【Power Automate】承認ワークフローの結果をSharePointリストに追加/編集する方法(「項目の更新」アクション)

この記事ではPower AutomateでSharePointリストにデータの追加や更新のやり方を分かり易く図解しています。データの追加には「項目の作成」アクションを使い、データの更新には「項目の更新」アクションを使います。

【Power Automate】承認ワークフローの結果をSharePointリストに追加/編集する方法(「項目の更新」アクション)

(動画時間:8:36)

 

Power AutomateとSharePointを使った承認ワークフローのやり方

 

こんにちは、リーンシグマ、ブラックベルトのマイク根上です。

 

今日はこの動画リクエストからで、
Power Automateを使った承認ワークフローの動画に
このコメントを頂きました。

 

SPリストに追加編集動画リクエスト

「承認の結果をshearpointの申請書リストを更新して反映させる工程が失敗します。
どのようにしたらよろしいでしょうか?」

 

カオリハラさん、コメントありがとうございました。
コメントを頂いた動画の続きを聞かれている様です。
まず、そのシナリオを整理しましょう。
もしPower Automateの使い方を直ぐに知りたい方はこの章を飛ばして下さい。

 

PowerAppsアプリで承認申請書の写真を撮り
それがPower Automateによって
SharePointドキュメントライブラリに保存されます。

 

その後自動でOutlookから承認の依頼メールが上司に行き、
それを見て上司が承認か却下のボタンを押します。
それが次のトリガーとなり、その応答によって
違うメールが承認依頼者に届きます。

 

承認ワークフロー説明

 

ここまでが前回の動画の内容でした。

 

今回は承認の進捗状況や過去の承認履歴を
見られるようにする機能をつけるための作業になります。

 

その情報の保存場所をSharePoint リストで作り、
Power Automateで自動で新規データを追加したり、
内容を更新するやり方をお見せします。

 

ライブラリに撮影画像が保存されるまでは同じですが、
今度はその後SharePointリストにも申請内容が保存されます。

 

その後承認/却下のメールが申請者に行った後に、
承認結果がSharePointリストに保存されるようにするのです。

 

承認ワークフロー説明2

 

Power AutomateのSharePointリストにデータを追加する「項目の作成」アクション

 

SharePointリストを作成した後の作業を説明します。

 

Power Automateの開発画面で、
前回作ったフローを編集します。
承認依頼メールが出される直前に
今回作ったSharePointリストに内容を保存してみます。

 

前回作ったフロー

 

そこに「アクションの追加」をクリックし、
「SharePoint」で検索して「項目の作成」アクションを使います。
ここでいう「項目」とはレコードや行の事で
新しいデータを追加する事です。

 

それをクリックし、さっきのサイトとリスト名を選ぶと
そのリストの列名の一覧が出てくれます。便利ですよね。

 

そして各列に必要な情報を入れていきます。
列名にカーソルを持ってくると
選択可能な「動的なコンテンツ」が出てきて
そこから選ぶこともできるのです。

 

選択可能な動的なコンテンツ

 

もしかしたら皆さんの画面では
あまり「動的なコンテンツ」が出てこないかもしれません。
後のステップになるほどその前のステップで
作成したコンテンツが使える様になるのです。

 

PowerAppsが最初のトリガーの場合でしたら、
PowerAppsのステップで「もっと見る」をクリックして、
「PowerAppsで確認」を使うと、
そのデータをPowerAppsから持ってくる事ができる様になります。

 

PowerAppsの「もっと見る」

 

Power AutomateのSharePointリストのデータを編集する「項目の更新」アクション

 

次に最後のステップの上司の応答によって
違うメールが送られた後に
その上司名と承認結果をSharePointリストに記録するステップです。

 

最後の「新しいステップ」をクリックし、
またSharePointで検索し、新たに「項目の作成」ではなく
今度は既存の項目の編集をしますので、
この「項目の更新」アクションを使います。

 

Power Automate SPリストの項目の更新

 

ちなみにその下の「項目の削除」や「項目の取得」
アクションもよく使われます。
「項目の取得」アクションはリスト内で条件に合うデータを取得して
それをその後のステップで使いたい時に使います。

 

ここでは「項目の更新」をクリックしましょう。
先ほどと同じ様にサイトとリスト名を選んで、
今度は次の「ID」が必須になっています。

 

そこをクリックすると「動的なコンテンツ」で
さっきの「項目の作成」アクションでできた「ID」を選べば、
同じ行の各列に今回指定する情報で更新できます。

 

Power Automate SPリストの項目の更新2

 

ここで新たに情報を入れたいのは「承認者1」と「最終結果」です。
「動的なコンテンツ」から「応答 承認者名」と
「応答 承認者の応答」がありますのでそれらを選びます。
そしてこのフローを保存し、上手くいくかテストをしてみましょう。

 

アプリで申請書の写真を撮り、申請金額を入れて
「申請提出」ボタンをタップして提出します。
すると直ぐに上司としての僕に承認依頼のメールが来ました。

 

「このリンクをクリックして申請内容を表示します。」
をクリックすると撮影した画像を確認できます。

 

「承認」ボタンをクリックすると、
確認の詳細ページに行きますので
最後の「確認」ボタンをクリックするだけです。
その後に部下としての結果メールも受取りました。

 

最後にそのSharePointリストに行くと、
その全情報が追加されているのが分かります。

 

PowerAppsやエクセルでこのリストを参照し、
申請履歴の画面を作ったり、
このSharePointリストをそのままマイクロソフトTeamsの
チーム内で共有する事も簡単にできます。

 

いずれにしろ、マイクロソフト365をもうお使いであれば
今回ご紹介した事は全て追加料金なしで始められますので、
ぜひ皆さん挑戦してみて下さい。

 

<< 承認ワークフローアプリ作成プロジェクトシリーズ >>

第一回:Microsoft Flowの基本と承認ワークフローの改善プロジェクト

第二回:【PowerApps】アプリにカメラ機能を付ける。(画像の追加コントロール)

第三回:【PowerApps】画像ファイルをSharePointに保存するやり方(MS Flow使用)

第四回:Power Automate(MS Flow)承認ワークフロー機能を使ってみる

第五回:今回の記事

 

Comments

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