WBSから自動でガントチャートを作る【エクセルテンプレート】

ガントチャートの作成は時間がかかりますね。そこでWBS(作業分解図)を作ると自動でガントチャートを作成できるエクセルテンプレートを作りました。名付けて「WBSガントチャート」です。これで高速にガントチャートを作成できます。

WBSから自動でガントチャートが作れちゃう【エクセルテンプレート】

(動画時間:6:41)

 

ダウンロード  ←これをクリックして「WBSとガントチャート」エクセルテンプレートのダウンロードページに行きます。

 

WBSガントチャートテンプレート

 

こんにちは、リーンシグマ、ブラックベルトのマイク根上です。
業務改善コンサルをしています。

 

プロジェクトを成功させるのに
その進捗管理をする事は必須ですね。
その時に一番使われるのはガントチャートでしょう。

 

ガントチャートテンプレート

 

上図がガントチャートのテンプレートです。
左の列から実行するタスク、その担当者、タスク実施期間、
そして開始日を入力すると完了予定日が計算されます。

 

そして右に横棒グラフが出てきて、
スケジュールを直感的に見る事が出来ます。

 

各タスクの進捗度合いを記録して、
100%を選択したらそのタスクが
ハイライトされますので
未達のタスクを一目瞭然に出来ます。

 

しかもこのガントチャートを
作成する事によって最短のスケジュールを
自然に作る事ができます。
これについては以前の記事で詳しく書いています。
⇒「ガントチャートの書き方。自然と最短のプロジェクト計画になります。【エクセルテンプレート】」

 

WBS(作業分解図)テンプレートの使い方

 

この様にガントチャートは
素晴らしいプロジェクトツールですが、
その前に各タスクの洗い出しをする必要があります。
それをする最適なツールが作業分解図で、
英語でWork Breakdown StructureですのでWBSと呼ばれます。

 

そこで、そのWBSのテンプレートと
動画も以前作りました。
⇒「WBSテンプレート:作業分解図の書き方、【エクセルテンプレート】」

 

WBSとガントチャートのテンプレート

 

上図がそのテンプレートです。
このテンプレートでは好きな場所で
ダブルクリックをすると、
マイルストーン、成果物、タスクの行を
挿入してくれて、また自動で
WBS番号も振り直してくれます。

 

マイルストーンや成果物の考え方や
もっと詳しいWBSの作り方については
次の記事を参照してください。
⇒「WBSテンプレート:作業分解図の書き方、【エクセルテンプレート】」

 

今まではこのWBSとガントチャートの
テンプレートは別々のファイルでした。
ですのでWBSで作ったタスクを一つずつ
ガントチャートへコピペをしなければ
いけなかったので今回それを自動化できる
テンプレートを作ったのです。

 

WBSとガントチャートを一つにした新エクセルテンプレート

 

まずはWBSを作成

 

まずはWBSからです。
プロジェクト名とプロジェクト目標を記入し、
そのプロジェクトの節目になるマイルストーンを
入力していきます。

 

今まで10個までしか書けませんでしたが、
それを増やしてほしいというリクエストが
多かったので、それにも対応しました。
「マイルストーンの追加」ボタン(下図参照)が
ありますのでそれをクリックすると追加されます。

 

WBSとガントチャートのテンプレート使用手順

 

マイルストーン入力完了後に
最初にピンクの欄でダブルクリックすると、
さっきの全マイルストーンが下に追加されます。

 

新たに項目を追加したい行でダブルクリックします。
すると下図の小画面が出ます。

 

 

この小画面から成果物とタスク行を
挿入して簡単に記入ができるし、
項目の削除も簡単です。

 

このテンプレートの良い所は思いついた事を
直ぐに好きな場所に書ける事です。
追加と削除を使って移動もできますので、
考えながら簡単にWBSを作る事ができます。

 

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上図がWBSの記入例ですが、
WBS行の右に各担当者と完了予定日を
入力する列があります。
それを入力してWBSの完成です。

 

完了予定日の右に進捗記入欄もあり、
ガントチャートの時と同じように
100%を選択すると完了のハイライトがされます。
これにより、小さなプロジェクトなら
このWBSだけで進捗管理ができます。

 

従来のツリー状のWBS作成支援機能

 

このWBSは縦長ですが、
はやり従来のツリー状のWBSを
作成したい方もいますので、
「ツリー状の様式に変更」ボタンを
作りました(上図使用手順参照)。

 

それをクリックすると、新しいシートが
出てきて、入力した全項目のテキスト
ボックスが出てきますので、それを繋げて
従来のツリー状のWBSを作る事も出来ます。

 

WBS、ツリー状で出力

 

WBSからガントチャート自動作成機能

 

次が今回の最重要ポイントで、このWBS
から自動でガントチャートを作ってみましょう。
大げさに言いましたが作業は簡単で、
この「ガントチャート自動作成」ボタンを
クリックするだけです(上図使用手順参照)。

 

タスクや担当者、完了予定日も
ガントチャートへ自動で入力されます。
WBS上の完了予定日がガントチャートでは
最初は「開始日」と「完了予定日」の両方に
入っていますが、「タスク実施日数」
を変更すると開始日を自動で変更して
くれますのでとても楽にできます。

 

ガントチャート自動作成後

 

上部の「プロジェクト開始日」と
「完了日」はWBS内の一番最初と
最後の日付がとりあえず入っています
ので、必要なら微調整をして下さい。
先ほども触れましたが各タスクの進捗率を
記録して全タスクの完了を目指します。

 

また今日は3月14日なのですが、
ガントチャート上で今日の日を赤で
示してくれますので、進捗度合を
視覚的に理解する事ができます。

 

有料版テンプレートのダウンロード方法

 

WBSとガントチャートを一つにしたことで
超高速で簡単にプロジェクトの
スケジュールを組めるようになりました。

 

僕は今まで数多くのエクセルテンプレートを
無料で提供してきましたが、
(⇒「無料ダウンロードページ」)
このテンプレートは高機能で自信作ですので、
初めて有料版にしました。

 

このテンプレートは500円ですが、
他のテンプレートは今まで通り無料で
ご提供していきます。
有料版ですがこれはかなり使えますし、
万が一ご満足頂けなければご購入後
30日以内なら代金をお返ししますので
皆さんお気軽に試してみて下さい。

 

下の購入ボタンをクリックして頂いて、
メールアドレスとクレジットカード情報だけ入力して
「Pay」ボタンをクリックして頂くと、
ダウンロードリンクが出てきますので
それをクリックしてこのテンプレート
ファイルがダウンロードできます。

 

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