Microsoft Teamsの「チーム」アプリの使い方。【後編:MS Teamsのはじめの一歩PDFマニュアル】

ビジネスを加速させるMicrosoft Teamsの「チーム」アプリの使い方やチーム内の通知機能の変更の仕方、また最近の活動を一覧で見れる「最新情報」アプリを紹介しています。またそれらをまとめたPDF資料の無料ダウンロードもできます。

Microsoft Teamsの「チーム」アプリの使い方。【後編:MS Teamsのはじめの一歩PDFマニュアル】

(動画時間:9:01)

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Microsoft Teamsの普及の速度は職場の上長の率先垂範の度合いによる

 

こんにちは、リーンシグマブラックベルトのマイク根上です。

 

前回と今回の動画で、Microsoft Teamsでまずこれをやって下さいという内容をご紹介しています。前回はTeams内の「チャット」アプリについてで、今回は「チーム」アプリについて話します。⇒「Microsoft Teamsの「チャット」アプリの使い方。」

 

前回と今回の内容をまとめたこの「Teamsのはじめの一歩マニュアル」 PDFファイルを作りましたので、皆さんがそのPDFで内容を復習されるのも良いですが、周りの方達に渡してTeamsを使い始めるきっかけにして下さい。

 

MS Teamsのはじめの一歩マニュアル

Microsoft Teamsのはじめの一歩 by econoshift

 

と言うのも、特に今日のテーマの「チーム」アプリは自分一人でTeamsを使っていても全く意味が無いだけでなく、その状態だと自分もいつかはTeamsを使わなくなります。逆に仕事仲間全員が使いこなしていく事で生産性を飛躍的に上げる事ができるのです。

 

もしご自分が職場の長であれば、まず率先してTeamsを使って、定着するまで部下全員に使うように発破をかける必要があります。これだと普及は速いでしょう。

 

しかし、もしその様な立場でなければ、自分で使い始めるのと同時に、職場で皆がTeamsを使うように上司に働きかけをした方が良いです。上長の率先した行動しだいで普及の速度は大きく変わります。それでは「チーム」アプリの使い方に入りましょう。

 

Microsoft Teamsの「チーム」と「チャネル」をよく理解する

 

MS Teams PDF資料 チームアプリで協働作業を始めよう

 

PDF資料の「ステップ4、「チーム」アプリで協働作業を始めよう。」からです。実際の操作画面を見る前に「チーム」と「チャネル」と言う二つの概念を理解する必要があります。

 

「チーム」は誰でも自由にいくらでも作成して参加者を招待できます。その中でメッセージ、ファイル、通話等、何かを共有したら参加者全員にその情報が伝わります。

 

チームの定義は「ある目的で集まった人々」となります。これはユーザー全員が理解する必要があり、逆に言うと似たような目的で同じ参加者のチームを複数作らない様にして下さい。

 

チームの例として従来の部署や支店などのビジネスユニットだけでなく、顧客毎や商品毎、プロジェクト毎など組織横断的にチームを作れるし、社外の顧客や外部業者もチームに加えられますので、今までにない速くて濃い情報交換ができます。しかし、各チームの参加者が誰なのかをいつも注意して情報を投稿する必要がありますね。

 

もう一つ重要な概念は「チャネル」です。チャネルの定義は「チーム内で話し合われる話題」となります。どんなチャネルを作るか悩むところですが、最初から沢山のチャネルを用意せず、対話の成行きで自然に増える様にするのがコツです。

 

この「チーム」アプリでもチャットベースなので、Eメールと違って、件名や挨拶文なしに直接本題に入りますし、会話の手軽さから情報交換が加速します。

 

Eメールでは送っても返事が来るのに一日かかってたりしますが、チャットではもっと速い返信が期待でき、自分もそれに対してすぐ返信ができるので生産性はかなり上がります。それでは「チーム」アプリの画面を見てみましょう。

 

「チーム」と「チャネル」の作り方

 

MS Teams チームアプリ画面

 

左のアプリバーで「チーム」をクリックするとチームアプリの画面になります。まず、新しいチームを作ってみましょう。

 

ここでチーム名を考えますが、実はMicrosoft Teamsでは重複するチーム名が作れてしまいます。ですのでそのチーム名が既に存在するか上の検索ボックスで調べると良いでしょう。

 

左下の「チームに参加、またはチームを作成」をクリックし、次に「チームを作成」、「初めからチームを作成する」をクリック、そこでチームの種類を選びます。

 

「プライベート」ですと、あなたの招待無しでは他の人はそのチームに入れないし、存在も知りえません。「パブリック」ですと、他の人は自由に自分から入れます。チームの目的によって選んで下さい。

 

名前を入力したら、そのチームの完成です。ここで参加させたいチームメンバーを検索して招待できますが、今はスキップします。すると今作ったチームが一覧に出てきます。後でメンバーを追加したい時はチーム名の右の…の「その他のオプション」をクリックして「メンバーを追加」を選んでいつでもできるのです。

