OneDrive、MS Teams、SharePointのオンラインストレージの使い分け方

今日はマイクロソフトのOneDrive、Teams、SharePointのオンラインストレージ機能としての本質的な違いを整理し、各ツールでの特徴的なテクニックを図解し、どう使い分けたら良いかをご紹介します。

OneDrive、MS Teams、SharePointのオンラインストレージの使い分け方

(動画時間:9:09)

 

OneDrive、Teams、SharePointの本質的な違い

 

こんにちは、リーンシグマ、ブラックベルトのマイク根上です。
業務改善コンサルをしています。

 

今日はこの動画リクエストからです。

 

MS 365 のオンラインストレージツールの動画リクエスト

 

「いつも興味深いご紹介ありがとうございます。
365のサービスが色々ありすぎて、
どのサービスを使うべきなのか判断がなかなかできません。

例えば、OneDriveで共有してExcelを編集作業する方がよいのか、
OneDriveではなくSharePointもしくはTeamsを使うべきなのか、等です。」

 

ころまるさん、リクエストありがとうございます。
このリクエストはマイクロソフトTeamsの本質についての動画のコメントで頂きました。
⇒「Microsoft Teamsの本質とMicrosoft 365の他のツールとの違い」

 

MS 365 のコミュニケーションツールの違い

 

その動画ではマイクロソフト365のコミュニケーションツール
としての役割の違いを話しましたが、

今回はオンラインストレージとしての
マイクロソフト365を整理してみようと思います

 

最近はリモートワークの普及で
マイクロソフト365を導入する会社が増えています。
その時点でOneDrive、Teams、SharePointで、
違うオンラインストレージツールを使い始められるのです。

 

それぞれ機能や特性が違うので、
どう使い分けたら良いのかというのが今回のご質問になります。

 

これらのサービスで本質的に何が違うのかを考え図にしてみました。

 

MS 365 のオンラインストレージツールの違い

 

縦軸が使用範囲で下が個人使用、上に行くほど組織全体になります。
横軸がファイル毎のアクセス権変更機能についてで、
左に行くほど多数の機能があり、右に行くほど少数になります。

 

図の様にSharePointでは組織全体でファイル共有をするのに適していますが、
人数が多いのでファイル毎に個別に使用許可を出すのは難しいです。

 

逆にOneDriveは基本的に個人で使いますが、
ファイルの共有もできます。

 

その時にそのファイル毎に誰にどの様に
共有するのかを細かく指定できるのです。
逆に言うと指定しなければ共有ができないとも言えます。

 

一方、TeamsやSharePointではそれぞれのグループで
参加している人が決まっていますので、
そこでファイルを共有したら自動で瞬時にその参加メンバー全員が
そのファイルへのアクセスができる様になります。

 

この様な特性を考える事によってファイルを共有する時に
どのツールを使ったら良いかが分かってくると思います。

 

Teamsは将来、会社の文房具になる

 

先ほどの図でTeamsの領域が一番広かったですね。
それはマイクロソフトがユーザーにこのTeamsを
仕事のハブとして使ってもらう様に設計しているからです。

 

ですから僕らはその様に使うのが一番効率的なのです。
つまり、Teamsを先に開いてそこから
他のアプリを開けて仕事をするのです。

 

話は少し脱線しますが、
僕には二人の中学生になる娘がいまして、
彼女達は毎日そのTeamsを使ってリモート授業を受けています。

 

彼女達にとってTeamsはもう文房具になっています。
そんな彼女達の世代が社会人になる頃には
Teamsを当たり前の様に使って仕事をする時代が来ているでしょう。

 

ですから僕らも仕事で積極的にTeamsを使っていった方が良いのです。

 

OneDriveは個人使用用だが細かいアクセス制限設定ができる

 

次に各ツールを個別に見ていきましょう。
まずはOneDriveです。これもTeamsから操作できます。

 

MS Teams内のOneDrive1

 

Teamsの左のアプリの一覧で「ファイル」をクリックすると、
そこに「クラウドストレージ」の欄に
「OneDrive」があるのでそれをクリックします。

 

そこがOneDriveで保存した全てのファイルやフォルダーを
閲覧したり、開いたりできるのです。

 

新規のファイルを作るのもメニューバーの
「+新規」からできますし(上図参照)、
もちろん、エクセル、ワードなどのアプリケーションから
保存する時にOneDriveに保存する事もできます。

 

各ファイル名で右クリックすると
そのファイルに対して、下のこれらの事ができます。

 

MS Teams内のOneDrive2

 

その一つの「リンクをコピー」をクリックし、
そのリンクを他の人に送ってその人もそのファイルを開いたり、
ダウンロードができる様になります。

 

しかし、Teamsは社内のコラボレーションツールですので
このリンクは既定では社内の人でないと使えませんし、
社内の人でこのリンクを受取った人は
誰でもこのファイルを開ける事ができます。

