プロジェクトの成果を持続させる 【DMAIC：定着段階】（リーンシックスシグマ）
今日の主題はDMAICの最後の「C」のControl Phaseで定着段階となります。この定着段階の目的は何でしょうか？この段階では実際にどんなことをするのでしょうか？またQC、品質管理とQA、品質保証の違いについても話しています。
DMAIC：定着段階の概要とその目的
こんにちは、リーンシグマ、ブラックベルトのマイク根上です。業務改善コンサルをしています。
DMAICの話題は本当に久しぶりなのでそれを簡単に説明するとDMAICはリーンシグマで業務改善プロジェクトをする時のフレームワークです。DMAICの全体像を説明した記事がありますので次のリンクからご覧下さい。⇒「【DMAICとは：定義、測定、分析、改善、定着】業務フロー改善プロジェクトの必勝パターン」
今日の主題はDMAICの最後の「C」のControl Phaseで定着段階となります。人によっては管理段階と呼ぶ人もいますが、意味としては定着段階の方が正しいです。
まずこの定着段階の目的は何でしょうか？この段階の一つ前の改善段階で業務フローが改善されて、それを通常の業務チームに完全に引き渡し、改善プロジェクトチームは解散します。
しかし、その後に時間が経ってその改善度が下がってしまってはだめですよね。そこでこの定着段階ではその改善度をいつまでも維持し、もしくはさらに今後も改善し続けられる仕組みを考え、作ることが最大の目的です。
定着段階では何をするのか？
それではこの定着段階で実際に何をするのでしょうか？
PDCAサイクルがちゃんと回っているかを確認する。QA (Quality Assurance: 品質保証)
改善段階で今回設計した業務フローの中にPDCAサイクルを組み込んでいる事は必須です。これは品質管理の範囲で、英語でQuality ControlなのでQCと呼びますね。QCはそれぞれの業務フロー内で品質を維持、または高める活動です。
この定着段階ではそのPDCAサイクルがしっかり機能しているかを確認し、更にお客さんがその商品やサービスを使い終わるまでその品質が維持されるのかを確認するのです。この活動は品質保証で、英語でQuality AssuranceなのでQAと呼びます。
一般的に言うと、QAはもう少し上級の部署の仕事で、どこの業務フローが商品やサービスの品質により影響を与えるかを定めて外からその品質を維持または高める活動です。
平たくいうとPDCAサイクルを作って品質を上げていくのがQCで、そのPDCAサイクルが有効に回っているかを外から確認する事がQAなのです。
新業務フローに関する事を明文化する。
次に重要なのが今回改善した内容や作成した資料を整理して明文化しておく事です。
SharePointなどに保存して他のチームが将来のプロジェクトでテンプレートとして使えるようにしておくと、今後のプロジェクト運営速度が格段に上がります。英語では「Lessons Learned」と言いますが、日本語では何でしょうか？「学んだ教訓」とでも言うのでしょうか？
他に新業務フローマップやSOP：標準作業手順書、社内ポリシー、ISO基準の資料もここで整理します。もし関係従業員の職務の変更があれば、彼らのジョブディスクプリション：職務説明書も改訂します。
製造業であれば管理計画書も作ります。重要品質特性：CTQを計測し、バラツキが発生した時に修正する手順を書いた書類です。これに関しては他の記事でまた書きます。これはFMEA（故障モード影響解析）に似た資料です。⇒「プロセスFMEA（故障モード影響解析）【エクセルテンプレート】」
今後の新作業員研修計画を作る。
改善段階で現作業員への新作業研修はやっています。ここで考えなければいけないのは、新しい作業員が来た時に、現在の作業員からの個人的引継だけに任してしまうと引継ぐ度に作業品質が下がっていってしまう事です。
そこで新人が入って来た時に誰が何をどのように研修をするかを決めておくのです。
プロジェクトの成功度を測りプロジェクトチームの成功と努力をねぎらう。
最後に、最初の定義段階で作ったプロジェクト憲章を見てプロジェクトの全ての課題を解決しているかを数値的に確認します。
この結果を最終報告書にまとめて、全利害関係者に報告する事で、社内の「改善文化」の醸成を促します。当然プロジェクトチーム個々人の成功と努力をねぎらい祝ってあげる事が重要で、それを続けていくことが会社全体の士気を高めるのです。
＜＜ DMAIC記事シリーズ ＞＞
第一話：【DMAICとは：定義、測定、分析、改善、定着】業務フロー改善プロジェクトの必勝パターン
第二話：プロジェクトをしっかり定義する【DMAIC：定義段階】
第三話：CTQとは？VOCからCTQへの変換が大事！【DMAIC：測定段階】
第四話：３ステップ根本原因分析（RCA）をする段階【DMAIC: 分析段階】
第五話：DMAIC: 改善段階の４ステップ – 前編【プロジェクトの前半レビュー】
第六話：DMAIC: 改善段階の４ステップ – 後編【新フローへの移行計画の立て方】
第七話：← 今回の記事
