親和図法で問題/アイデアを整理しよう。【エクセルテンプレート】

親和図で全ての事案を書き上げて親和性のあるもの同士で整理し、グループ名を簡単に考えることが出来ます。問題が山積みで何から始めたら良いか分からない時や、漠然とした沢山のアイデアがあって次に何をしたら良いかを考えたい時にこの親和図がすごく便利です。

親和図法で問題/アイデアを整理しよう。【エクセルテンプレート】

(動画時間:5:09)

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親和図法で問題/アイデアを整理する。

 

こんにちは、リーンシグマ、ブラックベルトのマイク根上です。

 

今、本を書いています。他の作家さんとの共著で、フィクションの小説です。小説を楽しみながらプロジェクトマネジメントとリーンシグマを学べる珍しい本です。年内には出版したいですね。

 

その小説の話の中の会社が持つ沢山の問題を作家さんが作ってくれました。僕の主人公がそれをどうするか悩んでいます。そこで使ったのが新QC7つ道具の親和図法です。KJ法とも呼ばれます。今回もテンプレートを作りました。そのテンプレートでは優先順位付けが出来る機能がついています。

 

親和図法完成図

 

上図が僕のテンプレートでの親和図の完成例です。全ての事案を書き上げて親和性のあるもの同士で整理し、グループ名を簡単に考えることが出来ます。これにより数ある問題の中から次の行動計画を考えるヒントを出せます。

 

他の用途では漠然とした沢山のアイデアがあって次に何をしたら良いかを考えたい時にもこの親和図がすごく便利です。

 

僕の作家さんが作ってくれた会社の問題では大きな問題から小さな問題まで12個有ります。テンプレートを使って整理しましょう。

 

親和図法のテンプレートの使い方

 

テンプレートの右側に使い方が書いてあります。最初にやろうとする課題を書き出します。今回は「沢山ある問題を書き出し整理する。」です(下図セルB4参照)。

 

次にB列にさっきの問題を全て書いていきます。それをやったのが下図内のB列です。後でそこに書き込んだ文章を優先順位付けするのに使いますので文章は短く簡潔に書いて下さい。

 

次に親和性が高いもの同士をグループ分けします。各事案を見ていき同一グループになる事案に同じ数字をD列に書いていくのです。最初はいつも1ですね。最初の3つはどれも関係性が無いので皆違う数字にします。4つ目は2つ目と親和性があります(下図参照)。全ての事案に数字を入れていきます。

 

親和図番号入力中

 

全ての事案で番号を入れ終わったらD列のオートフィルターで並べ替えをします。すると同じグループ同士が上下に並びますね。これによって各グループが何のグループなのかがより分かり易くなります。各グループ名を決めてE列に書いていくと親和図の完成です。

 

「7つの習慣本」流で優先順位付けをする。

 

次に下図内セルH20にある「テキストボックス自動作成ボタン」をクリックします(下図参照)。するとグループ名とB列に書いた各文章が入っているテキストボックスを自動で作成されます(下図内緑のテキストボックス参照)。おまけにグループ毎に色分けもされています。これを次の優先順位付けをするのに使います。

 

テキストボックス自動作成ボタン

 

沢山やる事があるので、優先順位が分からないと良い行動計画が作れません。7つの習慣の本の時間管理の章の中で、各事案の「重要度」と「緊急度」だけを考える事でそれらの優先順位付けをする事が出来ると言っています。詳しくは下のリンクの記事を読んで下さい。

 

自己管理能力の上げ方 【7つの習慣】から学ぶ
「7つの習慣」本から「自己管理能力の上げ方」についてです。自己管理能力の高低はつまるところ限られた自分の時間の中で優先順位を決めて生活をしているかどうかです。その時に「緊急度」と「重要度」を考えることで自己管理能力を上げるのです。 ...

 

このテンプレートの下半分でその優先順位付けが出来ます。縦軸が「重要度」で横軸が「緊急度」です(下図参照)。すると「重要であり、緊急な事」「重要であるが、緊急でない事」「重要でないが、緊急な事」そして「重要でも、緊急でもない事」と四つの領域があります。

 

優先順位表

 

ここでのポイントは二つあります。一つは第二領域の「重要であるが、緊急でない事」が第三領域の「重要でないが、緊急な事」より優先順位が高い事です。ここを間違っている人が多いです。もう一つのポイントは「重要度」を考える基準を明確にする事です。

 

ですから上図内セルB29の「今回一番達成したいことは?」の後に自分の答えを入れて下さい。僕の本の主人公は「生産性を下げずに全オペレーションを安定させる。」と書きました。自分の事案の中でこれに関係度合いが高いほど「重要度」が上がる事になります。そして、さっき作成されたテキストボックスの内容を一つずつ評価し、この表に当てはめていくのです。

 

全ての事案を当てはめたのが下図になります。縦軸が「重要度」ですので、上にあるボックスほど優先していくのです。これを見ると生産管理部の改善が急務なのが一目瞭然ですね。

 

優先順位表完成図

 

このテンプレートによって僕の本の主人公も次に進む事が出来ました。親和図法は色んな場面で使えますのでぜひ活用してみて下さい。