【Googleデータポータル】無料で経営ダッシュボードが作れる！
無料で経営ダッシュボードが作れるGoogleデータポータルの特徴とその使用例を紹介し、PDCAサイクルからのダッシュボードの立ち位置を見る事で、なぜ、またどの様なダッシュボードが必要なのかが分かってきます。
Googleデータポータルの特徴と利点
こんにちは、リーンシグマ、ブラックベルトのマイク根上です。
業務改善コンサルをしています。
以前、無料で業務アプリが作れるGoogleのアップシートをご紹介しました。
⇒「無料で業務アプリが作れるGoogle AppSheetとは？MS PowerAppsとの違い。」
今後もアップシートの動画は作っていこうと思いますが、
今日は無料で経営ダッシュボードが作れる、
やはりGoogleのデータポータルをご紹介します。
「経営ダッシュボードは聞いた事はあるけど、良く分からない。」とか、
「自社でほしいけど、高額な費用が掛かりそうで二の足を踏んでしまう。」
と思われた方はこの記事を続けて読んで下さい。
僕は仕事でマイクロソフトのPower BIを使って
ダッシュボードも作りますが、
個人で使うには、高機能過ぎるし、
高価で使いたくありません。
エクセルでもダッシュボードは作れますが、
正直作成にものすごく時間が掛かります。
そこでGoogleデータポータルですが、
十分な機能は備わっていて、無料で使えるし、
ダッシュボード作成に特化されていますので、
短期間で作る事ができます。
最初にGoogleデータポータルで作ったダッシュボードが
どんなものか、お見せしましょう。
必要な情報を必要な状態で全て一か所にまとめられる
これが僕が毎日使っているダッシュボードです。
これにより、僕のeconoshift.comのプログの閲覧数や
広告収入の結果をリアルタイムで確認できます。
人気ページの閲覧数の浮き沈みも見れますので、
直ぐに対策を打つことができます。
同じ様に僕のYouTube動画のご視聴結果も色んな角度で見れるのです。
上図右上の「Edit」ボタンを押して直ぐに編集画面になります。
通常これらの情報はそれぞれ違うウェブページで見なくてはいけませんが、
Googleデータポータルではインターネット上にある色んなデータソースから
必要なデータを持ってこれるのです。
例えば、
- 自社の業務データがエクセルファイルにあるなら、それをGoogle ドライブに入れてそれをダッシュボードで見れる。
- そのデータを色んなグラフやマップ上で見る事が簡単にできる。
つまり、必要な情報を、必要な状態で、全て一か所にまとめて見れるのです。
Googleデータポータルは手軽に瞬時に情報共有ができる。
また作ったダッシュボードの共有は、
相手がGmailを持っていれば簡単にできます。
このGoogleデータポータルはブラウザで閲覧をするので、
共有相手は送られてきたリンクをクリックするだけで
直ぐにダッシュボードを見えるのです。
またブラウザでブックマークに入れておけばいつでも閲覧ができるし、
そのデータは常に自動で最新のデータになるのです。
エクセルの様に毎回メールで添付して送る必要がありません。
もう一つの利点は、少し技術的な事ですが、
各データソースに直接アクセスする時にパスワードが必要な場合でも、
共有したダッシュボードを閲覧するだけのユーザーは
そのパスワードは必要ありません。
この事は実務で情報共有をする時に本当に助かります。
一度作ってしまえば、
その後はデータソースのデータを更新するだけで、
全てのチームメンバーに最新の有益な情報を自動で伝達できるのです。
PDCAサイクルから見た経営ダッシュボードの立ち位置
次に経営ダッシュボードの立ち位置を確認しましょう。
それを理解すると、なぜ、また、どの様なダッシュボードが
必要なのかが分かってきます。
その立ち位置をPDCAサイクルで考えてみます。
PDCAサイクルの最初のPlanの計画ですが、
ご自分の会社の目標となるKGI（重要目標達成指数）を決め、
それを達成するための従業員のKPI（重要業績評価指数）を定め、
それらを向上させる具体的な行動計画を作ります。
この行動計画を実行するのが次のDoですね。
その時に、従業員の負担が最小限で彼らのKPIの業務データを収集する事で
KGIの計算ができる様になります。
「自分は製造業じゃないから業務データを収集するのが
面倒だし、難しいんだよ」と思われるかもしれませんが、
最近はエクセルのデータも簡単にクラウドのデータベースに保存できるし、
前述のGoogleアップシートで低価格で簡易業務アプリを作って業務をすれば、
自然と業務データを一元化する事が可能です。
次がCheckの進捗の評価です。
まさにここで経営ダッシュボードの登場です。
これはダッシュボードだけでなく、
どんなレポート、報告書にも言える事ですが、
ここでKPIやKGIの結果を確認して
次のActの対処や改善をしていく為の重要なステップなのです。
会社では、PDCAサイクルの二番目のDoでお金を作りますが、
最後のActが会社の成長と大きな成功をする為の段階なのです。
そのActの結果を最大化させるのが三番目のCheckである事をご理解下さい。
経営ダッシュボードで効果的な「Act」を起こす：アクショナブル
Actを効果的に実行させる為に
ダッシュボードが存在する事が分かりました。
それでは効果的なダッシュボードとはどんなものでしょうか？
それを考えてみます。
実は、情報は目の前に沢山あればあるほど価値が下がります。
これは感覚的に分かりますね。そこで
「必要な情報を必要な時に必要な人が得られる状態」
にする事が必須です。その為に、
各従業員が自分に関係する情報だけを見える様にしたいです。
幸いダッシュボードは鮮度の高い多くの情報を用意できます。
その中から各従業員に必要な情報を取捨選択して、
効果的な状態にして見せる様にするのです。
例えば、ドロップダウンやフィルターを使って、
自分が担当するデータだけを切り替えて見せるなどです。
次に必要な事は、その情報を見た従業員が直ぐに
「どの行動を起こさなければならないか」
が分かる様にする事です。
これを英語の「行動ができる」と言う意味の
「アクショナブル（Actionable）」と言います。
もっと平たく言えば「次の行動を促す」と言う意味です。
ダッシュボードでは目標値との差や前期比で
進捗が遅れている領域が分かります。
それで並べ替えをしたり、色の違いで直観的に直ぐに分かったり、
ドリルダウンでもっと掘り下げて
どこにどの様な原因があるかを発見して
「次の行動を促す」様にダッシュボードを設置するのです。
無料で始められるGoogleデータポータルは如何でしたか？
もしマイクロソフト365をお使いでなければ
僕のお勧めは：
１）無料のGoogleアップシートで簡易業務システムを作って、
業務改善と業務の標準化を達成しながら業務データをクラウドに集める。
２）Googleデータポータルで経営ダッシュボードを作る。
３）効果的なPDCAサイクルを回す事です。
それを導入するお手伝いが必要なら僕に聞いて頂ければと思います。
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