 

ここでチームと一緒に必ず「一般」というチャネルも作成されます。これはチーム内の告知や管理用に使うのでそれ以外は新たにチャネルを作って下さい。チャネルの作り方も簡単で、「その他のオプション」をクリックして「チャネルを追加」を選んで好きなチャネル名を入れるだけです。

 

これらのステップはPDF資料の「Step 5:最初のチームとチャネルを作ろう。」に書いてあります。

MS Teams PDF資料 最初のチームとチャネルを作ろう

 

「チャネル」の通知設定を変更し、投稿を見てもらう

 

チャネルを作って毎回やった方が良い事が一つあります。チャネル名の右の「その他のオプション」をクリックして、「チャネルの通知」を選びます。

 

MS Teams PDF資料 自分のチームで協働作業を始めよう

 

すると「すべての新しい投稿」で規定では通知機能が「オフ」になっています。つまり、参加者が投稿しても、他の人に通知がいかないので彼らがこのチャネルに来るまで投稿があったことが分かりません。

 

そこで「オフ」から「バナーとフィード」か「フィードにのみ表示」に変えるのです。すると他のユーザーが同じチャネル内で投稿をしたら下の図内の右下の通知が来ます。それがバナーで、左上の「最新情報」で赤い数字で通知を知らせてくれます。それをクリックすると「フィード」にその投稿が入ります。これが「バナーとフィード」の動きです。 どの通知設定を使うかは各チャネルの重要度によって決めて下さい。

 

MS Teams チームアプリの通知機能の動き

 

「チーム」内では交流もチャットベース。ファイル共有も超便利

 

チームを作り、メンバーを招待して、チャネルを作ったら情報共有を始められます。その作業自体は「チャット」アプリと同じです。

 

下のメッセージボックスで気軽に本題を書いてエンターキーを押すだけです。最初の「書式」アイコンを押すと、件名も入れられ、色んな書式でメールみたいな公式的なメッセージも書けます。

 

「添付」アイコンから、「最近使ったアイテム」を選ぶと、今作業してたファイルを簡単に添付できます。もちろん、絵文字、GIF、ステッカーも使えて、今すぐビデオ会議をする事も可能です。

 

次がTeamsの中で僕が一番気に入っている機能で「ファイル」機能です。これはあたかも各チャネル毎に共有フォルダーを持ち、同じファイルをチームメンバー皆がアクセスできるのです。

 

MS Teams PDF資料 ファイルのクラウド保存と共有

 

上のタブを見ると今は「投稿」ですが、となりの「ファイル」に切替えます。すると今までそのチャネル内で共有された全ファイルをここから開けるのです。

 

また自分のフォルダーからファイルをドロップして直接保存もできますし、ファイル名の右の「アクションの表示」から「リンクをコピー」を選ぶと、そのファイルのリンクを他の人に渡してファイルの共有も簡単にできます。

 

もう一つのコツは、もしそのチームがこのファイルを頻繁に使うとします。「アクションの表示」で、「これをタブで開く」を選択すると、そのファイル名がチャネルのタブに表示されるので「投稿」タブで作業をしている時でもそのファイルをすぐに開ける事ができます。

 

従来の共有フォルダーでは他の人が開けているファイルを開くと閲覧のみで同時編集ができません。しかし、このTeamsのファイル機能は同時編集ができるので、協働作業を簡単に始める事ができるのです。

 

チームや自分の最近の動きを一覧で見える「最新情報」アプリ

 

今日最後になりますが、参加するチームやチャネルが多くなると全てのチャネルの最近の動きを一覧で見たくなります。そこで「最新情報」アプリを使うのです。

 

画面左のアプリバーから「最新情報」をクリックすると「フィード」に自分が参加しているチャネル内で最近起こった自分以外の投稿が見られます。

 

MS Teams PDF資料 自分とチームメンバーの最近の活動一覧

 

投稿の数が膨大になっていきますが、右の「フィルター」アイコンをクリックして、キーワードから簡単に検索ができますし、「その他のオプション」からカテゴリーで絞り込みもできます。また、「フィード」を「マイアクティビティ」に切替えると、最近の自分の全ての投稿も見えます。

 

Microsoft Teamsには他のアプリやITサービスと連携してもっと沢山の業務改善ができますが、まずは前回と今回の動画の内容から使い始めて下さい。

 

前述した「Teamsのはじめの一歩マニュアル」を無料でダウンロードし、それを周りの人に渡して皆が今回の内容だけでも使えるようになればTeamsは定着し、それだけでも飛躍的な効果が得られます。それから更なる業務改善も可能ですので、ぜひチャレンジしてみて下さい。⇒「「MS Teamsのはじめの一歩PDFマニュアル」をダウンロード

 

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