業務改善と標準化を同時に実現:MS 365業務システム開発

業務改善をする時に経営ダッシュボードも一緒に作りましょう!

    
業務改善をする時に経営ダッシュボードも一緒に作りましょう!
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業務改善をする時に経営ダッシュボードも一緒に作りましょう!

この記事では業務改善をする時になぜ経営ダッシュボードも一緒に作った方が良いのかを書いています。業務改善をする時に重要な業務データを自然にクラウドに集める仕組みを組込む事で経営ダッシュボードを作る事が出来るからです。

(動画時間:7:12)

大変な時だからこそ業務改善、中長期計画を考えよう。

 

こんにちは、リーンシグマブラックベルトのマイク根上です。
業務改善コンサルをしています。

 

今世界的にビジネス環境が本当に厳しくなってきてますよね。(2020年3月現在)
NYにいる友人がこんな写真を送ってくれました。

 

NY's street pic during Lockdown

 

これは都市封鎖中のマンハッタンの最近の写真で、
いつもは車であふれてますが、今は全くありません。
こんな光景は歴史的です。

 

僕の会社でも出張やイベントの禁止、
在庫と労務の管理の徹底するようお達しが出ています。

 

そんな中で管理職には普段忙しくてできない様な
業務改善や長期の計画を考える様にというのもありました。
これはとても良いアドバイスですね。

 

正直こう言う状況下ですぐに売上を上げる事は出来ません。

 

しかし、今までやっている全業務を
振り返って改善できる点はないか、

もっと全体最適化は出来ないかを
ゆっくり考える事は出来ます。

また今後の中長期の計画を考える事も良いでしょう。

 

そこで今日はそれをするのに
経営ダッシュボードを作る事を
視野に入れると効率的だという話をします。

 

業務改善をする前に会社の目標、戦略を押さえる

 

業務改善をすると言っても
会社では多くの業務があるわけで、
人も時間も限りがあるので
全てを同時には出来ません。

 

リーンシグマではバイタルフュー
(Vital Few)と言う考え方があり、
少数の、改善のインパクトが
一番大きい業務を探して

それを最初にやるのが鉄則です。
⇒「パレート図の作り方: データマイニングの最初の第一歩はこれ!【エクセルテンプレート】」

 

それをするのに各業務だけを見ていたら
「木を見て森を見ず」の状態です。
会社での「森」は「目標や戦略」になるし、
もっと言えば「理念」まで入れるべきなのです。

 

もしこの部分のご確認がまだでしたら
以前経営戦略フレームワークの
テンプレートと動画を作っていますので、
それでまず「森」を見る様にして下さい。
⇒「経営戦略のフレームワーク、「経営変革」の教科書:渡辺充彦共著【エクセルテンプレート】」

 

経営戦略テンプレートブランク

 

このテンプレートによってご自分の会社の
「戦略」、「サブ戦略」、それらを
達成する「取組み」までを出す事が出来ます。

 

KGI(重要目標達成指標)とKPI(重要業績評価指標)を明確にする

 

この作業をする時に必ず押さえて頂きたい事があります。
その理念や目標を達成するとは社内のどの業務指標が
どうなった時なのかを明確にする事です。

 

それを重要目標達成指標と言い、
英語でKey Goal IndicatorですのでKGIとよく言われます。

 

KGIと似た言葉でKPIがありますね。
Key Performance Indicatorで重要業績評価指標です。

 

「従業員の業績を評価するために
KPIを設置しましょう」とよく言われますが、

このKPIを設置するためには
必ず先にKGIが必要になります。

 

会社のKGIを達成するにはどうしたら良いのか、
各従業員が何をしなければいけないか
という様に考えてからでないと
正しいKPIは絶対に出てきません。

 

このKGIとKPIについてはネットで
「KGI KPI 違い」などで検索すれば沢山出てきます。
例えばferretというサイトのページがありました。
その一部を引用すると:

 

例えば「お客様の満足度を上げる」という目標はKGIとしては不明瞭です。お客様の満足度を上げてリピート率や客単価をアップさせることが目的なのであれば、KGIは「1年後までに、リピート率を20%から40%に増やす」「半年後までに客単価3,000円から4,000円に増やす」と設定するべきです。

ferretのページから:https://ferret-plus.com/1868

 

