DMAIC: 改善段階の4ステップ – 後編【新フローへの移行計画の立て方】(リーンシックスシグマ)

DMAICの改善段階の後編の説明です。次の第3ステップは「新業務フローにスムーズに移る移行計画書を作成」となります。その時に便利なツールがWBS(作業分解図)とガントチャートです。エクセルのガントチャート上でエクセルの二つの機能を使うと、このファイルがそのまま強力な移行ツールになります。

 

DMAIC: 改善段階の説明 – 後編 改善段階の4ステップ【新フローへの移行計画の立て方】(リーンシックスシグマ)

(動画時間:5:32)

 

ダウンロード  ←これをクリックして「ガントチャートテンプレート」をダウンロードできます。

ダウンロード ←これをクリックして「WBS: 作業分解図テンプレート」をダウンロードできます。

 

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3.「新業務フローにスムーズに移る移行計画書を作成」

 

こんにちは、リーンシグマ、ブラックベルトのマイク根上です。

 

前回に引き続き改善段階の説明の後半を話します。前半を見てない方は下のリンクをクリックしてご覧になって下さい。

 

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これが改善段階の最初の2ステップでした。

 

  1. 今までの分析段階までの成果物のおさらいをする。
  2. 全体最適化が達成された新しい業務フローの設計をする。

 

新業務フローの設計が完了したら、そこには現状業務フローとのギャップがあるわけですから、次の第3ステップは「新業務フローにスムーズに移る移行計画書を作成」します。

 

その業務フローに関わる人達にとっては今までと仕事のやり方が変わるわけですので、計画や準備無しでは大きな混乱を生みます。ですので計画と準備をしっかりやりましょう。

 

もう一つの移行計画書を作成する意義は、移行実施の前に細かい部分まで全利害関係者とコンセンサスが取れる事です。もし対象業務フローが一部署内で完結しなければ、一部長の権限だけでは決められませんね。移行計画が不明のまま始めて、他部署から「良く考えたらここが問題だ」と後から言われたら、大きな遅延、追加コストの発生、最悪の場合はプロジェクト失敗という事になります。

 

移行計画書の作成段階から他部署の人に関わってもらい、初期の段階から問題点を洗い出せます。完成したら関係部署の全責任者に見てもらって、移行に必要な準備をしてもらうのです。

 

移行計画書を作成するコツはこれです:

 

何時、誰が何をするかを時系列で書いていきます。その時に便利なツールは何ですか?ここでもWBS(作業分解図)とガントチャートが使えます。下ににこれらのテンプレートがダウンロード出来るリンクがあるので使ってみて下さい。使った感想なんかをコメント欄に書いて頂いたらと思います。

 

  • ダウンロード  ←これをクリックして「ガントチャートテンプレート」をダウンロードできます。
  • ダウンロード ←これをクリックして「WBS: 作業分解図テンプレート」をダウンロードできます。

 

ハイパーリンク入りのガントチャート

 

このエクセルのガントチャートですが、エクセルの二つの機能を使うと、このファイルがそのまま強力な移行ツールになります。一つ目の機能は「ハイパーリンク」です。

 

エクセルのハイパーリンクで情報を整理する

 

ガントチャート上では各工程の細かい説明を書きたいとき書く欄が無いですね。それを他のワークシート上に書いておきます。シート名も関連する名前に変えておきましょう。

 

ここでガントチャート上のそのセルで右クリックをして「ハイパーリンク」を選択し、ここの「このドキュメント内」を選択し、先ほど作ったシート名を選択して「OK」を押すとハイパーリンクが張れます。すると、その工程のテキストが青色に変わり、それをクリックすると先ほどのシートに飛びます。

 

ハイパーリンクの編集画面

 

また、例えばここに「戻る」とタイプして、それにガントチャートのシートに戻るハイパーリンクを張ると、それをクリックしたらガントチャートに戻れます。これを行っていくと各工程に一つのワークシートを割当てられますので、煩雑にならないですね。

 

「オブジェクトの挿入」で必要なファイルを全て一つの場所に

 

もう一つのエクセルの機能は「オブジェクトの挿入」です。移行計画を実施する時に各種資料や用紙を使いますね。それを使う説明の載ってるワークシート上にそのファイルをはめ込む事が出来ます。実際にやってみましょう。

 

はめ込む場所のセルを選択し、「挿入」→ 「テキスト」→ 「オブジェクト」そして、「ファイルから」に切替えて、「参照」をクリックして、お目当てのファイルを選択し、この「アイコンで表示」にチェックを入れ、「アイコンの変更」をクリックし名前を短くして「OK」をクリックすると、そのファイルがこのガントチャートのエクセルファイルに保存されます。その次からそのアイコンをダブルクリックするだけでそのファイルを開くことが出来ます。

 

オブジェクトの挿入画面

 

ワード、エクセル、パワーポイントは勿論、PDFや画像ファイルなどもはめ込めます。これにより移行実施に必要なファイルを全て一つのエクセルファイルにまとめることが出来ます。このエクセルファイル自体がSOP(標準作業手順書)になるのです。

 

4.「PDCAサイクルを回しながら移行計画を完了する」です。

 

ここでの最重要事項は移行中に確実にPDCAサイクルを回す事です。ガントチャートの各項目が計画のPですのでそれが予定通りに完了したのかをチェックをし、問題が有ったならば、Aで対処をすると言う流れです。

 

ここでもう一つ改善段階でのコツを加えると、今までのやり方を出来ない状態にする事です。人間は変化を受け入れるのが難しい動物です。中途半端に以前のやり方が出来ちゃうと新プロセスに移行しません。バッサリと出来ない環境を作るのです。

 

今日は改善段階の説明の後編を話しました。

 

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