【MS Teams事例】マイクロソフトTeamsを販売促進に活かす方法

マイクロソフトTeamsで社内の情報共有とコラボレーションを強化する事により販売促進を成功させる事例の紹介です。MS Teamsの活用の仕方と昔のやり方を比較する事でTeamsの活用アイデアを考える事ができます。

【MS Teams事例】マイクロソフトTeamsを販売促進に活かす方法

(動画時間:7:55)

 

営業やマーケティング活用にも使えるマイクロソフトTeams

 

こんにちは、リーンシグマ、ブラックベルトのマイク根上です。

 

今日はこの動画リクエストからです。

 

MS Teams 販促 動画リクエスト

「Teams を利用して営業プロモーションしたいと思っていますが、
いい活用方法ありますか!」

 

Tadさん、動画リクエストありがとうございました。

 

まず、TeamsとはマイクロソフトTeamsの事です。
これについては前に3つの動画のシリーズで基本を詳しく説明しています。
⇒「Microsoft Teamsの本質とMicrosoft 365の他のツールとの違い」
今日はそれの活用事例になります。

 

営業プロモーションですが、
Teamsは社内のコラボレーションツールなので、
社外のお客さんに直接リーチできません。

 

ですので、このツールで社内の情報共有と
コラボレーションを強化する事により
販売促進を成功させると言う議論になります。

 

このリクエストで思い出すのは
実は僕は前の会社で全国販売大会の責任者をしていました。

 

その会社は全米に支店があり定期的に商品を決めて
それを全米の営業員に販促をしてもらっていました。
その経験を事例として使います。

 

その頃はTeamsが無かったのですが、
今だったら絶対にTeamsを使います。

 

Teamsの活用の仕方とその頃のやり方を比較する事で
Teamsの活用アイデアを考える事ができると思います。

 

MS Teams のチームにメンバーの一括登録の仕方

 

まず、初めにやる事はTeams内で販売大会用のチームを作って、
チーム名の右の「・・・」からの「メンバーを追加」から
全営業員を追加します。

 

MS Teamsメンバーを追加

 

しかし、ここで一つ問題です。
営業員のメールアドレスのリストがエクセルであっても、
一人ずつコピペでチームに追加しなければいけません。

 

MS Teamsメンバーを追加2

 

その会社には全米に営業員と営業部長が
100人以上いたので大変な作業になります。

 

今のところその画面から一括でメンバーを追加する術は無いですが、
他の方法が二つあります。

 

一つは、同じメニュー内の「チームへのリンクを取得」から、
このリンクをコピーして全営業員にそれをメールで送り、
彼らがそれをクリックするとこのチームに参加できます。

 

MS Teamsチームへのリンクを取得

 

しかしこの方法だと彼らが応答しないなど確実ではないですよね。
もう一つの方法はPower Automateを使う方法です。

 

ネットで「MS Teams メンバー一括登録」
などで検索すると沢山出てきますが、
Qiita.comの下記リンクのページは図解で説明しているのでお勧めです。
⇒「Teamsのメンバーを一括登録する(一般ユーザーで)」

 

そのページのやり方を簡単に言うと次の手順です。

  1. エクセルで全参加者のメールアドレスの一覧を作成し、OneDriveに保存する。
  2. Power Automateの手動トリガーがそのエクセルファイルに接続する。
  3. そのメールの社員をまとめてチームのメンバーに追加します。

 

そのページにはステップバイステップの図解説明があり、
そんなに難しくないので挑戦してみて下さい。

 

情報共有やオンライン会議もMS Teamsなら簡単

 

チーム内でのテキスト投稿

 

それでは販売大会の話に戻ります。

 

次に何をしましょう?
まずは新しい販売大会の告知ですね。

 

その頃はメールとスカイプを使っていて、毎回毎回、
全営業員のアドレスを用意してメールの作成をやっていました。

 

当時はそれが当たり前でしたが、
Teamsだとすごく楽になります。

 

