トヨタが産んだA3報告書:問題解決や企画書として【エクセルテンプレート】

トヨタが産んだA3報告書の書き方をエクセルテンプレート上でStep By Stepでの図解説明しています。既定は報告書用ですが、その他に提案書/企画書用、問題解決としても使えるように項目も別途に用意されています。入替えて使えます。

問題解決や企画書としても使えるトヨタが産んだA3報告書【エクセルテンプレート】

(動画時間:4:44)

ダウンロード  ←これをクリックして「A3報告書テンプレート」をダウンロードできます。

 

トヨタのA3報告書とは?

 

こんにちは、リーンシグマブラックベルトのマイク根上です。
業務改善コンサルをしています。

 

前回の動画でトヨタが産んだ
A3報告書のご紹介をしました。
⇒「報告書や提案書を書く前の必須準備とトヨタが産んだA3報告書のご紹介」

 

A3報告書は:

  1. 報告書として、
  2. 提案書/企画書として、また
  3. 問題解決の手段として使えます。

 

どの用途で使うにしても
「誰に見せるのか」と
「その人にどんな行動を期待するのか」
を考えながら作成して下さい。

 

今回このA3報告書のエクセル
テンプレートを作りました。
横にステップバイステップの
使い方も書いてあるので
始めての方にはもってこいです。
⇒「A3報告書テンプレート」をダウンロード

 

A3報告書テンプレート

 

上図がそのテンプレートです。
A3報告書は通常、名前の通りA3サイズですが、
内容が少ない時はA4サイズで
作成したくなる時もありますので、
両方用意されています。

 

A3報告書の作成方法

 

1)誰に見せるのか、またその人にどういう行動を期待するのかを念頭に入れる

 

僕は自分の嫁、ララの改善プロジェクトで
クライアントの彼女に途中経過報告書を
作成しなければいけないので、
今回一緒にそれを作ってみましょう。
これを読んだ彼女に何を期待するか?

 

もちろん途中経過を理解してもらいたいのと、
オペレーションシステム設計に向けて
彼女の決裁が必要な事項が出てきたので、
選択肢を提案し、彼女に決定をしてもらいます。

 

2)各項目を埋めていく

 

最初にこの報告書のタイトルを
タイプします。
この報告書全体が

何について書いているのかを書きます。
僕の場合は「アート制作業務改善
プロジェクトの途中経過」です。
良いタイトルが思いつかない時は、
臨時の名前で結構です。
後で変更できますので。

 

次は「背景と目的」を書きます。
今実施しているプロジェクトをなぜ

始める必要があったのかを書きます。
もしプロジェクト憲章を作成済みであれば
そこからコピペをしても構いません。
僕はそうしました。

 

これはエクセルのシェイプを
使っていますので、画面上と
印刷結果が違う時があります。
印刷前にプレビューをして
大丈夫かどうか確認して下さい。

 

次は「経過と現状」です。
推論や仮定ではなく、事実や

発見した事を書きましょう。
ここでは完了したマイルストーンを
箇条書きにしました。
スペースに制限があるので、
文章は体言止めにすると良いでしょう。
つまり名詞で終わらせるのです。

 

たまに文字を詰めすぎて
どの順番で読んだらいいか分か
らないA3報告書を見かけます。
このテンプレートの様に矢印で読む
順番が分かる様にしたら良いですね。

 

3)項目を入替えて使用する

 

ここから先の項目は書く目的
によって変わってきます。
このテンプレートの既定は報告用です。
その他のよく使う項目例を欄外に
下図の様に用意してあります。

 

A3報告書その他の項目

 

必要に応じて、
入れ替えて使ってみて下さい。

 

僕の用途では既定の「目標」は
要らないので抜きます。
次の「要因分析」で直面している
問題とその分析を書きます。
こんな感じです。

 

A3報告書途中経過

 

問題として「正確な商品原価を
出そうと思ったら全ての原材料情報を
細かく記録する必要がある。」
僕はよく分析として「長所・短所リスト」を使います。
各選択肢を実施した時の長所と短所を
並べて選択をし易いようにしてあげれます。

 

4)テキストボックス内に図形や表の入れ方

 

ここでこの四角内に図形や表を
載せ難いという問題があります。
それにお勧めなのが、以前ご紹介した
スニッピングツールです。
⇒「スニッピングツールの使い方、毎日使える活用術【画面 キャプチャツール】」

 

表でもグラフでも他の場所やソフトで
作ったものをこのツールでスニップして
この上にペーストします。

 

5)残りの項目を入れる

 

この後は今後の事を書きます。
項目名としては「行動計画」と
「実行スケジュール」です。
ここでもスニップした表を使いました。
一覧や表、グラフを駆使して見易く、
全体像を掴めるように書くのがコツです。

 

僕は「提案/相談事項」欄を使いたいので
欄外から持ってきます。
改めてこの報告書の読者に次の行動を促します。
ここに予算をあげ決裁を
促したりしても良いですね。

 

僕の場合はこう書きました:
「’詳細管理’か‘簡略管理’かを決定して下さい。
もしこの選択肢で問題があれば
その旨をお伝え下さい。」
と書いてクライアントにどっちにするかを
決めてもらいます。
これで僕のA3報告書の完成です。
(下図参照)

 

このトヨタが産んだA3報告書の
テンプレートをダウンロードして、
実践して見て下さい。
⇒「A3報告書テンプレート」をダウンロード

 

A3報告書完成図

 

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