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優れたダッシュボードの三つの条件。エクセルダッシュボードの作り方

    
優れたダッシュボードの三つの条件。僕が作った経営ダッシュボードをお見せします
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優れたダッシュボードの三つの条件。エクセルダッシュボードの作り方

優れた経営ダッシュボードの3つの条件は「アクショナブルである事、会社の優先順位を反映している事、シンプルで直感的である事」です。これらを詳しく解説して、実際のエクセルとSharePointの連携で作ったダッシュボードでその三つの条件を紹介。

(動画時間:6:57)

優れたダッシュボードの三つの条件

 

こんにちは、リーンシグマ、ブラックベルトのマイク根上です。
業務改善コンサルをしています。

 

最近経営ダッシュボードの話をよくしています。

 

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今日は実際に僕がエクセルとSharePointで作ったダッシュボードをお見せしますが、
その前に優れたダッシュボードの条件とは何かを考えたいと思います。

 

「アクショナブル(次の行動を促す)である事」

 

一つ目は「アクショナブルである事」。
アクショナブルの直訳は「行動が出来る」ですが、
日本語としておかしいので意訳すると「次の行動を促す」の英語です。

 

要はダッシュボードを見たら今の状況を把握出来るだけでなく、
次に何をしたら良いかが直感で分かり
次の行動を促すものでなくてはいけません。

 

これは全ての分析やレポートにも言える事です。
しかし、実際は見かけはきれいなだけで、
行動につながらないダッシュボードはとても多いです。

 

「会社の優先順位を反映している事」

 

二つ目は「会社の優先順位を反映している事」。
よくありがちなのは利用可能なデータだけで作ったダッシュボードです。
会社の優先順位が低い情報ばかりだったり、
誰も必要としないものなら意味が無いですよね。

 

ですから、会社の理念、戦略から考えて、
それを計測するKGI(重要目標達成指標)やKPI(重要業績評価指標)を明確にして
それをダッシュボードに載せる事で必ず
「会社の優先順位を反映している」ダッシュボードを作れます。

 

「シンプルで直感的である事」

 

三つ目は「シンプルで直感的である事」です。
ごちゃごちゃして見にくいダッシュボードは沢山あります。

 

情報量は多ければ多いほど人間の処理能力は落ちますので、
ダッシュボードはチャートや色を有効に使って
「シンプルで直感的」にする事が大事なのです。

 

優れたダッシュボードの三つの条件

 

他にも大事な条件はあると思いますが、
僕は常にこの三つを心掛けながらダッシュボードを作ります。
それを踏まえて次に僕が最近作ったダッシュボードをお見せしましょう。

 

ダッシュボードの一番の基本は「予実分析」

 

日本の飲食業の会社のダッシュボードを作るお手伝いをしました。
そのダッシュボードの対象ユーザーは経営者と各店舗のリーダーです。
対象ユーザーが変わると当然載せる情報も、
表示の仕方も変わってきますから、それを最初に決める事は必須です。

 

ダッシュボードの予実分析

 

上図がそのダッシュボードです。
ダッシュボードの一番の基本は「予実分析」でしょう。
これは年度初めに決めた予算とその後の結果の実績を比較して
どれだけ目標を達成したかを確認し、次のアクションを探るための分析です。

 

この会社はレストランを経営しているのでやはり
「売上」、「客数」そして「客単価」がKPIになります。
左のグラフが各KPIの年間の推移で、棒グラフが各月の実績です。

 

この会社はランチとディナーで施策が違うので両方とも出ています。
折れ線グラフで去年の実績と今年の予算を載せる事で
今期の実績が良いのか悪いのかが一目で分かるのです。

 

次に右のグラフで各KPIの深堀が出来ます。
同じ画面で他の店舗を選択して実績情報を切替える事で、
一つの画面で全店舗を管理できるのです。

 

また、それぞれの項目で計画が未達のものはピンクになりますので
それが課題だという事がすぐに分かり
すばやい経営判断を打てるのです。
これが「アクショナブル」にする機能なのです。

 

年度の予算(計画)の決め方

 

しかし多くの中小企業の場合この毎年年始に
予算を決める作業が難題かもしれません。

 

勿論この先何が起きるかは分かりませんが、
次の質問に答えていって下さい。

    1. 今年度はいくら利益を残したいのか?
    2. その為にはいくらの売上が必要?
    3. そして、経費はいくらに抑えたら良いのか?
    4. その売上を上げるには客単価がいくら?
    5. 客数をいくらにするかを決めるわけです。

 

この予算が決まってないと各期の実績が出た時に
その実績が良かったのかどうかも分からないし、
逆に予算と比べる事でどこが問題だったのかが分かり、
次に何をしなければいけないかが見えてくるのです。

 

通常業務の中で自然にデータを集める仕組みの作り方

 

VBAでCSVファイルのデータをクラウドにアップロード

 

今回の売上データはPOSから持ってきましたが、
CSVファイルで出てくるだけでした。

 

それをエクセル上でボタン一つでクラウドに保存できるようにした事で
このファイルを開ければいつでも最新データが見えるのです。

 

元データを収集する携帯アプリの作成

 

ダッシュボードの原価率分析

 

次に重要視されていたのが原価率です。
このグラフで原価率の推移が分かります。
また「原価率」ワークシートで詳細も見えるのです。
基本ですが原価率が高いと利益が出ません。
在庫過多や在庫ロスをいち早く察知する事も出来ます。

 

原価率は食材や飲料の原価÷売上です。
売上データと違ってレストランでは原価データを一元化するのは大変です。

 

今までそのクライアントさんは入荷伝票を定期的に宅急便で本部に送り、
それを見てエクセルに手入力していたのです。
しかし伝票が来るのに時間が掛かったり、
紛失したりして、原価率を出すのにかなり遅れていました。

 

そこで今回伝票画像転送アプリを作りました。
店舗で原料を入荷した時にアプリで写真を撮って
そのまま伝票画像をクラウドに保存できる様にしたのです。

 

本部はすぐにそれを見て入力が出来るのです。
原価率の計算もオンタイムで出来る様になりました。

 

エクセルダッシュボードでは今までのワークシートを引続き使用出来る

 

この会社はハイエンドのお店なので法人利用率もKPIです。
そこで「ご利用シーングラフ」ワークシートを見ると
法人・個人客数比率の月次の推移やご利用の内訳推移も分かります。
そのワークシートはそのクライアントさんがすでに作って使っていたものです。

 

このエクセルとSharePointの連携手法の特徴は
必要があれば改善しますが、同じエクセルですので
今までのエクセルファイルをそのまま取り入れられるので
開発時間の短縮になります。

 

ご利用シーンの情報をクラウドに入れる画面は
今までのエクセルファイルにマクロを入れただけですので
業務のやり方は全く変わらずに情報をクラウドに保存出来るのです。

 

これによりユーザーも新システムで今までと同じ様な作業が出来るので
旧システムからスムーズな移行が出来るのです。

 

今日は優れたダッシュボードの条件を三つと
僕が作ったダッシュボードを例にそれらをご紹介しました。

 

その三つの中で「アクショナブル」にする事が一番重要だと僕は考えます。

 

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