 

社外の人に閲覧権限を与えたり、
逆に社内の人に閲覧制限を付けたい場合は
メニューバーの「OneDriveで開く」をクリックします。

 

するとOneDriveアプリのホームページがブラウザーで開き、
似たような画面ですが、ファイル名で右クリックして、
こっちからですともっと多くの事ができるのが分かります。

 

OneDrive ファイル名で右クリック

 

その中の「共有」を選ぶと(下図参照)、
この設定だと社外の人もこのファイルを見る事ができる様になるし、
パスワードを設定したり、特定のユーザーだけとか、
また閲覧のみや編集権限をあげたりと、細かい設定ができます。

 

OneDrive 共有機能

 

こういう事ができるのがOneDriveの強みです。

 

もう一つのOneDriveの強みは「同期」です。

 

通常、PCがインターネットに繋がっていないと
OneDriveもTeamsも使えません。

 

この同期機能を使うとPC内に同じフォルダーが作られて、
オフラインの時でもそのファイルが使えるし、
オンラインになった時にOneDrive側にその間の作業内容が更新されます。
それを同期と呼びます。

 

メニューバーの「同期」をクリックして、
アカウントのセットアップをして、
その同期機能を使い始める事ができます。

 

マイクロソフトTeamsのファイル共有機能

 

次にTeamsの保存機能を見ましょう。
やっぱり、Teamsはマイクロソフトの戦略商品なので
すごく使い易いです。

 

左の「チャット」アプリ、メニューバーの「ファイル」をクリックして、
今まで各チャット相手と共有したファイルを全て一覧で見たり開けたりできます。

 

MS Teamsのファイル管理機能

 

これはあたかも各相手と個別の共有フォルダーが持てるという事です。

 

サイズが大きいファイルをメールに添付して送るのではなく、
ここから共有しメッセージを送ったら無駄が少ないです。

 

これと同じ事を参加している各チームでもできます。
同じ様に「チーム」アプリを開いて
メニューバーの「ファイル」タブを開くのです。

 

MS Teamsのファイル管理機能 2

 

ちなみ「…」をクリックして「+クラウドストレージを追加」から、
マイクロソフト以外のストレージサービスと接続して
この画面からそのデータの一覧を見てファイルを開く事もできます。

 

MS Teamsのファイルの保存先はSharePointのドキュメントライブラリ

 

最後にSharePointですが、
その前にTeamsとSharePointの関係について触れときます。

 

実はTeamsのデータの保存先は技術的にはSharePointなのです。
つまり、入り口はTeamsでも保存される場所はSharePointなのです。

 

上図の展開されたメニューバーを見ると
「SharePointで開く」とあります。
ここの「ファイル」タブはチーム名が「全国販売大会」の
「商品A」チャネルである事に気を留めて下さい。

 

その「SharePointで開く」をクリックすると、
SharePointのページがブラウザーで開きます。

 

MS TeamsとSharePointの関係

 

するとここは「全国販売大会」のサイトのドキュメントライブラリで、
さらにその中の「商品A」フォルダー内なのです。
これはどういう事でしょうか?

 

実はTeamsで各チームを作成する度にSharePointサイトが作成されて、
チャネルを作成する度にそのドキュメントライブラリに各フォルダーができて、
各フォルダーと各チャネルの「ファイル」タブが同期しているのです。

 

Teamsから作るかどうかでSharePointのユーザーの権限が変わる

 

SharePointは保存機能だけでなくチームの掲示板や
SharePointリストでチーム内で使えるデータベースも構築できます。

 

Teamsでチームを作成すると
SharePointサイトが自動で作成されているので、
各チームでの掲示板や簡易データベースを構築すると、
その参加者の管理をTeams内で同時にできるので管理が簡単になります。

 

しかし、TeamsからできたSharePointサイトを使う問題点が一つあります。
このサイトの参加者には全員「編集」権限が
与えられると言う事です。

 

つまり、参加者全員がそこの掲示板や
共有されたファイルの変更ができてしまい、
閲覧のみの権限に変えられないと言う事です。

 

これはTeamsのコンセプトがコラボレーションだからだと思います。

 

もし参加者に共有されたファイルや掲示板を
閲覧のみにするためにはTeamsを使わずに
SharePointサイトをマニュアルで一から作成したら、
各種の設定でその様にできます。

 

逆に言うと閲覧のみにする必要がなければTeamsを使えば良いのです。

 

大勢を対象に閲覧のみの設定が必要なケースはまれだと思いますので、
一般の方達はOneDriveとTeamsだけを使えば良いと思います。

 

しかも細かいアクセス権限の設定が必要な時もまれですので
普段はオンラインストレージの機能は
Teamsだけを使っていればいいのではないでしょうか。

 

それが僕の結論です。

 

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