Teamsだとチーム内で告知文をタイプして投稿するだけで、
参加者全員にリーチできます。

 

メンバーが予め登録されているので
その後は誰を含めるかとか考える必要がありません。

 

新メンバーのチームへの登録は
各支店が責任持って管理してもらう様にしましょう。

 

ビデオ会議と会議の録画

 

キックオフ会議の招待も
右上の「会議をスケジュール」から
簡単に全営業員に招待を送れます。

 

MS Teams 会議のスケジュール

 

会議中、画面右上の「・・・」から「レコーディングを開始」
この会議を簡単に録画できます。

 

MS Teams 会議の録画

 

録画終了後にそのチームの画面に戻り、
会議の録画のサムネ画像をクリックする事により、
いつでもその録画を視聴できます。

 

また、そのサムネ画像の右の「・・・」から
「リンクを取得」を選んで、
次に出てくるリンクを営業員に送って
会議に参加できなかった人にも
簡単に録画を見させる事ができます。

 

MS Teams 録画のリンクを取得

 

「ファイル」タブで簡単にファイルの共有

 

また、その頃は販促商品のチラシや、
商品説明の資料のファイルを
メールに添付して送っていました。

 

しかし、そのメールは日々の
他のメールに埋もれていきますよね。
添付ファイルを探すのも大変です。

 

MS Teamsでは投稿にそれらのファイルを添付すると、
添付ファイルだけを上の「ファイル」タブに保存されますので、
営業員はそれらのファイルを簡単に見つけられます。

 

MS Teams 「ファイル」タブ

 

更に僕は次の機能が特に好きです。

 

以前は配布したファイルにミスがあり、
再送信して、恥ずかしい思いをよくしました。

 

しかし、Teamsでは同じファイル名のファイルを
「ファイル」タブにドラッグ&ドロップするだけで
上書きができるので、簡単に
営業員に常に最新のファイルを使わす事ができます。

 

MS Teams による知識のデータベース化

 

ここまではTeamsにすると
作業が楽になるという内容だけでしたが、
Teamsはそれだけではないです。
ビジネスの仕方を根本から変えてしまいます。

 

例えば営業員が商品について質問が出たとしましょう。

 

今まででしたらその営業員はその支店の購買部に問合せ、
もしその購買部が分からなければ
本社の購買部に問い合わす事になります。
同じ質問で全米でそれらをやっていたかもしれません。

 

それではTeamsではどうなるでしょうか?
Teamsでは各チーム内にトピック毎にチェネルを作れます。
今回の例では販促商品毎にチャネルを作ると良いでしょう。

 

MS Teams チーム内のチャネル

 

そして支店と本社の購買部の担当者も
このチームに参加してもらうのです。
すると一人の営業員がその商品について質問を投稿して
本社の購買部がその質問に答えたら
その返答が全社員の知識になるのです。

 

そのやり取りを読んだ他の人が関係する質問をしてきたり、
自分の経験談などを共有するようになって
全員のその商品に対する理解が深まります。

 

またTeamsには強力な検索機能がありますので、
必要な情報を簡単に見つけられます。

 

また後から参加した新メンバーも
過去のやり取りに全てアクセスできますので、
このチーム自体が知識のデータベースになるのです。

 

営業員は皆外回りが基本でした。
そこで各営業員は自分のスマホに
MS Teamsのアプリをインストールします。

 

そのアプリでも全てのTeamsの機能が使えますので、
どこにいても必要な情報を取得できるし、
客先で起こった事や見たものを写真や動画で撮って
それを皆に共有する事もできる様になるのです。
これってビジネスのやり方が根本的に変わると思いませんか?

 

ちなみに僕の娘達は学校でTeamsを文房具の様に毎日使っています。
彼らが社会人になったらTeamsを当たり前に使うでしょう。
ですからこれが将来の仕事のやり方に間違い無くなりますので、
今から実践してみて下さい。

 

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