Power Appsでできる事：すごいレポート機能付き、注文管理システム開発（PDCAサイクルを組み込む）
この記事ではPower Appsで作った注文管理システムをご紹介し、その中のレポート機能が業務システムの中でどう重要なのかをご説明します。
（動画時間：7:49）
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業務システムのレポート機能はPDCAサイクルのエンジンになる
こんにちは、リーンシグマブラックベルトのマイク根上です。
業務改善コンサルをしています。
業務システムを作る時に今の業務をただシステムに移行するのではなく、
集まった業務データをどう活用するかを最初の段階で考えて、
システム設計をする事が大事です。
それによって集める業務データも変わるし、
システム内のフローも変わってきます。
このデータの活用こそが今日の主題のレポート機能です。
これがPDCAサイクルの「C」の「Check」になります。
PDCAサイクルは業務改善の根幹になりますので、
下の概要欄のリンクからその詳細動画をご覧下さい。
⇒「PDCAサイクルの基本とPDCAサイクルを経営に活かす方法」
対象のユーザーがそのレポートで過去の結果を定期的に顧みて、
次の業務に活かせる仕組みにするのがとても大事なのです。
だからレポート機能は
PDCAサイクルを効率的に回すエンジンになるのです。
今回の案件はPower Appsで作ったある会社の注文管理システムです。
Power AppsはMicrosoft 365を導入されている会社であれば
追加料金無しでこの様なシステムを作れるプラットフォームです。
Power Appsの特徴
作ったアプリのURLをユーザーに送り、
ユーザーはそのリンクをクリックすると
EdgeやChromeなどのブラウザで
そのアプリを使う事ができます。
ブラウザベースなので、開発者がアプリを改訂したら、
ブラウザをリフレッシュするだけで、
簡単に最新バージョンの配布ができるのです。
Power Appsのアプリによる注文入力機能
それではこのシステムの概要をお見せします。
まず、Power Appsの下記の画面で顧客からの注文をシステムに入れます。
出荷日と顧客を選んで、
左のテーブルから注文品を選んで、
「追加」ボタンをクリックして、
注文数を入れていきます。
この一つ一つの操作で、
あらゆる会社の業務データをクラウドに保存できます。
その業務データを使って、どうしたいか、
どのKPIの数値を上げたいか、
または下げたいかをこのクライアントさんと話し合いました。
注文入力をするのは営業員なので、
彼らにもっと売上を上げる様に仕向けたいし、
適正な粗利率を維持する様にしてもらいたいという事でした。
そこで、注文品入力毎に粗利率が分かる様にし、
特別価格を与える時も
その値段の粗利率を確認しながらできる様に工夫したのです。
入力した注文は「注文済み」ボタンを押して再確認もできるし、
編集や、削除もできます。
業務システムを作る時は新規入力をするデータは全て、
編集と削除をできる様にする事は必須です。
Power Appsが苦手な印刷機能をエクセルで実装する。
次の業務はエクセルプログラムで行う様にしました。
下図の様な手順書付きのメニューですので、
ユーザーの訓練が楽で、作業品質を上げる事ができます。
出荷日を選んで、右横の「注文をダウンロード」ボタンを押す事で
アプリで入力したその日の全注文データを
このエクセルファイルにダウンロードするのです。
これにはVBAとADOという技術を使っています。
その後のフローで使うパッキングラベルやパッキングリストの印刷も
このメニューからできます。
そして注文商品の梱包が終わって納品書の印刷も
このエクセルでできるのです。
できればこのエクセルでやる機能も
Power Appsで作りたいところですが、
残念ながらPower Appsの印刷機能はあまり強くないので、
この部分は全てエクセルで行う様にしました。
一方、多数のユーザーが使う機能は再配布が楽な
Power Appsのアプリを使うといった、
システム内のどの機能をどのソフトウェアで実装するかを
最適化する事でとっても使い勝手の良いシステムとなります。
エクセル上で新たなデータを追加したり、
既存データの編集をしますが、
そのままではクラウドのデータはもちろん変わりません。
そこで一日の終わりに
メニュー内一番下の「最終データのアップロード」ボタンを押して、
データベースに最終データがある状態にするのです。
システムのレポート機能はPDCAサイクルのCheck機能として作る
最後に今日のテーマのレポート機能ですが、
対象が営業員なので、最初のアプリに実装しました。
最初の画面の左上の「レポート」ボタンを押すと、
下図の様に画面の左のテーブルで各営業員は
自分の昨日までの売上と粗利額、粗利率の実績、
そして今月の売上ゴールまでの達成率を確認できます。
上の黄色のパーセンテージは今月の「日数進捗率」なので、
自分のゴールまでの進捗具合の良し悪しを直ぐに確認できます。
これにより営業員たちのモチベーションを高めます。
またゴールを達成した営業員はボーナスがもらえるようにしました。
これには営業員も大喜びでした。
左のテーブルで営業員を選ぶと右のテーブルにその営業員の担当顧客毎の売上実績が出ます。
そして、そのテーブルの列名の横の矢印をクリックすると、
売上と粗利率で並べ替えができます。（下図参照）
また、その上の「商品売上詳細」にチェックを入れると、
新しい画面が出てきて、
選択した顧客の注文品詳細を確認する事が出来て、
これにより売上の少ない、または利益率の低い商品を
直ぐに見つける事ができます。
そして商品を選択すると、
その左のテーブルで出荷履歴を確認する事ができるので、
次の売込商品を考えたり、粗利率を見て販売価格の再検討をして、
目的の売上向上と適正な利益率の維持を達成する事ができるのです。
これらの施策によりクライアントさんの最初のご希望を達成し、
次のお言葉を頂けました。
「顧客の要望や無理難題をタイムリーに応えてくれ、
みんなが納得いく物が作れました。
全面的に信頼出来きるのはもちろん、
本当に欲しいシステムが出来たのでとても満足しています。」
大変嬉しいお言葉でした。
このレポート画面を全営業員は毎日見て活用するので、
これが彼らのPDCAサイクルの「C」の「Check」となり、
現状を数値で確認し、
次の改善行動計画を立てて実行する仕組みとなります。
この様なシステム開発のご依頼があれば
下のボタンからお問合せ下さい。
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