Microsoft Teamsの「チャット」アプリの使い方。【前編:MS Teamsのはじめの一歩PDFマニュアル】

この記事はMS Teamsの「チャット」アプリの使い方で、実務でまずこれだけ使いこなしてほしい内容です。それをPDFにまとめましたので、ダウンロードして職場の皆さん全員でTeamsを使ってMS Teamsが活きてきます。

Microsoft Teamsの「チャット」アプリの使い方。【前編:MS Teamsのはじめの一歩PDFマニュアル】

(動画時間:8:37)

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Teams普及ツール:MS Teamsのはじめの一歩PDFマニュアル

 

こんにちは、リーンシグマブラックベルトのマイク根上です。

 

前回の記事で、将来の、仕事の仕方の標準になるMicrosoft Teamsの紹介をしました。「Teamsとは何だ?」という方はまず下のリンクから前回の記事をご覧下さい。⇒「Microsoft Teamsの本質とMicrosoft 365の他のツールとの違い」

 

今回の動画は具体的にTeamsの何から手を付ければ良いかを自分でも学びたいし、自分の周りもTeamsを使っていけるようになってもらいたい方が対象です。

 

Teamsは自分の仕事仲間も使ってくると大きな力を発揮します。逆にこれがTeamsの問題点で、使いたくても自分だけが使っていて、Teamsに投稿しても、他の人が見ていないし、返事も来ないとEメールでの仕事のやり方に戻ってしまいます。

 

MS Teamsのはじめの一歩マニュアル

 

そこで今回この「Teamsのはじめの一歩マニュアル」をPDFファイルで作りました。 図解でパワーポイント10枚分だけで、読めばTeamsを取り合えず使える様になるよう工夫しています。

 

これは無料配布で、下のリンクからダウンロードして、他の人に送ったり、印刷して渡してTeamsをみんなで使える様になって下さい。今回と次回の記事はこれに沿って話を進めます。⇒「MS Teamsのはじめの一歩PDFマニュアル」をダウンロード

 

Eメールとチャットの比較、なぜチャットを使うべきか?

 

なぜ、MS Teamsを使い始めた方が良いのか?

 

最初に「なぜ、Teamsを使い始めた方が良いのか?」について書いてあります。Eメールだけ使ってた今までと、これからのTeamsを使った仕事のやり方を対比して書いています。この内容は前回の動画で詳しく話しています。⇒「Microsoft Teamsの本質とMicrosoft 365の他のツールとの違い」

 

次が「Step 1、「チャット」アプリから始めよう」、です。Teamsの画面左に「最新情報」「チャット」「チーム」とアプリ名が並んでいます。その中の「チャット」をクリックして使うのがはじめの一歩です。

 

皆さん、メールの確認や送受信に毎日どれ位の時間を費やしていますか?送り先のメルアドを入力して、件名を考え、挨拶文、末尾の言葉も考えなくちゃいけません。しかも一度送信したら訂正できませんので、何度も読み返したりする事もありますよね。

 

そもそも受け取るメールの数が多すぎますし、それでメール探しにかなりの時間を毎日費やしています。そこで軽い要件や簡単な質問などにどんどんこのチャットを使うのです。

 

「チャット」アプリの超基本操作

 

チャットアプリ画面、メッセージを送る

 

上図が「チャット」アプリの画面です。その左の列に最近メールも含めてやり取りした人が一覧されますので、メッセージを送りたい人を選ぶか、もし一覧になければ上の検索ボックスで社内の人であれば名前やメルアドで簡単に探せます。

 

そして、下のメッセージボックスに件名も挨拶文も無く、最初から本題を書いてエンターキーを押すだけです。もしメッセージ内で改行をしたい時はシフトを押したままエンターキーでできます。

 

また、下のアイコンから、絵文字、GIF、ステッカーなどを簡単に加えたり、スニッピングツールでコピーした画像を、そのまま張り付ける事もできて、これで文字以上の感情表現が楽に楽しくできます。⇒「スニッピングツールの使い方、毎日使える活用術【画面 キャプチャツール】」

 

またご自分のフォルダーからファイルをメッセージボックスにドロップするだけでファイルを添付できるのです。

 

次にTeams内の通知機能をお見せします。他のユーザーから「チャット」アプリでメッセージを受けたらこうなります。この画面右下の通知を「バナー」と言い、そのまま返信ができて超便利です。

 

MS Teamsのバナー通知機能

 

また、左上のアプリバーに赤色で数字が出てくるのでここで未読メッセージがあるのが分かります。

 

