物と情報の流れ図(VSM)+フローチャート:最強の業務フローマッピングツール【エクセルテンプレート有料版】

業務改善で対象業務の現状フローを正確に理解するのは必須です。SIPOC分析、情報の流れ図(バリューストリームマップ:VSM)、フローチャートとマッピングツールがありますが、今回それらを一つのファイルで作ってプロセスマップを書くのに一つのファイルでできて、作成時間の短縮ができるテンプレートを作りました。

物と情報の流れ図(VSM)+フローチャート:最強の業務フローマッピングツール【エクセルテンプレート有料版】

(動画時間:8:05)

 

ダウンロード  ←これをクリックして「VSM+フローチャート」エクセルテンプレートのダウンロードページに行きます。

 

SIPOC分析、物と情報の流れ図(VSM)、フローチャートを一つにしたベストマッピングツール

 

こんにちは、リーンシグマブラックベルトのマイク根上です。

 

最近業務改善コンサルを始めてからですね、物と情報の流れ図を作る機会がとても増えました。

 

物と情報の流れ図(VSM)完成例

 

上図が物と情報の流れ図の完成例です。プロセスステップ、物の流れと情報の流れだけを追いますので比較的簡単に作成できるのですが、対象業務フローの全体像をうまく把握できるのです。

 

ですから僕がコンサルを始める時にこれを最初に作ってクライアントさんの対象業務を理解するのに大変重宝しています。

 

物と情報の流れ図は英語でValue Stream MapですのでよくVSMと書かれます。その過去動画でも言ってますが物と情報の流れ図を書く前にSIPOC分析をするとバリューストリームマップを簡単に書く事ができます。⇒「フローチャートの前にまず物と情報の流れ図(VSM)を書こう【トヨタ生産方式】」

 

5年前にそのSIPOC分析と物と情報の流れ図の各エクセルテンプレートを作りましたが、今回それにフローチャートを加えた三つを一つのファイルで作ったのです。これによりプロセスマップを書くのに一つのファイルでできるだけでなく、作成時間の大幅な短縮ができる機能もついています。

 

知らない業務フローも最短で理解できるSIPOC分析のやり方

 

SIPOC分解図

 

上図が今回のテンプレートの最初の画面のSIPOC分析です。SIPOCはSupplier、Input、Process、Output、Customerの頭文字から来ています。テンプレートの右側に使い方が書いてありますし、その下の「このテンプレートの使用説明動画」をクリックして、使い方を動画でも学べます。今回はその概要だけ話しましょう。⇒「SIPOC分析の仕方: 業務フローを超最短で理解する【エクセルテンプレート】」

 

SIPOC完成図

 

上図が完成例ですが、最初に中央の「プロセス」の列に対象業務のステップを書いていきます。次に右隣の「アプトプット」の列に各ステップから出る情報と作られる物の名前を書きます。もしそれらを受取る人が違う時はセルを分けて書いて下さい。そしてそれらを受取る人の名前を隣の「カスタマー」の列に書くのです。

 

次に左側の「インプット」の列に各ステップの作業をするために入ってくる物や情報を書きます。これもそれを提供する人が同じなら一つのセルにまとめて書きますが、違うならセルを分けて下さい。そしてその提供者の名前を「サプライヤー」の列に書いていきます。

 

最後に上図のようにセルの結合や罫線を引いて見た目を良くします。詳しくはさっきご紹介したリンクの記事を参照して下さい。

 

物と情報の流れ図(VSM)を半自動で作成する新機能

 

作成したSIPOC分析を見ながら物と情報の流れ図を書くわけですが、今回新しくボタンを作り、それで物と情報の流れ図のテンプレートが出てくるだけでなく、さっき入力した内容を書いたボックスを自動で作成してくれるのです。

 

VSM+フローチャートテンプレート手順書

 

さっきのSIPOC分析の手順書(上図)の下の方に「VSM下準備」ボタンがあります。それをクリックすると次のメッセージが出てきます。

 

VSM下準備ボタン押下後のメッセージ

 

そこに書いてある通り他の開いているエクセルファイルを閉じて下さい。ここで「はい」をクリックすると物と情報の流れ図のテンプレートが出てきて、SIPOC分析のシートと二つを上下に並べて同時に見ながら作業をできる様になるからです。

 

