報告書や提案書を書く前の必須準備とトヨタが産んだA3報告書のご紹介

報告書や提案書などのビジネス文書を書く前の共通した、絶対必要な準備があります。それを行って書いたかどうかでそのビジネス文書の質と結果が大きく変ります。効果的なビジネス文書の書き方のコツをトヨタのA3報告書と併せて今回ご紹介してます。

 

報告書や提案書を書く前の必須準備とトヨタが産んだA3報告書のご紹介

(動画時間 3:42)

 

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報告書や提案書を書く前の必須準備

 

こんにちは、リーンシグマブラックベルトのマイク根上です。

 

僕らビジネスマン達は報告書や提案書を書く機会が多いですよね。企画書もそうです。それらを書く前の共通した、絶対必要な準備があります。それは「書いたものを誰が読むのか?」と「その人達にどんな行動を期待するか?」を明確にして、それを念頭に入れて書く事です。

 

例えば、同じ内容の企画書を書くにも、自分の上司、部下、または出資者の誰に見せるかによって書き方や表現の仕方を変えなければいけません。彼らの状況やあなたの提案に対する興味の点が必ず違います。また、あなたの彼らに期待する行動も違うからです。

 

だから「書いたものを誰が読むか?」と「その人にどんな行動を期待するか?」を肝に入れるのは必須なのです。言われてみれば当たり前なんですが、実践してみて下さい。新しい発見が必ずあります。

 

英語圏でのA3報告書の活用用途

 

話は変わって、僕はビジネス界のソーシャルネットワーク、リンクトゥインをよくするのですが、最近A3報告書がよく話題に出てきます。英語圏ではこのA3報告書を次の様な用途に使います。

 

1)名前の通りに途中経過を伝える報告書として、

2)上司から承認を得るための提案書として、

3)また自分自身に対して、直面している問題を整理して解決案を考え出す問題解決の手段として使われています。

 

A3報告書は人を育てる

 

報告書と聞くと、何ページもあり、書くのも読むのも大変なのを思い浮かべませんか?トヨタでは昔からA3一枚で報告書を書くのを新入社員から、幹部役員まで義務付けています。それがこの名前の由来です。

 

またこれによって優秀な人材を数多く輩出してきました。A3一枚ですから紙面に限度が有りますよね。それが良いのです。余計な事を書けないし、重要な事だけしか書けません。それをやるには、自分の内容をより深く考え、理解しないとダメですね。

 

また少ない文字数ですので、話の展開を上手くやらないと相手に内容が伝わりません。ですので表現力を身に付けないといけません。それがトヨタの狙いなのです。これを全社員に義務付ける事によって、それらの能力を培わせているのです。

 

トヨタの強さと影響力

 

また読み手側の利点も多く、時間をかけずに案件を理解できます。トヨタでは毎月の新車進行会議では毎回50枚のA3報告書が提出されて、参加者はものすごい速さで各案件を理解し、重要事項に絞って確認、議論、決定がされると言います。さすがトヨタですね。会議のやり方にも無駄がなく効率的で、更に社員を育てる事も同時に行っているのですから。

 

更に海外進出をして惜しみなくこういった手法を僕らに共有しているのです。A3報告書に限って言えば、米国の方が日本より企業に普及しているでしょう。

 

今回もこのA3報告書のテンプレートを作りました。次回その詳細をご紹介します。

 

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