左の列の各ユーザーアイコンの右下の色は今の彼らの通信状態を表し、それを見ていつ誰と連絡を取るかを決められるのです。通常この色は自動で変わりますが、右上の自分のアイコンをクリックすると自分の状態を手動で変える事もできます。

 

MS Teamsで自分の通信状態の変更

 

ちなみに上の検索ボックスはとてもパワフルで、ユーザーだけでなく、共有されたメッセージやファイルを探す事もできます。

 

このチャットは手軽さゆえにお互いにガードが緩むと言いますか、文も会話口調になり、実際にチャットで会話が弾む事も多々あります。メールよりはるかに相手との距離が一気に縮まる事を実感できますよ。

 

他の「チャット」アプリのよく使う便利な機能

 

その他の機能を見てみましょう。メッセージボックスの下の一番左のアイコンは「書式」アイコンで、それをクリックすると、メールの様にエンターキーで改行したり、色んな書式を加えてメッセージを送れます。

 

MS Teamsのチャットアプリの書式アイコン

 

Teams内では色んな所で点3つ「…」の「その他のオプション」アイコンがあり、それをクリックすると色んな機能が使えますので、これを見たらクリックしてどんな機能があるか確認してみて下さい。しかもTeamsも含めたMicrosoft 365は日々進化していますので、その他のオプションの中身も進化していきます。

 

またカーソルを各投稿の上に持ってくると絵文字で簡単に意思表示ができるので楽ですね。ちなみにそこの「…」の「その他のオプション」から投稿を後で編集したり削除する事もできるので、メールと違って安心して手軽にメッセージを送れます。

 

MS Teamsのチャットアプリのメッセージの編集や削除

 

その他の便利機能で、例えばこの投稿を後で再読したいとします。「その他のオプション」で「このメッセージを保存する」を選びます。すると右上の自分のアカウントアイコンをクリックして、「保存済み」を選択すると、左の列に今まで保存した全メッセージを一覧で見れるのです。

 

もう一つ便利な機能は画面左上に矢印があり、「戻る」と「進む」アイコンでインターネットのブラウザーのように画面を戻したり進めたりできます。

 

ご覧の様にTeamsでは余計なボタンを極力減らしていて、その場面場面で使うボタンしか見せていないのでとても直感的に使えます。ですので、周りの方達に簡単に使えるとお伝え下さい。

 

「チャット」アプリの便利な通話機能

 

「チャット」アプリでは文字メッセージの送受信だけでなく通話もできます。それ自体はクリック一つで簡単にできるのでその後いくつか便利機能もご紹介します。

 

メッセージと同じように通話をしたい人を選んで、右上の「ビデオ通話」、「音声通話」、「画面共有」のアイコンをクリックするだけです。

 

チャットアプリの画面の共有画面

 

まず画面共有ですが、クリックするとどの画面を共有するかを聞いてきますので、僕のお勧めは左の「デスクトップ」から画面を選ぶ事です。これですと、そのデスクトップに見せたいファイルを移動して切替えて見せる事ができます。

 

画面を見せるだけでなく上部に表示した「制御を渡す」をクリックすると相手が自分の画面を操作する事ができて、通話で伝えきれない細かな伝達ができ、協働作業もすぐに始める事ができます。この機能により僕は必要な対面での面談数が激減しました。

 

今日の最後は「ビデオ通話」機能です。「ビデオ通話」アイコンをクリックして相手を呼び出します。相手が応答すると相手の映像が大きく出て、自分の映像が右下に出ています。

 

自分のマウスを画面中央に持ってくるとメニューバーが出てきて(下図参照)、カメラをオフにしたり、自分のマイクをミュートにできます。ここにも「共有」アイコンがありますので、画面の共有をここからでもできます。

 

チャットアプリの画面のビデオ通話のメニュー画面

 

「その他の操作」アイコンをクリックして「レコーディングを開始」を選んでこのビデオ通話を録画して後で共有する事も出来ますし、その上の「背景効果を表示する」を選んでみます。

 

ビデオ通話の背景の設定画面

 

すると自分の背景をぼかしたり、色んな背景に変えられます。これですと実施場所の幅が広がるし、楽しいですね。僕の娘はこの背景で誕生会をやってました。

 

今日の内容は今までのSkype For Businessと似た内容ですが、Teamsの価値はこんなもんではありません。次回の動画で名前の由来でもある「チーム」アプリをやります。

 

ネットでこのMicrosoft Teamsの日本語での情報がとても少ないので、皆さんTeamsについての質問をどんどん下さい。お答えしたり、動画も作っていきます。

 

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