KPIの設定の仕方、実用的なKPIツリー【エクセルテンプレート】

会社の出した戦略を測定可能なKPIに落し込むのに便利な、適切で実用的なKPIを作成できるツール、KPIツリーの説明をします。エクセルテンプレート上で図解してますので、ダウンロードし自社のKPIの作成をして下さい。

KPIの設定の仕方、実用的なKPIツリー【エクセルテンプレート】

(動画時間:9:28)

 

ダウンロード  ←これをクリックして「KPIツリー(KPI作成ツール)」エクセルテンプレートをダウンロード出来ます。

 

3つのKPIの目的を知ると適切なKPIが作れる。

 

こんにちは、リーンシグマ、ブラックベルトのマイク根上です。
業務改善コンサルをしています。

 

今回新しいクライアントさんと話をしていて、
KPIツリーが話題になりました。

 

このツールは会社の出した戦略を測定可能なKPIに
落し込むのに便利なツールです。

 

そのエクセルテンプレートを作りましたので、
その基本と使い方をお話します。
⇒「KPIツリー(KPI作成ツール)」テンプレートをダウンロード

 

KPIはもう皆さん知っていますね。
Key Performance Indicatorで重要業績評価指数です。

 

このKPIを設定するのが今日のゴールですが、
そのKPIの目的をまずちゃんと理解する事で適切なKPIが作れます。

 

KPIの目的を3つにまとめました。

 

実用的なKPIの3つの目的

 

従業員の仕事に優先順位を与える。

 

一つは「会社の戦略を具体的にし、
従業員の仕事に優先順位を与える」です。

 

会社の目標や戦略と関係ないKPI、
また、KPIは向上したのに
戦略は進んでいないと言うKPIを設定してはいけません。

 

適切なKPIを設定する事で従業員は
沢山ある仕事の中で何が優先なのかが分かり、
その方向に従業員を向けさせる事ができるのです。

 

会社のPDCAサイクルを高速化させる。

 

2つ目が「現状や行動の成果を測定できて、
会社のPDCAサイクルを高速化させる」です。

 

これはKPIの主目的ですが、
KPIを立ててもそれが抽象的だったり、
データがなかったりで、
測定できなければそれはKPIになりません。
つまり、無意味なKPIなのです。

 

PDCAサイクルの高速化の為にKPIの結果は
定期的に必要な人に届く状態にする必要があります。
その為に経営ダッシュボードを設置しましょう。

 

以前、「優れたダッシュボードの三つの条件」
と言う記事を書きましたのでそちらもご覧下さい。
⇒「優れたダッシュボードの三つの条件。エクセルダッシュボードの作り方」

 

対策を考え実行し易くする。

 

そしてKPIの目的の3つ目は
「どこに問題があるかが分かり、
対策を考え、実行し易くする」です。

 

戦略を達成するためにKPIの漏れや重複が無いように
バランス良くKPIを設置する必要があります。

 

この測定できるKPIを定期的にチェックして
どこかに問題があればその担当者が直ぐに対策を考え、
行動を取れる状態にするのが理想です。
これがまさに「問題探知機」の役割になるのです。

 

KPIツリーのエクセルテンプレートの使い方

 

これらが本来のKPIの目的なのですが、
これらができているKPIは本当に少ないような気がします。

 

実際にそんなKPIを設定するのは難しいのですが、
それを作るためのツールがあります。
それがKPIツリーなのです。
⇒「KPIツリー(KPI作成ツール)」テンプレートをダウンロード

 

それでは今回作ったエクセルテンプレートに沿って
KPIツリーの説明をしましょう。

 

KPIツリーテンプレートブランク

 

上図がそのエクセルテンプレートです。
このファイルはマクロを使っていますので、
最初にマイクロを有効にして下さい。

 

テンプレートの右側にステップバイステップの使い方が書いてあります(上図右側)。

 

KPIツリー完成例

 

上図が完成例ですが、一般的な樹形図とは違い、
印刷がし易い様に項目を縦に並べる書式にしています。

 

このテンプレートの使い方を見る事で
KPIツリーをもっとご理解できます。

 

KGI(重要目標達成指数)を最初に決める。

 

まず最初に一番上に自分の事業部名や部署名と
KGI(重要目標達成指数)を記入します。

 

もしKGIが直ぐに分からなければ、
会社や自分の事業部の戦略や方針を手順書内のO15セル(下図参照)に書いて、
その成果をどう測定するかを考えてそれをKGIとして下さい。

 

KPIツリーテンプレート手順書

 

単に売上とか利益額でも良いのですが、
会社の戦略に則ったものにしましょう。
例えば、戦略商品や地域などです。

 

また達成する期限や金額などの数値も書く事が重要です。
これらによって、より明確に考える事ができるのです。

 

ここでは仮に「主力の事業部Aの売上を
1年後に月商を1億円にする」とします。

 

