業務改善と標準化を同時に実現:MS 365業務システム開発

エクセルとBIツールの違い。中小企業ではエクセル+SharePointが最強な理由

    
エクセルとBIツールの違い。中小企業ではエクセル+SharePointが最強な理由
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エクセルとBIツールの違い。中小企業ではエクセル+SharePointが...

この記事ではエクセルとBIツールの違い、つまりエクセルに出来なくてBIツールに出来る事を確認し、それを一つずつ検証し、SharePointと連携させることでエクセルの弱点を克服できる事を書いています。

(動画時間:6:39)

 

BIツールは沢山ある

 

こんにちは、リーンシグマ、ブラックベルトのマイク根上です。
業務改善コンサルをしています。

 

前回の動画でBIツール、ダッシュボード
そしてスコアーカードの違いについて話し、
それらを使って効率的にPDCAサイクルを
回せる事が分かりました。

⇒「経営ダッシュボード、スコアカード、BIツールの違いは何?」

 

今回の動画はそれを自分の会社や部署で
やるには
どうしたら良いのかの話です。

 

ネットで「BIツール 比較」などで検索して頂くと、
最近は沢山のBIツールのサービスがあるのが分かります。

 

ほとんどのサービスはソフトウェアを
一回払いで買うのではなく、
サブスクリプションという
毎月払い続ける課金方式です。
しかし安くはないですのでどうしても
大企業がメインターゲットになっています。

 

エクセルとBIツールの違い

 

僕は昔BIツールの話を初めて聞いた時
「エクセルでも同じ事が出来るじゃん」
と思いました。
おそらくそう思った方は多いと思います。

 

ではエクセルで出来なくて
BIツールで出来る事は何でしょうか?

 

ちょうど「BIトレンド」と言うサイトで
良い記事がありましたので、
そこの情報をお借りして話を進めます。
こちらで言っているエクセルは
一般的な一つのファイルで使う場合です。
⇒「BIトレンド:BIツールとEXCEL、何が違うのか?どう使い分けるのか?」

 

この後詳しく話しますが、なんと
Microsoft 365 (MS 365)のSharePointと
エクセルを連携するやり方にすると、

この記事に書いているエクセルの弱点が
全て解決出来てしまうのです。

 

SharePointの代わりに
アクセスやSQLサーバーなどを
データベースとして使ってもよいのですが、
追加コストが掛かりますし、
中小企業や会社の一部署で使うなら
必要なデータ量も少ないので

僕はSharePointの方が良いと考えます。

 

それでは先ほどの
「エクセルで出来なくてBIツールで出来る事」を
一つずつ見ていきましょう。

 

「異なるデータソースの統合」

 

最初に「1)異なるデータソースの統合」です。

 

BIツールではインターネットに
繋がっているデータベースから
自由にデータを引張ってこれます。

 

しかしエクセルでは毎回レポートを出して
それをコピペして使わなければいけません。

 

エクセルの場合コピペが必要

 

「大容量データの取り扱い」と「大容量データの処理スピード」

 

次が「2)大容量データの取り扱い」と
「3)大容量データの処理スピード」です。

 

前述のようにエクセルファイルに
元データを入れようとすると
ワークシート上の制限以上の
データ数を取り込めないし、
データが多くなるにつれて
ファイルが重くなり、
処理速度が遅く、
フリーズする可能性も高くなります。

 

そこでデータベースをエクセルの外に
持つことにより
この3つの問題が
全て解消されるのです。

 

エクセルとBIツールの違い

 

Microsoft 365ではPower Automateで
社内、社外のデータベースをつなげて
自動的に指定のSharePointサイトに
データを集める事が出来ます。
⇒「Power Automate の基本と承認ワークフローの改善プロジェクト」

 

そして、エクセルをそのデータベースに繋げて
ボタン一つで双方向でデータの
やり取りが出来るのです。

SharePointのデータ容量は無制限ではない
ですが、実務では問題ないレベルです。

 

エクセルとSharePointの連携

 

処理スピードもSharePointで
SQLが使えますので高速です。
SQLとはデータベースプログラム言語です。
⇒「エクセルとSharePointの連携の仕方、概要(ADOとSQLの超簡単な説明も)」

 

例えばある計算値を出したい時、
通常は全ての元データをエクセルに
持って来てエクセル内で計算し、
その計算結果を得ますよね。

 

しかしSQLではSharePoint内で
その計算をして
その結果だけを
エクセルに持ってくる事が出来るのです。

これですと超高速で、
エクセルファイルも小さくなります。

 

「インタラクティブ性」、「データの共有」、「権限管理」

 

次が「4)インタラクティブ性」です。

 

これに関してはBIツールの方が強いですが、
エクセルでもVBAやシートの
フォームを使う事によって

必要な事は全て出来ます。

 

「5)データの共有」。
通常のエクセルではデータが更新される度に
メールで配布をしますので、
面倒だしバージョン管理が大変です。

 

SharePointとの連携であれば
完成したエクセルファイルを
一回配布しておけば、
その後は各自がデータを開いた時に
自動的にデータをインポートして

最新の分析結果を得ることが出来ます。
これだとBIツールと同じ状況ですね。

 

「6)権限管理」。
通常のエクセルでは確かに
シートの保護位しか出来ませんが、
SharePointをデータベースにする場合は
Microsoft 365の認証システムが
適用されるので簡単に権限管理が出来ます。

 

エクセルとBIツールの違い2

 

「同時書き込み」、「高い情報鮮度」そして「情報の信頼性」

 

「7)同時書き込み」。
エクセルファイルを共有フォルダーに
入れてチームで共有する場合は、
最初にそのファイルを開けた人が
書き込みが出来て、その間他の人が
そのファイルを開けても
閲覧のみになってしまいます。

 

それに対してSharePointとの連携では、
各自のPCにそのファイルを保存して
使うから
お互いに独立しています。
更にデータを更新する場合でも
SharePointのデータベースに
同時に
書き込みが出来ます。

 

最後に「8)高い情報鮮度」。「9)情報の信頼性」。
前述したようにエクセルで共有する場合は
確かにバージョン管理は大変です。
ファイル数がどんどん増えていき
分析提供者は全員が最新ファイルを
使っているか常に不安になります。

 

SharePointとの連携では
エクセルファイルの再配布をせずに、
データベースから常に最新のデータを
ダウンロードしてくるので
古いデータや違うデータが
使われる余地がありません。

分析提供者にとっては朗報です。

 

同じ理由で情報の信頼性も高いです。
データーベース更新担当者に
どの様にデータを更新させるかを

完全に制御出来ますので
データが間違って
上書きされてしまった
みたいな事は起こりません。

 

エクセルとBIツールの違い3

 

以上の様にSharePointを使う事で
エクセルが持っているBIツールとしての弱点を
全て解決出来てしまいます。

 

下の画像がそのエクセル+SharePointの
連携手法の概念図です。

 

MS 365によるシステム概念図 ランディングページへ

 

もうすでにエクセルのライセンスはお持ちですよね。
もしMicrosoft 365のライセンスを
お持ちでなくても
月々千円以下で
SharePointが使える様になります。

 

逆に言うと、ライセンスがあるのに今まで
SharePointをお使いでなければもったいない事です。

 

SharePointを使う事で他の色んな
方法で社内で
情報共有が簡単に出来、
社内の働き方改革の強い武器になります
ので
今からご検討をされた方が良いと思います。

 

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