PowerAppsで本格的経費精算システムを作った事例（複数アプリの連携）
MSアクセスの後継であるPowerAppsで複数アプリを連携させ、ユーザーのアクセス管理もできる本格的な経費精算システムの開発事例です。
（動画時間：7:22）
Udemy.comでオンラインコースを運営しています。
マイクロソフトPowerApps 中級編【SharePointで、実務で使える業務アプリの作り方：勤怠管理アプリ編】
⇒ 半額になる「ディスカウントリンクページ」へ
複数アプリの連携の経費精算システムの事例
こんにちは、リーンシグマブラックベルトのマイク根上です。
業務改善コンサルをしています。
今僕はオンラインスクールのUdemyで
PowerAppsの上級編コースを作っています。
今回のコースでは経費精算システムの作成をメインテーマにしています。
⇒「Udemy.comでPowerAppsオンラインコースの中級編を公開！」
そこで今日はそのシステムをご紹介することで、
PowerAppsでも業務システムが
とても高いレベルで作れる事を知って頂きたいと思っています。
ここで経費精算アプリではなくて、
経費精算「システム」と言っている理由は、
一つのアプリではなく、
一般ユーザー用でスマホで使える経費精算申請アプリと、
管理者がPCで使う決裁管理アプリと
複数のアプリを組み合わせたシステムだからです。
まずは一般ユーザー用の申請アプリをお見せします。
一般ユーザーが使う経費申請提出アプリの申請提出機能
上記の画像がそのアプリの最初の画面で
そのユーザーが過去に申請した申請一覧が表示されます。
ここで一つの申請を選ぶと次の画面でその申請内容の閲覧ができます。
決裁前の申請中のものでしたら内容の修正もできます。（下図参照）
最初の画面の上部の「新規申請」ボタンを押して
新規に申請ができます。
申請内容や必要であればコメントを入力して
下の「レシート画像の提出」ボタンをクリックすると、
PCでこの作業をするとフォルダーからの画像選択になります。
これをスマホでやるとそのままスマホで撮影して
その画像を添付する事ができるのです。（下図参照）
そして「新規申請」ボタンを押して申請になります。
申請一覧内のサムネ画像をクリックして
拡大した画像を確認する事もできます。
ユーザーが出先で簡単にレシートを撮影して清算申請ができる様に
これをスマホバージョンで作りました。
この様にスマホ、タブレット、またはPCと、
どの端末で作業をするのが一番最適かを考えて
役割毎にアプリを作ると良いでしょう。
違うアプリでも同じデータベースに繋げれるので、
こういう事が可能なのです。
次に管理者用のアプリを見てみましょう。
管理者用の経費申請管理アプリの決裁機能
上図が管理者用のアプリになります。
右上の会社のロゴをクリックすると
いつも最新の情報に更新できます。
するとさっき提出された申請が入ってきました。
さっきと同じ様にサムネをクリックする
提出された画像を大きくして確認ができます。
承認者はこれと申請内容、申請者のコメントを見ながら
この申請を承認するか、却下するか決めるのです。
ギャラリー内右の「承認」ボタンをクリックすると下図の様に
画面上部に確認画面が出てきて、
「はい」をクリックして承認記録が付きます。
「却下」ボタンを押すと下図の確認画面がでて
その時は却下理由を入力して「OK」をクリックすると
それを申請者に知らせる事ができるのです。
さっきの申請者の申請アプリに戻って、
まださっきの申請が申請中のままでした。
右上の会社のロゴ画像をクリックすると
「申請中」が「却下」に変わりました。
その内容を見ると承認者の却下理由が分かります。
この様に会社内でアプリを通して
色んな情報の伝達ができるのです。
また管理アプリに戻って、
ギャラリーの上の「申請中のみ」のチェックを外すと
月選択のドロップダウンが表れて月毎の全申請が見えます。
この様に申請中のみのデータか、全てのデータかを切替て表示できると
ユーザーへの利便性が上がりますね。
ここで月選択のドロップダウンを付けている理由は
ユーザーの為でもありますが、
それ以上に委任の問題への対処です。
申請数が増えていき、2000などのデータ数制限を超えると、
全てのデータが表示できませんね。
データベースにSharePointリストを使った場合は
Filter関数は委任ができますので、
この様に月の選択を必須にする事で
この委任の問題を解決できるのです。
その他の機能もお見せしましょう。
レポート画面や各種設定画面を作る事で本格的な業務システムの開発も可能
この「レポート画面へ」のボタンをクリックすると
次の画面で期間毎の承認金額の合計や
部署や勘定科目毎の合計金額の集計のレポートを見る事ができます。
そしてその画面右上の「エクセルに出力」をクリックすると、
エクセルオンラインが開いて、
元データとなる承認履歴データがエクセルで取得できます。
これでユーザーは自由に更なる分析ができるのです。
一度前の承認決裁画面に戻って、
「ユーザー管理画面へ」をクリックすると
ここで新規ユーザーや承認者の登録、編集ができて、
承認者の場合はどの部署の承認を担当するかなどの設定ができます。
これによって、承認決裁画面で自分の担当している部署の申請だけを
表示させる事ができるのです。
また「部署／科目管理画面」では、
部署や勘定科目の登録、編集ができるのです。
今回の様にユーザーの役割毎に複数のアプリを作っても
共通のクラウドデータベースに繋げられるので、
各ユーザーの役割に最適化したアプリを作る事ができます。
また、どのユーザーにどの情報を見せるかなどのアクセス管理も
PowerAppsの既定ではその様な機能は無いですが、
今回の様なやり方で作る事ができるのです。
以前「マイクロソフトアクセスの終焉（しゅうえん）」という動画を作りました。
⇒「MS Accessの終焉？デスクトップでもPowerApps【PowerApps＋MS Teams】」
それは今までアクセスで作ったレガシーシステムを
PowerAppsで完全に、また更に高品質で作り変える事ができるという内容です。
その動画をまだ見ていない方は是非ご覧になって下さい。
今、アクセスで作ったシステムで限界を感じている方は
一度僕にご連絡下さい。
完全カスタムメイドのマイクロソフト365を使った
解決策をご提案致します。
「こちらの記事も読まれてます｡」