もしKGIが複数あるのでしたら、
このワークシートをコピーして下さい。

 

KGIを向上させる「達成要素」を洗い出す。

 

次にそのKGIをどうやったら向上させられるを考えます。
その強い影響を与える要因を「達成要素」とし、
それらを書き出します。

 

この例では、KGIが1年後に1億円にする為には

「あといくら足りないのか?
 何をする事が必要か?
 どんな影響要因があるか?」などを

チームでブレーンストーミングをします。

 

ここでは新規顧客を増やす、既存客の満足度を上げる、
また商品コストを下げるなどにしています。

 

この段階では沢山のアイデアを出すのが目的ですので
まだ抽象的でも構いません。
これらを全て青色セルに入れていきます。

 

達成要素の欄がもっと必要でしたら、
手順書内の「達成要素行の追加」ボタンを押して下さい(O21セル近辺)。
それで行が追加されます。

 

達成要素が出尽くされたら、
その下のピンク色のセルでダブルクリックをして下さい。
すると各達成要素がその下のツリーの中に入ります。

 

各達成要素に関する測定可能なKPIを洗い出す。

 

次に各達成要素に関するKPIを考えます。
ここでは対象によってKPIの粒度が変わってきます。

 

もし従業員のKPIなら具体的な従業員の業務で
更に測定ができる内容が必要です。
例えば、訪問件数や成約率、製造業ならエラー率などです。

 

会社としてのKPIでしたら全従業員の各KPIの合計でも良いですし、
粒度がもう少し荒いKPIにもなりえます。
例えば、在庫の回転率や顧客維持率、市場占有率などです。

 

しかし、KPIを作るって、慣れないと
なかなか考えが浮かびませんよね。

 

そこでこのテンプレートでは
「職種別KPI例一覧」ボタンを付けました(O27セル近辺)。
それをクリックして下さい。

 

英語圏でよく使われているKPIの例が
職種別で表示される(下図参照)ので参考にしたり、
そのままコピペをしてご活用下さい。

 

職種別KPI例一覧

 

他にも英語で「KPI Example」でネット検索すれば
沢山のKPI例が出てきます。
最近のブラウザーの自動翻訳の性能は高いです。
これらを参考にご自分の戦略に合ったKPIを見つけて下さい。

 

KPIが決まりましたら、その達成要素をダブルクリックして、
次の小画面で「2」を入力します。

 

KPIツリーテンプレート 項目の追加

 

すると「KPI」行が追加されますのでそこにKPIをタイプします。
この達成要素に関する他のKPIがあれば
同じやり方でKPI行を追加していきます。

 

同じ様にその達成要素をダブルクリックして、
今度は「達成要素」を意味する 「1」を入力します。
すると、新たに達成要素の行を追加できます。

 

また、削除したい行でダブルクリックして、
削除をする意味の「4」を入力してその行を削除できます。

 

各KPIを算出するための元データが存在するかを確認する。

 

この方法でKPIを出して終わりではありません。

 

前述した様に、KPIは測定可能でなければだめです。
できれば経営ダッシュボードにして
自動で定期的に更新するシステムにしたいです。
⇒「改善プロジェクト事例:業務改善と経営ダッシュボード設置プロジェクト」

 

その為には各KPIを算出するための元データが
どこにあるかを確認する必要があるのです。

 

今度はKPIの上でダブルクリックして、
「元データ」を意味する「3」を入力します。

 

すると「元データ」行が追加されて、
そこにそのKPIを算出するための計算式やその元データ、
またどうやってそのデータを収集するのかを入力していきます。

 

これで営業員の訪問件数とかだと
データを集めるのに苦労する事が分かってきますね。

 

しかし、最近のテクノロジーでは例えば
訪問先で使える便利な携帯アプリを作ってあげて、
そこから自然に訪問件数を収集するなどの方法があります。

 

同じ考えで今まで紙とペンでやっていた業務に携帯アプリを作成し、
その業務データを自然に集める事もできるのです。

 

その様にどこから元データを取ってくるかを
「元データ」行に記入するのです。
もうすでにあるデータを使うと楽ですね。
その場合はデータベースの場所や名前を書いておきます。

 

データの担当者や部署名を記録できる列と
重要度を選択できる列を作りましたのでご自由にお使い下さい。

 

このテンプレートを完成しましたら本当に使えるKPIの完成です。

 

このエクセルファイルを無料で提供してますので
ダウンロードしてご活用下さい。
⇒「KPIツリー(KPI作成ツール)」テンプレートをダウンロード

 

しかし、その後にどうやってそのKPIを定期的に計算して、
各責任者に見せられるかまで考えて下さい。

 

それには経営ダッシュボードが最適です。
下図はマイクロソフト365を使ったシステムの概念図です。
僕はそのシステム構築のお手伝いができますので、お気軽にご連絡下さい。
⇒「業務改善コンサルへのお問合せ先」

 

MS 365によるシステム概念図

 

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