権限委譲の原則とそのやり方の4ステップ

今回のテーマは「権限委譲」です。地味なテーマですが会社が積極的に管理職に権限委譲をさせていないとその会社は成長しません。この権限委譲の原則、難しさと解決方法、そして分かり易く4ステップでやり方を解説しています。

権限委譲の原則とそのやり方の4ステップ

(動画時間:6:08)

 

権限委譲がもたらす絶大な効果

 

こんにちは、リーンシグマブラックベルトのマイク根上です。

 

先日友人から彼の上司が彼に指示をするだけでその業務の全体像を話してくれないという事を聞きました。これはもったいない事です。それによってその上司の仕事量は減らないし、彼の成長を阻害しているからです。

 

むしろ、その仕事自体を彼に教えて任せてしまえば、彼はもっとやる気が出て経験を積み、より多くの仕事が出来るようになります。その上司ももっと他の大事な仕事に集中出来るようになるし、感謝され、より尊敬されるようになるのです。

 

これは日本語では「権限委譲」と言い、英語では「Delegation」と言います。僕の会社では管理職の必須技術として管理職になる時に必ず研修を受けます。

 

会社としても権限委譲が会社全体の士気を上げ、より多くのスキルを持った従業員を増やし、全体のこなせる仕事量が格段に上がります。

 

なぜ権限委譲が出来ないのか?その解決策は?

 

しかし、始めて部下を持った管理職の人にとってこの権限委譲は結構難しいものです。その問題点と解決策をここで考えてみましょう。

 

権限委譲の難しさ

 

「どの仕事を誰に権限委譲をすれば良いかが難しい。」後でこのやり方をご紹介しますが、この答えは「もし適任者がいれば定期的な仕事は全て権限委譲するべき」です。また、「適性なプロジェクトをそのまま任すのも良い」です。

 

次の質問は「自分でやった方が早く上手く出来るのでは?」これは本当にその通りなんですが、「この考えを越えられるかどうかが、今後良い管理者になれるかどうかの境目です。」これが出来ないと自分も今後成長出来ません。

 

次の問題は「権限委譲をしたら自分の仕事を取られるのでは?」「本来、人を何人育てたのかが管理職の評価になるのです。」権限委譲した部下が一人前になったらそれはその上司の手柄なのです。もしそれを理解していない会社があったらその会社の成長は難しいでしょう。

 

自分で出来ることは、部下がその仕事を引き継いてくれたのだからその分「自分は自分の上司の仕事を引継げるように成長すれば良いのです。」

 

権限委譲の原則

 

部下に初めから完璧を求めない。

 

もし権限委譲をしなければこの先ずっとその仕事を自分でやらなくてはいけないので、自分も部下も成長しません。

 

権限委譲した後、その部下はすぐに自分のように上手く仕事が出来ないでしょう。そこで「やっぱり自分がやらなくっちゃ、」と思うのではなく、僕の感覚だと「60%位出来たら良しとしよう」くらいに考えた方が気が楽ですし、部下も安心して新しい仕事に取組めます。

 

そして良く出来たらその事を口に出して認めてあげましょう。それにより成長したのを実感させてあげるのです。

 

権限委譲した後も自分に説明責任は残る。

 

一つ勘違いしてはいけない事があります。それは権限委譲をしたら自分の責任がなくなるわけではない事です。その部下が失敗してもその部下を責めてはいけないのです。それをしたら自分の管理能力が無いのを証明している事になります。

 

特に最初は部下が失敗しないように最大の支援をしてあげて、失敗してもその責任をとる位の器を持ちましょう。「失敗しても責任は俺が持つからこの仕事をやってみろ」と言える上司は慕われます。

 

4ステップの権限委譲のやり方

 

次に権限委譲をする為の4ステップを見てみましょう。

 

権限委譲の4ステップa

 

ステップ1: 権限委譲をする仕事を準備しておく。

 

どんな仕事でも権限委譲が出来るわけではありません。また自分がやりたくない仕事だから部下に権限委譲するのも違います。

 

そうではなく、権限委譲されて彼らのやり気が出て成長出来る仕事を選ぶのです。

 

ステップ2: 適任者を探し、権限委譲が出来る準備をさせる。

 

権限委譲の対象となる仕事を明確にしたら、それぞれの仕事の適任者が誰かを考え、今はすぐ権限委譲が出来なくても将来を見すいて考えるのです。

 

それぞれの候補者にどんなスキルが足りないかを考え、それを得られるような機会を与え、ご自分のそういった考えを彼らに伝えるのも良いでしょう。

 

またいつも同じ人に権限委譲をするのも問題です。逆にクロストレーニングとして同じ仕事を順番で違う部下に権限委譲をするのも良いです。

 

権限委譲の4ステップb

 

ステップ3: 適切な説明をして権限委譲を実施する。

 

候補者が適任のレベルまで来たら権限委譲の為のトレーニングをします。その時にその作業の目的と最終作業結果をちゃんと伝える事が重要です。

 

そしてその業務フローの始まりと終わり、またその途中で重要なマイルストーンがあればそれも伝えます。難しい仕事でなければ、ただ説明をして失敗を恐れず任せてみて下さい。

 

ステップ4: 適切な支援をして義務と報告頻度を減らしてあげる。

 

権限委譲直後は次のステップに行く前に報告や承認を求めても良いです。しかしこれは仕事が上達する毎に頻度を減らしたり、もっと権限を増やしてあげて下さい。権限委譲ですから最終的には全てを任せられるようにする事が目標です。

 

もう一度言います、権限委譲は管理職の必須技術です。しかし簡単ではないですのでそれをやる準備が重要です。逆にこれが出来るようになると自分も部下も会社も大きく成長出来るようになるのです。

 

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