能

 

このWBSは縦長ですが、はやり従来のツリー状のWBSを作成したい方もいますので、「ツリー状の様式に変更」ボタンを作りました(上図使用手順参照)。

 

それをクリックすると、新しいシートが出てきて、入力した全項目のテキストボックスが出てきますので、それを繋げて従来のツリー状のWBSを作る事も出来ます。

 

WBS、ツリー状で出力

 

WBSからガントチャート自動作成機能

 

次が今回の最重要ポイントで、このWBSから自動でガントチャートを作ってみましょう。 大げさに言いましたが作業は簡単で、この「ガントチャート自動作成」ボタンをクリックするだけです(上図使用手順参照)。

 

タスクや担当者、完了予定日もガントチャートへ自動で入力されます。WBS上の完了予定日がガントチャートでは最初は「開始日」と「完了予定日」の両方に入っていますが、「タスク実施日数」を変更すると開始日を自動で変更してくれますのでとても楽にできます。

 

ガントチャート自動作成後

 

上部の「プロジェクト開始日」と「完了日」はWBS内の一番最初と最後の日付がとりあえず入っていますので、必要なら微調整をして下さい。先ほども触れましたが各タスクの進捗率を記録して全タスクの完了を目指します。

 

また今日は3月14日なのですが、ガントチャート上で今日の日を赤で示してくれますので、進捗度合を視覚的に理解する事ができます。

 

有料版テンプレートのダウンロード方法

 

WBSとガントチャートを一つにしたことで超高速で簡単にプロジェクトのスケジュールを組めるようになりました。

 

僕は今まで数多くのエクセルテンプレートを無料で提供してきましたが、(⇒「無料ダウンロードページ」)このテンプレートは高機能で自信作ですので、初めて有料版にしました。

 

このテンプレートは500円ですが、他のテンプレートは今まで通り無料でご提供していきます。有料版ですがこれはかなり使えますし、万が一ご満足頂けなければご購入後30日以内なら代金をお返ししますので皆さんお気軽に試してみて下さい。

 

下の購入ボタンをクリックして頂いて、メールアドレスとクレジットカード情報だけ入力して「Pay」ボタンをクリックして頂くと、ダウンロードリンクが出てきますのでそれをクリックしてこのテンプレートファイルがダウンロードできます。

 

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