Microsoft Formsの基本と便利な使い方【初心者向け】
Microsoft Formsとは何か、その基本的な使い方を画像でステップバイステップで説明しています。またPowerApsとの比較表や実務でどう使えるかもご紹介して、今日からMS Formsを使い始める事ができます。
（動画時間：7:43）
Microsoft Formsとは？
こんにちは、リーンシグマ、ブラックベルトのマイク根上です。
業務改善コンサルをしています。
今日はこの動画リクエストからです。
「Sharepoint とFormsの連携方法はありませんか？」
SEOさん、ご質問ありがとうございました。
この方とはメールのやり取りをしまして、
実際作りたいのは、社内業務依頼申請フォームという事でした。
SharePointのチームサイトに申請フォームを
貼り付けてそこから社内の誰もが業務依頼申請が
できるようにしたいという事です。
同じやり方で質問の受付やアンケート調査などを
やっている会社もありますね。
僕の会社ではフォームのリンクを各店長に送って
店長はスマホでそのフォームを開いて
そのまま店内自己点検を毎月させています。
そこで「フォーム」と聞くとGoogle Formsを
思い浮かべる方もいると思いますが、
それと同じようなサービスがマイクロソフトFormsなのです。
マイクロソフト（MS）365に既定で含まれていますので、
MS 365をすでに使っている方は直ぐにMS Fomsを使い始められるのです。
インターネットのブラウザーのURLボックスに
「Office.com」と入れるとMS 365の
ログイン画面に行き、会社のメルアドとパスワードを入れると、
エクセルやパワーポイント以外に下記の図の様な
沢山のアプリを使う事ができるのです。
僕も初めてこれを見た時はすごくビックリしました。
その中に携帯アプリも作れるPowerAppsもありますし、
今日のテーマのMicrosoft Formsもあり、
それをクリックして、使い始められるのです。
MS Formsのフォームの作成の仕方
上図がMS Formsの最初の作成画面です。
ここでフォームの他に「新しいクイズ」も作る事ができます。
クイズの作り方はほとんどフォームと同じですが、
正解を設定して、回答後にメッセージが出るようにできるし、
クイズの正解スコアも回収する事ができます。
学校の先生はこれをよく使ってます。
しかし、今日はクイズではなく「新しいフォーム」の方を説明します。
フォームの作り方
「新しいフォーム」をクリックして、
まず、自分のフォームの題名と、その説明（任意）を入力します。
質問の追加で、「選択肢」での質問や、「テキスト」入力、「評価」、「日付」、
また、隣の下矢印アイコンをクリックしてその他の多くの書式から選べます。
そして、各質問で回収したい情報の質問文を書いていくだけです。
各質問には「必須」ボタンがあり、それを有効にすると
その質問の回答を必須にし、ユーザーはそれをスキップできません。
また、質問の間にセクション名を入れる事もできますし、
「必須」の右の「…」が詳細設定で、
そこから回答を数値だけに制限する事や
「分岐の追加」で回答によって次の質問を変える事などもできるのです。
⇒「マイクロソフトForms 連続分岐の仕方とセクションを使った問題解決法」
また、似たような質問が複数ある場合は
上の「コピー」アイコンをうまく使うと作業が速いです。
画面上の「プレビュー」をクリックして、
PCや携帯端末でのフォームの完成形を確認しながら作成ができます。
フォームの共有と応答の回収の仕方
フォームが完成したら、右上の「回答を収集」をクリックします。
上図の画面でフォームを共有する時に三つの選択肢があり、
そこに書いてある通りなのですが、
「全てのユーザーが回答可能」と
「自分の所属組織内のユーザーのみが回答可能」、
「自分の所属組織内の特定のユーザーが回答可能」です。
一つ目を選ぶとMicrosoft 365のライセンスを
持っていない人でもリンクがあれば回答できます。
二つ目と三つ目ですとそのライセンスを持っていないといけないですが、
だれがどの回答をしたのかの情報を一緒に回収できます。
社内が対象で更に対象を絞りたい時は三つ目を選びます。
同じ画面の「リンクをコピー」をクリックして、
そのフォームのリンクをメールやテキストで共有するか、
または、その隣のQRコードを生成して配布物に印刷したり、
フォームのコードを生成してウェブサイトに
直接貼り付ける事など、色んな方法でフォームを共有できます。
このリンクを受け取った対象者は
そのリンクをクリックするだけで
フォームがブラウザーで開くのです。
そして彼らは各質問に答えて最後の「送信」ボタンを押して
彼らの回答を簡単に回収できるのです。
その後、管理者は同じフォーム作成画面左上の「応答」をクリックして、
各応答内容を見たり、「Excelで開く」をクリックすると
Excelオンラインで全てを一覧で見る事ができます。
MS FormsとPowerAppsの使い分け方
あるクライアントさんに食堂予約申込フォームの作成依頼を受けた時は
PowerAppsで作れないかと聞かれました。
⇒「【PowerApps 事例】自分の作業時間を記録する携帯アプリを作る：作業時間記録アプリ」
もちろんPowerAppsでも同じような事や
もっと複雑な機能を付ける事ができます。
しかし、どちらも長所と短所があるので、
今回その二つの比較表を作りました。
状況によって使い分けられるのが一番良いでしょう。
今回の案件ではマイクロソフト365の
ライセンスを持っていない従業員や
社外の人も対象だったのです。
その時点でPowerAppsの選択肢がなくなります。
しかし、マイクロソフトFormsでは
フォームのリンクを持っている人は誰でも
参加ができるのでこちらを使ったのです。
しかし、マイクロソフトFormsでは
情報を入力し送信するだけの一方通行ですが、
他からデータを取得し、表示する等の
双方向のやり取りが必要ならPowerAppsが必要です。
また、カメラ機能とかのそれ以上の機能が必要なら
やはりPowerAppsを使います。
Microsoft Formsの他のMicrosoftアプリケーションとの連携
ここまで聞かれましてマイクロソフトFormsは
「Google Formsと大差ないね。Googleなら無料で使えるよ」
と言われる方もいるでしょう。
実は僕は仕事でGoogle Formsも使っています。
使えるツールは沢山持っていて、
時と場合によって最適なツールを使いこなせる
様になるのが重要だと思います。
マイクロソフトFormsの最大の長所は
他のマイクロソフトのアプリケーション
との連携が簡単にできる事です。
最初のご質問にある様に、SharePointや
マイクロソフトTeamsの画面にフォームを
簡単に貼り付ける事も簡単にできます。
また、SharePointのチームサイトで、
編集モードにして、フォームを貼り付けたい場所の
「＋」のアイコンをクリックすると、
マイクロソフトFormsを選択できます。
先ほどのフォームのリンクをコピぺして、
簡単にフォームの貼り付けができるのです。
更に、回答の集計結果にする事もできます
（「フォームの検索結果を表示」を選択）。
その他によくあるご要望は
ファームからの回答が送信されたら自動で
誰かにメールで通知を送る事です。
これはPower Automateを使えばできます。
⇒「【Power Automate】期限が来たら自動で通知メールを送信する。SharePoint「複数の項目の取得」アクション、フィルタークエリ」
それだけでなく色んな事ができます。
SharePointリストや特定のエクセルファイルに
回答を保存してその情報を既存の業務システム内で
自動で加工して使うなどする事ができます。
この様にマイクロソフト365を使いこなす事によって
今までにない業務改善をする事ができますので、
皆さんもご質問等があれば何でもお聞き下さい。
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