この例の様にリピート率や
客単価をKGIとした時に
それらを上げるための
従業員の行動をKPIにする事で

効果的な従業員の
目標設定ができるのです。

 

このKGIとKPIを簡単に列挙できる
テンプレートもあります。
「KPIツリー」と言って、
これで適切で実用的なKPIを作成できます。
⇒「KPIの設定の仕方、実用的なKPIツリー【エクセルテンプレート】」

 

KPIツリー完成例

 

ダッシュボードを作る事を意識すると重要業務を明確化できる

 

このKGIとKPIがまさにご自分の
経営ダッシュボードのコンテンツになるのです。

 

そのダッシュボードにKGIとKPIの
計算結果を表示するわけですが、
当然その計算をする元データが必要になります。

 

その元データは日々の
日常業務から出てきて、
それらの業務はKGIとKPIに直接関わるので
それ以外の業務と比べてより重要な業務なので、
その重要業務が改善プロジェクトの対象となります。

 

この様にダッシュボードを作る事を
意識する事で
どこを業務改善した方が
良いかが自然と分かってくるのです。

 

業務改善をしながら自然に元データを集める仕組みを作る。

 

対象業務を選んだら、
それをリーンシグマのDMAICの
フレームワークで業務改善ができます。
⇒「【DMAICとは:定義、測定、分析、改善、定着】業務フロー改善プロジェクトの必勝パターン(リーン・シックスシグマ)」

 

DMAICについては昔に多く動画を作っていますが、
それらの事例の動画を今後もっと作っていきます。

 

ここで重要なのは業務改善をするだけでなく、
その業務をしながら自然に元データを
集める仕組みを同時に作る事です。

データ収集の為に新たな従業員の負担を
生んではいけません。

 

これをエクセルとSharePointの連携、
そしてPowerAppsやPower Automateで
業務アプリを作る事で実現できることが多々ありまし、
エクセルでの業務であればVBAを使い
自動化を行い飛躍的な改善ができます。
⇒「PowerAppsでアプリを作ってみる。業務改善イノベーションを起こそう!」
⇒「Power Automate の基本と承認ワークフローの改善プロジェクト」

 

MS 365によるシステム概念図 ランディングページへ

 

例えば僕の飲食業のクライアントさんがいます。
原価率を下げる事がKPIでそれを計算するのに
今まで店舗で食材を入荷した時に
その紙伝票をまとめて定期的に宅急便で本部に送り、
本部でその原価をエクセルに手入力していました。

 

その業務に携帯アプリを作って、
食材入荷直後にアプリで伝票を写真で取り、

そのままクラウドに保存できるようにしたのです。

 

画像転送アプリ例

 

それをエクセル上でその画像を
閲覧できるようにしましたので、

瞬時に原価入力をして、
原価率をすぐに出せる様にしたら、

時間の短縮と経費の大きな削減ができました。

 

経営のPDCAサイクルを高速に回す経営ダッシュボード

 

また、エクセルとSharePoint を連携する事によって、
今まで各エクセルファイルに
埋まっていた貴重な業務データを
今までのエクセルファイルで同じ作業をしてるのに
自然とデータをクラウドに集める事ができたし、
そのデータをダッシュボードや
他の業務システムに使う事もできる様になりました。

 

この様に経営ダッシュボードを作る事をゴールにして:

  1. その過程で最重要業務の改善もできる。
  2. ダッシュボードの元データを全てクラウド上に置く事で、ダッシュボードファイルを開ける度に結果が更新されますので、会社の状態をリアルタイムで分かる。
  3. 早期の経営判断を下せるようになり、経営のPDCAサイクルを高速に回せるようになるのです。

 

今回の動画の内容をまとめたPDFファイルを作りました。
ダウンロードをして確認をしてみて下さい。
⇒「業務改善と経営ダッシュボードを同時に設置するご提案」のPDF資料のダウンロード

 

業務改善と経営ダッシュボードを一緒に作る提案書

 

中小企業の皆さんもぜひこの
経営ダッシュボードを作ってみて下さい。

 

僕はこの様なシステム構築のお手伝いができますので、
お気軽にご連絡下さい。
⇒「業務改善コンサルへのお問合せ先」

 

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