サプライヤー評価シートの使い方【エクセルテンプレート】

サプライ―評価シートで将来の購買リスクは無いか、またもっと良い購買体制を作るために自社のサプライヤーを評価し、改善の行動計画を作り方と購買活動を改善するPDCAサイクルの回し方をテンプレート上で実演します。

サプライヤー評価シートの使い方【エクセルテンプレート】

(動画時間:8:59)

ダウンロード  ←これをクリックして「サプライヤー評価シート」エクセルテンプレートをダウンロード出来ます。

 

サプライヤー評価の重要性

 

こんにちは、リーンシグマ、ブラックベルトのマイク根上です。
業務改善コンサルをしています。

 

今日はこのリクエストからです。

 

サプライヤー評価シートテンプレリクエスト

「Supplier performance check sheetの雛形がございましたら
リンクを貼って下さい。 よろしくお願いいたします。」

 

高橋さん、リクエストありがとうございました。
動画リクエストではなくテンプレートのリクエストだったのですが、
タイムリーな話題だったので取り上げました。

 

「Supplier performance check sheet」ですが、
日本語では一般的に「サプライヤー評価シート」
と呼ばれています。

 

ほとんどの会社は他社から商品やサービスを買って、
それに付加価値を付けて自分の顧客に
商品やサービスを販売していますね。

 

しかし、昨今は社会やビジネス界が激変していて、
多くの不安材料があり、他社からの
供給の品質や納品が不安定だったり、
コスト高であればそれは直接自社の収益に影響します。

 

日常業務に忙しく、在庫が切れそうになったら
いつもと同じ業者から同じものを買っていたり、
購買担当者に任せっきりになっていませんか?

 

そこで一度、将来の購買リスクは無いか、
またもっと良い購買体制を作るために
自社の購買状況やサプライヤー状況を振り返り、
状況の棚卸をする事をお勧めします。

 

これは一年に一回など定期的にやるのが良いでしょう。
その棚卸の結果、改善の行動を起こすのです。
これで購買活動の改善のPDCAサイクルを回すわけです。

 

高橋さんとはその後、メールでやりとりをしまして、
今回のサプライヤーの評価をする目的を聞きました。

 

  1. サプライヤーのパフォーマンスを向上させて
    Win Winの関係を築く事と、
  2. サプライヤーを変える場合の指標とする為という事です。

 

それを視野に入れて、ご要望にお応えし、
今回もエクセルテンプレートを作りましたので、
それに沿ってご紹介します。

 

サプライヤー評価シートのエクセルテンプレートの使い方

 

サプライヤーの評価項目を決定する。

 

サプライヤー評価シートテンプレートブランク

 

これがそのテンプレートです。
その右側に使い方も書いてあります。

 

最近はサプライチェーンが国際化していますので、
隣のシートに英語版も作りました。
必要な方をお使い下さい。

 

手順はこうです。

 

まず、会社としてのサプライヤーの評価項目を決めて、
上の緑のセルに入力して下さい。(下図参照)
僕の方で一般的なものを書き込んでいますが
変更されても結構です。

 

サプライヤー評価項目

 

最初の3つはサプライヤーの提供している
商品やサービスの品質、コスト、納品関係で、
英語のQuality、Cost、DeliveryからQCDと言われ、
ビジネスの主要なKPIですので、
これは必須項目です。

 

品質の良し悪し、コストの安さ、
そしてジャストインタイムの納品が
できているかを評価するのです。

 

普通は自社のKPIとしてこのQCDを使いますが、
サプライヤー評価でもそのまま使えるわけです。

 

各サプライヤーがこの3つのKPIを向上するのに
どの様な努力をしているかを
相手の担当者に聞いてみると良いでしょう。

 

その次に「技術、開発力」と
「経営陣、経営体制」としました。
これらを見る事で広い視野での評価ができます。

 

そして最後が「将来のリスクの無さ」を入れています。
前述しました様に、今は不確実性が非常に高い時代です。
各サプライヤー毎に将来に渡って
どんなリスクがあるか検証して評価をします。
リスクが無いほど高い評価をするのです。

 

この様な評価項目は一般的に言われているもので
自社の戦略に則って入れ替えたり、
追加をし、より最適なものにして下さい。

 

