マイクロソフトFormsの基本と便利な使い方【初心者向け】

マイクロソフトFormsとは何か、その基本的な使い方を画像でステップバイステップで説明しています。またPowerApsとの分かり易い比較表や実務でどう使えるかもご紹介して、今日から使い始める事ができます。

マイクロソフトFormsの基本と便利な使い方

(動画時間:7:43)

 

マイクロソフトFormsとは?

 

こんにちは、リーンシグマ、ブラックベルトのマイク根上です。

 

今日はこの動画リクエストからです。

 

MS Forms動画リクエスト

「Sharepoint とFormsの連携方法はありませんか?」

 

SEOさん、ご質問ありがとうございました。この方とはメールのやり取りをしまして、実際作りたいのは、社内業務依頼申請フォームという事でした。SharePointのチームサイトに申請フォームを貼り付けてそこから社内の誰もが業務依頼申請ができるようにしたいという事です。

 

同じやり方で質問の受付やアンケート調査などをやっている会社もありますね。僕の会社ではフォームのリンクを各店長に送って店長はスマホでそのフォームを開いてそのまま店内自己点検を毎月させています。

 

そこで「フォーム」と聞くとGoogle Formsを思い浮かべる方もいると思いますが、それと同じようなサービスがマイクロソフトFormsなのです。マイクロソフト365に既定で含まれていますので、それをすでに使っている方は直ぐにFomsを使い始められるのです。

 

インターネットのブラウザーのURLボックスに「Office.com」と入れるとマイクロソフト365のログイン画面に行き、会社のメルアドとパスワードを入れると、エクセルやパワーポイント以外に下記の図の様な沢山のアプリを使う事ができるのです。僕も初めてこれを見た時はすごくビックリしました。

 

マイクロソフト365のホーム画面

 

その中に携帯アプリも作れるPowerAppsもありますし、今日のテーマのマイクロソフトFormsもここから使い始められるのです。

 

マイクロソフトFormsのフォームの作成の仕方

 

MS Formsのホーム画面

 

ここでフォームの他にクイズも作る事ができます。作り方はほとんどフォームと同じですが、正解を設定して、回答後にメッセージが出るようにできるし、クイズの正解スコアも回収する事ができます。学校の先生はこれをよく使ってます。しかし、今日はクイズではなくフォームの説明をします。

 

フォームの作り方

 

以前あるクライアントさんのご依頼で食堂予約申込フォームを作りました。編集もそれをしたい場所をクリックして簡単に始められるし、直観的な使い方なので細かい説明は不要でしょう。

 

画面右上の「プレビュー」をクリックして、PCや、携帯端末でのフォームの完成形を確認しながら作成ができます。参加者は各質問に答えて最後の「送信」ボタンを押して彼らの回答を簡単に回収できるのです。

 

MS Formsの携帯でのプレビュー画面例

 

質問の追加も選択肢での質問や、テキスト入力、評価、日付、その他の多くの書式から選べますし、質問の間にセクション名を入れる事もできます。これで回収したい情報の質問文を書いていくだけです。

 

MS Formsの質問の追加画面

 

各質問には「必須」ボタンがあり、それを有効にするとその質問の回答を必須にもできます。また「詳細設定」から回答を数値だけに制限する事や「分岐の追加」で回答によって次の質問を変える事などもできるのです。また、似たような質問が複数ある場合は上の「コピー」ボタンをうまく使うと完成が速いです。

 

MS Formsの質問の詳細設定

 

作ったフォームの共有の仕方

 

フォームが完成したら、右上の「共有」をクリックして、このフォームへのリンクをコピーします。このリンクを参加者にメールやテキストで送り彼らがそのリンクをクリックするだけでフォームがブラウザーで開くのです。

 

MS Formsのフォームの共有設定

 

その他にQRコードを生成して配布物に印刷したり、フォームのコードを生成してウェブサイトに直接貼り付ける事も簡単にできるのです。

 

フォームを共有する時に二つの選択肢があり、ここに書いてある通りなのですが、「リンクにアクセスできる全てのユーザーが回答可能」と「自分の所属組織内のユーザーのみが回答可能」です。

 

MS Formsのフォームの共有設定の種類

 

前者を選ぶとMicrosoft 365のライセンスを持っていない人でも回答できるし、後者ですとそのライセンスを持っていないといけないですが、だれがどの回答をしたのかを確実に集めたい時にこちらを選ぶといいでしょう。隣の「その他のフォームの設定」をクリックすると文字通り色んな設定ができます。

 

マイクロソフトFormsとPowerAppsの使い分け方

 

実はこの食堂予約申込フォームの作成依頼を受けた時はPowerAppsで作れないかと聞かれました。⇒「【PowerApps 事例】自分の作業時間を記録する携帯アプリを作る:作業時間記録アプリ」

 

もちろんPowerAppsでも同じような事やもっと複雑な機能を付ける事ができます。しかし、どちらも長所と短所があるので、今回その二つの比較表を作りました。状況によって使い分けられるのが一番良いでしょう。

 

MS FormsとPowerAppsとの比較表

 

今回の案件ではマイクロソフト365のライセンスを持っていない従業員や社外の人も対象だったのです。その時点でPowerAppsの選択肢がなくなります。しかし、マイクロソフトFormsではフォームのリンクを持っている人は誰でも参加ができるのでこちらを使ったのです。

 

しかし、マイクロソフトFormsでは情報を入力し送信するだけの一方通行ですが、他から情報を取得するなりの双方向のやり取りが必要ならPowerAppsが必要です。また、カメラ機能とかのそれ以上の機能が必要ならやはりPowerAppsを使います。

 

マイクロソフトFormsの他のマイクロソフトアプリケーションとの連携

 

こうしてフォームを配布し、回答を回収したら次にどうするのでしょうか?同じフォームの作成画面に行きます。画面右上の「応答」をクリックすると送信された回答の集計や個別の回答を見る事ができます。

 

MS Formsの応答の集計画面

 

また、「エクセルで開く」をクリックして、そのままエクセルで結果の分析もできます。

 

ここまで聞かれましてマイクロソフトFormsは「Google Formsと大差ないね。Googleなら無料で使えるよ」と言われる方もいるでしょう。実は僕は仕事でGoogle Formsも使っています。使えるツールは沢山持っていて、時と場合によって最適なツールを使いこなせるようになるのが重要だと思います。

 

マイクロソフトFormsの最大の長所は他のマイクロソフトのアプリケーションとの連携が簡単にできる事です。最初のご質問にある様に、SharePointやマイクロソフトTeamsの画面にフォームを簡単に貼り付ける事もできます。

 

例えばこれがSharePointのチームサイトで、編集モードにして、フォームを貼り付けたい場所の「+」のアイコンをクリックすると、マイクロソフトFormsを選択できます。先ほどのフォームのリンクをコピぺして、簡単にフォームの貼り付けができるのです。更に、回答の集計結果にする事もできます(「フォームの検索結果を表示」を選択)。

 

MS FormsのフォームをSharePointに貼り付ける

 

その他によくあるご要望はファームからの回答が送信されたら自動で誰かにメールで通知を送る事です。これはPower Automateを使えばできます。⇒「【Power Automate】期限が来たら自動で通知メールを送信する。SharePoint「複数の項目の取得」アクション、フィルタークエリ」

 

それだけでなく色んな事ができます。SharePointリストや特定のエクセルファイルに回答を保存してその情報を既存の業務システム内で自動で加工して使うなどする事ができます。

 

この様にマイクロソフト365を使いこなす事によって今までにない業務改善をする事ができますので、皆さんもご質問等があれば何でもお聞き下さい。

 

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