エクセルとBIツールの違い。中小企業ではエクセル+SharePointが最強な理由

この記事ではエクセルとBIツールの違い、つまりエクセルに出来なくてBIツールに出来る事を確認し、それを一つずつ検証し、SharePointと連携させることでエクセルの弱点を克服できる事を書いています。

エクセルとBIツールの違い。中小企業ではエクセル+Sharepointが最強な理由

(動画時間:6:39)

 

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第一話:← 今回の記事

第二話:業務システムでエクセルかアクセスどちらを使うか?またエクセルの重くて遅いの解消法

第三話:エクセルとSharePointのADO連携の仕方、概要(ADOとSQLの超簡単な説明も)

 

BIツールは沢山ある

 

こんにちは、リーンシグマ、ブラックベルトのマイク根上です。業務改善コンサルをしています。

 

前回の動画でBIツール、ダッシュボードそしてスコアーカードの違いについて話し、それらを使って効率的にPDCAサイクルを回せる事が分かりました。⇒「経営ダッシュボード、スコアカード、BIツールの違いは何?」

 

今回の動画はそれを自分の会社や部署でやるにはどうしたら良いのかの話です。

 

ネットで「BIツール 比較」などで検索して頂くと、最近は沢山のBIツールのサービスがあるのが分かります。

 

ほとんどのサービスはソフトウェアを一回払いで買うのではなく、サブスクリプションという毎月払い続ける課金方式です。しかし安くはないですのでどうしても大企業がメインターゲットになっています。

 

エクセルとBIツールの違い

 

僕は昔BIツールの話を初めて聞いた時「エクセルでも同じ事が出来るじゃん」と思いました。おそらくそう思った方は多いと思います。

 

ではエクセルで出来なくてBIツールで出来る事は何でしょうか?

 

ちょうど「BIトレンド」と言うサイトで良い記事がありましたので、そこの情報をお借りして話を進めます。BIトレンドさん、ありがとうございました。こちらで言っているエクセルは一般的な一つのファイルで使う場合です。⇒「BIトレンド:BIツールとEXCEL、何が違うのか?どう使い分けるのか?」

 

この後詳しく話しますが、なんとOffice 365のSharePointとエクセルを連携するやり方にすると、この記事に書いているエクセルの弱点が全て解決出来てしまうのです。

 

SharePointの代わりにアクセスやSQLサーバーなどをデータベースとして使ってもよいのですが追加コストが掛かりますし、中小企業や会社の一部署で使うなら必要なデータ量も少ないので僕はSharePointの方が良いと考えます。

 

それでは先ほどの「エクセルで出来なくてBIツールで出来る事」を一つずつ見ていきましょう。

 

「異なるデータソースの統合」

 

最初に「1)異なるデータソースの統合」です。BIツールではインターネットに繋がっているデータベースから自由にデータを引張ってこれます。しかしエクセルでは毎回レポートを出してそれをコピペして使わなければいけません。

 

エクセルの場合コピペが必要

 

「大容量データの取り扱い」と「大容量データの処理スピード」

 

次が「2)大容量データの取り扱い」と「3)大容量データの処理スピード」です。前述のようにエクセルファイルに元データを入れようとするとワークシート上の制限以上のデータ数を取り込めないし、データが多くなるにつれてファイルが重くなり、処理速度が遅く、フリーズする可能性も高くなります。

 

そこでデータベースをエクセルの外に持つことによりこの3つの問題が全て解消されるのです。

 

エクセルとBIツールの違い

 

Office 365ではPower Automateで社内、社外のデータベースをつなげて自動的に指定のSharePointサイトにデータを集める事が出来ます。

 

そして、エクセルをそこのデータベースに繋げてボタン一つで双方向でデータのやり取りが出来るのです。SharePointのデータ容量は無制限ではないですが、実務では問題ないレベルです。

 

エクセルとSharePointの連携

 

処理スピードもSharePointでSQLが使えますので高速です。SQLとはデータベースプログラム言語で、例えばある計算値を出したい時、通常は全ての元データをエクセルファイルに持って来てエクセル内で計算し、その計算結果を得ますよね。

 

しかしSQLではSharePoint内でその計算をしてその結果だけをエクセルに持ってくる事が出来るのです。これですと超高速で、エクセルファイルも小さくなります。

 

「インタラクティブ性」、「データの共有」、「権限管理」

 

次が「4)インタラクティブ性」です。これに関してはBIツールの方が強いですが、エクセルでもVBAやシートのフォームを使う事によって必要な事は全て出来ます。

 

「5)データの共有」。通常のエクセルではデータが更新される度にメールで配布をしますので、面倒だしバージョン管理が大変です。

 

SharePointとの連携であれば完成したエクセルファイルを一回配布しておけば、その後は各自がデータを開いた時に自動的にデータをインポートして最新の分析結果を得ることが出来ます。これだとBIツールと同じ状況ですね。

 

「6)権限管理」通常のエクセルでは確かにシートの保護位しか出来ませんが、SharePointをデータベースにする場合はOffice 365の認証システムが適用されるので簡単に権限管理が出来ます。

 

エクセルとBIツールの違い2

 

「同時書き込み」、「高い情報鮮度」そして「情報の信頼性」

 

「7)同時書き込み」エクセルファイルを共有フォルダーに入れてチームで共有する場合は最初にそのファイルを開けた人が書き込みが出来て、その間他の人がそのファイルを開けても閲覧のみになってしまいます。

 

それに対してSharePointとの連携では、各自のPCにそのファイルを保存して使うからお互いに独立しています。更にデータを更新する場合でも同時にSharePointのデータベースに書き込みが出来ます。

 

最後に「8)高い情報鮮度」。「9)情報の信頼性」。前述したようにエクセルファイルで共有する場合は確かにバージョン管理は大変です。ファイル数がどんどん増えていき全員が最新ファイルを使っているか常に不安になります。

 

SharePointとの連携ではエクセルファイルの再配布をせずに、データベースから常に最新のデータをダウンロードしてくるので古いデータや違うデータが使われる余地がありません。分析提供者にとっては朗報です。

 

同じ理由で情報の信頼性も高いです。データーベース更新担当者にどの様にデータを更新させるかを完全に制御出来ますのでデータが間違って上書きされてしまったみたいな事は起こりません。

 

エクセルとBIツールの違い3

 

以上の様にSharePointを使う事でエクセルが持っているBIツールとしての弱点を全て解決出来てしまいます。

 

もうすでにエクセルのライセンスはお持ちですよね。もしOffice 365のライセンスをお持ちでなくても月々千円以下でSharePointが使える様になります。

 

逆に言うと、もし今までSharePointをお使いでなければもったいない事です。SharePointを使う事で他の色んな方法でも社内で情報共有が簡単に出来、社内の働き方改革の強い武器になりますので今からご検討をされた方が良いと思います。

 

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第二話:業務システムでエクセルかアクセスどちらを使うか?またエクセルの重くて遅いの解消法

第三話:エクセルとSharePointのADO連携の仕方、概要(ADOとSQLの超簡単な説明も)