更にVSMのシートをスクロールダウンするとSIPOCで書いた各内容のボックスがもうすでに作成されています。(下図参照)水色のボックスがサプライヤーかカスタマーのボックスで、薄オレンジ色が各プロセスステップです。ステップ番号も自動で振られていてとても便利です。

 

VSM下準備完了状況

 

その左のアイコンがインプットで、右がアウトプットの物か情報になります。ここから先はご自分で考えて配置をしていくわけですが、ここまで準備してくれるとかなりの時間短縮です。

 

物と情報の流れ図(VSM)の作り方とその活用の仕方

 

さっきと同じように右側に使い方とその下に使用説明動画へのリンクがありますので、VSMの作り方もここでは概要だけ話しましょう。説明書内の青文字をクリックすると物と情報の流れ図で必要な図形を簡単に追加できます。⇒「バリューストリームマップの書き方(物と情報の流れ図)【エクセルテンプレート】」

 

最初はこの様に全プロセスステップをまばらに配置して、部署名だけ入力します。なぜか左上から反時計周りに配置するのが慣例になっています。(下図参照)

 

VSMステップ配置

 

次に「物の流れ」アイコンや「情報の流れ」アイコンを追加してSIPOC分析に従って各ステップを繋げていきます。同時にサプライヤーやカスタマーとも繋げますが、繋げる時に矢印の端をドラッグして、繋げる図形に点が出てきてその点上で離すと、その図形を動かしても矢印が繋がったままにできるのです。

 

VSMステップを全て繋げる

 

上図の様に先に全て繋げた方が後の作業が楽になります。次がちょっとコツが必要で、矢印がお互いに交差していますので、それをなるべく交差しないように配置し直します。

 

VSM再配置

 

こんな感じです。これは沢山練習をしてセンスを磨いて下さい。最後に残りのインプットとアウトプットのボックスを矢印の上に並べて完成です。(下図参照)

 

物と情報の流れ図(VSM)完成例

 

これを作っていく過程でもうすでに問題点が見えてくると思いますが、更にどこにムダや問題点が潜んでいるかを考えます。 それをするのにこのファイルには便利な機能があります。この時に手順書内の「価値無価値分析と8つのムダ分析ガイド」ボタンを押すとそれを実施するヒントが出てきます。(下図参照)

 

価値無価値分析と8つの無駄分析ガイド

 

この分析のやり方の詳細は手順書下の「価値無価値分析の説明動画」をクリックして下さい。問題が見つかったら、ここから「改善ポイントアイコン」を加えて内容を記録していきます。⇒「物と情報の流れ図の使い方:8つのムダ分析でムダの徹底排除【エクセルテンプレート】」

 

いつでもフローチャートを使い始められる機能と他の新機能

 

物と情報の流れ図は対象業務フローの全体像を見るのに本当に便利です。全体最適化を達成する必須ツールと僕は考えます。しかしもっと細かい部分を見たい時やSOPとして使う時はフローチャートが適しています。

 

僕がよくやるパターンは新業務フローを設計する時に物と情報の流れ図を作って、それで一度クライアントとすり合わせをし、その後にフローチャートで細かく描いてまたクライアントとすり合わせをします。二度手間に思われるかもしれませんが、最終的には時短で効率的に作業ができます。

 

そこでこのテンプレートのどのシートにも「フローチャートテンプレートを開く」ボタンがあり、いつでもフローチャートテンプレートを使えるようになっています。

 

フローチャートで使う図形達

 

そのフローチャートテンプレート内の手順書内の青色リンクから上図のようなフローチャートで使う図形を簡単に追加もできます。このフローチャートの詳しい使い方も手順書下のリンクの動画から学べます。⇒「5ステップ、フローチャートの作成の仕方【エクセルテンプレート】」

 

この有料版ファイルに便利なボタンを付けました。手順書内の「矢印の種類の変更」ボタンです。

 

このテンプレートでよく使う「接続矢印アイコン」は既定では「カギ線」コネクターです。最後の仕上げでこれをまとめて直線にしたいときがあります。

 

それらをShiftキーを押しながら選択し、その「矢印の種類の変更」ボタンをクリックするとまとめて直線に変えたり、戻したりできるのです。

 

このファイルは知らない業務の物と情報の流れ図やフローチャートが簡単に速く書けてとても便利です。このテンプレートは950円ですが、万が一ご満足頂けなければご購入後30日以内なら代金をお返ししますので皆さん試してみて下さい。

 

SIPOC、VSM、フローチャートロゴ

 

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