Microsoft Flowの基本と承認ワークフローの改善プロジェクト

Microsoft Flowは分かり難い概念ですので、それで承認ワークフローシステムを作り、実際の動きを見ることで、Microsoft Flowがどういうものかをご理解して頂けます。動画の後半でその裏側の仕組みの図解もしています。

Microsoft Flowの基本と承認ワークフローの改善プロジェクト

(動画時間:5:47)

 

現状の承認ワークフローの問題点

 

こんにちは、リーンシグマ、ブラックベルトのマイク根上です。

 

今日はこの動画リクエストからです。

 

承認ワークフロー動画リクエスト

「承認のワークフローを改善する方法はないでしょうか?」はるひささん、リクエストありがとうございます。

 

はるひささんは現状の承認ワークフローの具体的な問題点も上げてくれました。

現状の承認ワークフローの問題点

 

    1.  今どこまで回っているかわからない。
    2.  権限者が不在の時、そこで停滞する。
    3.  そもそもその人の承認が必要なのか?

 

これは紙の用紙で行なっている多くの会社で持っている共通の問題ではないでしょうか。

 

マイクロソフトの次世代サービス、PowerAppsとMicrosoft Flow

 

実はマイクロソフトがこの問題の有効な解決策をオフィス365で用意しています。PowerApps、Microsoft Flow、そしてSharePointを組み合わせたら各企業の個別なニーズにカスタマイズしたシステムも短期間で作れます。

 

PowerAppsは非IT技術者でもモバイルアプリが作れてしまうソフトウェアです。以前その紹介の動画を作った。⇒「PowerAppsとは?これからの業務改善の主流になりえる?」

 

Microsoft Flowは全く新しいテクノロジーで世の中にある200以上のITサービスをお互いに連携させて使う事が出来ます。

 

Microsoft Flowのコネクター

 

Microsoft Flowはちょっと分かり難い概念ですので、それを使って簡単な承認ワークフローシステムを作りましたので、それを先にお見せします。

 

Microsoft Flowを使った承認ワークフローの事例

 

シナリオとしては既存の申請用紙をそのまま使って承認を得る部分だけを自動化する事を想定しました。

 

承認申請アプリ

 

これがパワーアップスで作ったアプリです。これで申請する申請書の写真を撮ります。申請タイプで今回はIT部承認を選びます。申請金額を入力すると提出ボタンが出てくるのでそれを押すだけで申請終了です。

 

その後、まず直属の上司に自動的に承認申請のメールが行きます。今回は上司とIT部長に僕のメールアドレスを登録しておいたので、僕に2回メールが来るはずです。

 

申請承認依頼メール例

 

これが直属の上司宛に来たメールです。申請者の内容とリンクが書いてあり、そのリンクをクリックするとさっき撮った申請書の写真が出てきて、承認するかどうかを決められるのです。今回は承認しましょう。リンクの下に承認と却下ボタンがあるので承認のボタンを押します。

 

すると次の承認者に最終承認申請のメールが行くのです。今度はIT部長として僕にメールが届いたので、これも承認します。これは最終承認なので申請者に承認結果のメールが来てこのワークフローが終了します。(下図参照)

 

承認了承メール例

 

さっきのアプリに戻って申請一覧ボタンを押すと、自分の申請した一覧が見えるのです。そして個別の申請を選択して今の承認状況がライブで見えるので必要ならそれをみてフォローアップも出来ます。

 

アプリ承認申請詳細画面

驚く事にこの様なシステムでも短期間で作れてしまいます。

 

今回のMicrosoft Flowを使った承認ワークフローの簡単な設計図

 

承認申請アプリの仕組みの図解

 

最後に今回のワークフローの仕組みをご紹介です。 まず中心になるのは情報を記録するデータベースです。今回はエクセルで作ってマイクロソフトのクラウドサービスのOneDriveに置きました。

 

しかし規模が大きいとエクセルでの運営は不安定になりますので、SharePointやCommon Data Serviceなどの他の方法で検討した方が良いでしょう。

 

PowerAppsで作ったアプリを起動したら、その携帯の所有者の申請履歴情報だけがデータベースから読み込まれます。それを先ほどの申請一覧画面で見えるわけです。

 

アプリの承認申請画面で提出ボタンを押すと撮影した画像と申請内容がOneDrive内のエクセルに保存され、申請番号がMicrosoft Flowに送られて今回設定したワークフローが始まります。

 

最初にMicrosoft Flowが今回の承認ワークフローで必要な情報を得る為にエクセルデータベースを参照します。Microsoft Flowは申請番号を基にその他の必要情報を取得して申請承認の依頼のメールを送ります。

 

承認者が承認や却下のボタンを押したらその情報をデータベースに記録するのを自動で行なってくれます。また承認か却下で次のアクションを変えたり出来るのです。

 

このMicrosoft FlowはTwitterなどのソーシャルメディアとも連携した自働化が出来たりと、Microsoft FlowとPowerAppsを使って全く新しい業務改善が出来るようになるのです。

 

今後もMicrosoft FlowやPowerAppsの話題をもっと取り上げていきます。次回の動画では今回の承認システムの作成を一緒にやってみましょう。

 

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