業務改善と標準化を同時に実現:MS 365業務システム開発

直ぐに使える標準作業手順書エクセルテンプレート、5ステップ手順付き【初心者向け】

    
5ステップ、標準作業手順書(SOP)の書き方【エクセルテンプレート】
\ この記事を共有 /
直ぐに使える標準作業手順書エクセルテンプレート、5ステップ手順付き【初心...

標準作業手順書(作業標準書)とは、その対象業務の一番良い作業方法がステップバイステップで書かれていて、標準化を実現するのに非常に重要な資料になります。この標準作業手順書の作成手順をエクセルテンプレート上で説明します。

(動画時間:5:07)

ダウンロード  ←これをクリックして「標準作業手順書(SOP)」のテンプレートをダウンロードできます。

 

標準作業手順書/作業標準書(SOP)とは?

 

今日は、リーンシグマブラックベルトのマイク根上です。
業務改善コンサルをしています。

 

標準作業手順書とは、
その対象業務の一番良い作業方法が
ステップバイステップで書かれていて、
全ての作業者にそれに沿って作業を
する様に義務付けるものです。

 

標準化を実現するのに非常に重要な資料になります。

 

サービス業務の改善プロジェクトの場合、
最後に完成した新業務フローのSOPを作り、
全作業者をそれで研修してプロジェクトが
終了するケースが多いです。

 

作業標準書や英語がStandard Operating Procedures
なのでSOPとも呼ばれます。
エクセルでテンプレートを
作りました
ので使ってみて下さい。
⇒「標準作業手順書(SOP)」のテンプレートをダウンロード。

 

標準作業手順書の作成手順(テンプレート使用)

 

標準作業手順書テンプレートブランク

 

上図が今回のエクセルテンプレートです。
そして標準作業手順書の作成方法の5段階がこれです:

  1. 対象業務フローを明確化する。
  2. この標準作業手順書の読者を明確化する。
  3. 標準作業手順書の書式を決める。
  4. 作業手順を時系列に書いていく。
  5. 熟練者と未経験者に完成した標準作業手順書を試してもらい、改善していく。

 

1)対象業務フローを明確化する。

 

フローの始まりと終わりはどこなのか?
また、なぜこのSOPを書く必要が

出てきたのか?どんな問題が有るのか。
何を特に改善したいのか?
実際に書き出しておきましょう。

 

2)この標準作業手順書の読者を明確化する。

 

誰が読むのか?
この業務フローのどの作業者が読むのか?
彼らのその業務の熟練度、
どの程度の専門用語が使えるか?
これも書き出して下さい。

 

基本は各職務に一つのSOPを作ることです。
人によって標準作業が変わる場合は
それぞれのSOPを作る必要がありますので、
ここでそれらの必要性も考えておきましょう。

 

3)標準作業手順書の書式を決める。

 

全てのSOPに通用する書式はありません。
ここに代表的な三つの書式をあげています。
どの書式を使ったらいいかの目安は二つあります。

 

その業務フロー内で状況によって作業が変わる、
いわゆる「判断」の数が多いかどうかと、
「ステップ数」が多いかどうかです。

 

SOPの書式の決め方

 

「判断数」も「ステップ数」も少ない時は
「単純ステップ書式」を使います。
作業の各ステップを単に箇条書きにしたものです。

 

「判断数」は少ないが「ステップ数」が多い時は
「 階層式ステップ書式」です。
対象プロセスのステップを分類して
階層的に書きます。こんな感じですね。

 

階層式ステップ書式

 

「判断数」も「ステップ数」も多い時は
「 フローチャート書式」が良いですね。
また、複数の部署や作業者に
作業が行き来する様な
複雑なプロセスにも使います。

 

フローチャートの書き方の動画を
以前作りましたので、
次のリンクをクリックしてご覧になって下さい。

⇒5ステップ、フローチャートの作成の仕方【エクセルテンプレート】

 

4)作業手順を時系列に書いていく。

 

もし自分がその作業を熟知していなければ、
一番優秀な熟練者達を見つけて
インタビューをして作ります。

 

ここで一つ大事なことがあります。
SOPを書き始める前にベストな標準
作業方法が確立されていることです。
作業方法が悪いSOPを作っても
意味が無いですよね。

 

このテンプレートは「単純ステップ書式」と
「階層的ステップ書式」用です。
まず上部の一般情報を埋めていきます。
このテンプレートはあえて必要最低限の項目欄しかありません。

 

 

備考欄が二つありますので、他に必要
事項があれば項目名を変えて使って下さい。
ここに対象作業者の各作業ステップを
時系列に書いていきます。

 

自分がこのSOPを見ながら
その作業をしているのを思い
描きながら書いて下さい。

 

SOPを書く上で大事な事は
「簡潔に分かり易く書く事」です。
出来れば図や写真などもあると良いですね。

 

それでいて作業に必要な情報、使う工具や、
注意事項等も網羅する必要があります。
逆に言うと、その作業に直接必要の無い
情報は入れないことです。
簡潔で分かり易くなりませんよね。

 

作業者が常に各文の主語になりますので、
主語無しで「どうやって」と
「何をする」を書いていけば良いのです。

 

5)熟練者と未経験者に完成した標準作業手順書を試してもらい、改善していく。

 

このSOPは会社のビジネスの
ノウハウであり、宝となります。

 

こうやって紙面化する事により
会社の標準化が進むだけでなく、
更なる業務フローの改善を進める事が出来ます。
完成したSOPを更に改善する努力を続けて下さい。

 

「こちらの記事も読まれてます