次にする事が各項目の下のセルに
1から5で重要度を入力する事です。
大きいほど重要です。

 

この各評価項目の重要度や優先順位が違いますよね。
ここの数値の違いにより、
各サプライヤーの総合スコアーへの影響の重さを
変える事ができるのです。

 

この評価項目とその重要度の策定を社内で
一度話し合って決定をして下さい。

各サプライヤーの評価をする。

 

ここまで準備をしてこのファイルを各購買担当者に送って、
彼らが担当をしているサプライヤーの評価をしてもらいます。

 

各購買担当者は自分が担当している
サプライヤー名、その購買商品、
そして最近の月間購買金額をB、C、D列に入力します。
この情報で他の人が理解し易くなるからです。
特に月間購買金額を比べる事で
各サプライヤーの現在の重要度が分かります。

 

サプライヤー評価シートテンプレートブランク

 

そして各サプライヤーを評価するわけですが、
各評価項目毎に1から10で
評価点を入力していきます。

 

この時に注意点が二つあり、
一つはできるだけ客観的なデータに基づく
評価をしたいところです。
例えば品質なら、不良率やクレーム件数、
コストなら主要商品の価格の比較表など、
自分の評価値の根拠となるデータを揃えると
次のステップの管理者の再評価の時に役立ちます。

 

もう一つの注意点は
評価値を入れる時に過去から現在に対しての
結果だけで評価しない事です。

 

前述した実績データも重要で、
それらの評価値への影響は大きいですが、
ここでは将来に対する期待値
としての点数を入力して下さい。

 

例えば、最近調子が悪かったサプライヤー
があったとします。
その問題が改善されたと言う情報があれば、
将来はその問題は解決されると解釈して、
期待値は高くなります。
その数値を入れるわけです。

 

この分析作業はある意味
将来のリスク管理ですので、
入力する評価値は実績値ではなく
期待値を使った方が良いのです。

 

ですから、購買担当者は
各サプライヤーと良い関係を築き、
普段からその様な情報を
持っておく事が重要になるのです。
その様な情報をN列の備考欄に記入しておくと、
後で上司が再評価をする時に必要な情報となります。

 

もし、入力するスペースが狭いようでした、
セルの高さを増やして下さい。
それでも印刷のレイアウトは崩れません。

 

また、セル内でAltキー+エンターキーで
セル内での改行ができます。

 

全ての項目に評価点を入れたら
ピンク色のM列にそのサプライヤーの
総合スコアーが出てきます。
これらを分析して、
購買担当者の視点からの次の行動計画を
同じN列の備考・アクションプラン列に書き込みます。

 

管理者が再評価をし、次の行動計画をし、実行する。

 

各購買担当者から作成した評価シートを
提出してもらうわけですが、
各自の主観で各評価値を入れていて、
全てのサプライヤーを比較する時に、
出てきた総合スコアーを額面通りで比べられません。

 

彼らの責任者が、彼らから説明を受けて
再評価をするとバイアスが少し減りますので、
総合スコアーの信ぴょう性を上げる事ができます。

 

責任者は忙しいですが、
これによりその責任者はサプライヤーの最近の状況を
理解する事もできますので、
この再評価はぜひやって下さい。

 

全ての分析で言える事ですが、
分析をして何もしなかったら
その作業が無駄になります。
その分析を基に次の行動計画を
立てて実行するのは必須です。

 

例えば将来へのリスクが高いのに
沢山買っているサプライヤーが有ったり、
ある商品のサプライヤーが一社しかなければ
それ自体がリスクになります。
以前の動画でやりましたが、
トヨタでは全ての購買品でサプライヤーを
二社持つ事が義務付けられています。
⇒「トヨタの調達方針とKEIRETSU戦略【トヨタ生産方式】」

 

その様な問題を解決する行動計画を
立てて実行するのです。
それを担当者任せにするのではなく、
他の部署の協力が必要な時もありますので、
責任者も一緒に考えて、
また、その計画がちゃんと実行できているか
どうかの進捗管理までして下さい。

 

その様な改善のPDCAサイクルを回すのに
今日ご紹介したサプライヤー評価シートをご活用下さい。
⇒「サプライヤー評価シート」エクセルテンプレートをダウンロード

 

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