ジョブディスクリプション(職務記述書)の作り方と職務分析【エクセルテンプレート】

ジョブディスクリプションの作り方の話です。しかしいきなりジョブディスクリプションは書けません。対象の職位の仕事内容を知る必要があり、先ずは職務分析をします。 この職務分析のやり方をエクセルテンプレート上で実演をしています。

職務分析とジョブディスクリプション(職務記述書)の作り方【エクセルテンプレート】

(動画時間:6:10)

ダウンロード  ←これをクリックして「職務分析と職務記述書」エクセルテンプレートをダウンロード出来ます。

 

会社の質は人事制度の質で決まる。

 

こんにちは、リーンシグマ、ブラックベルトのマイク根上です。

 

前回の動画でジョブディスクリプションと人事考課の話をしたんですが、その後「それは人事部門の仕事でしょ」というご意見を頂きました。⇒「ジョブディスクリプション(職務記述書)と人事考課は人材育成のPDCAサイクル」

 

その通りですね。確かに業務改善の専門家の僕らの直接的な責任では無いし、それをやる権限も無いかもしれません。

 

しかし僕らが業務改善を完了しても、実際に改善された業務を行うのは従業員の皆さんです。彼らが士気高く正確にその業務を行わないとその改善を成功させるのが難しくなるし、全体最適化も達成されません。

 

人材の強さが業務改善の土台になるし、会社の質は人事制度の質で決まります。ですから、そういったプロジェクトを人事部と一緒にやると良いでしょう。

 

一番簡単なジョブディスクリプションの作り方

 

そこで前回の続きで今日はジョブディスクリプションの作り方の話をします。まず、一番簡単な方法をご紹介すると、英語圏ではもう各職位のテンプレートが豊富に揃っていて、それをダウンロードして自社用に編集して使っています。

 

例えばこのサイトは求人情報検索サイトのIndeed.comの「How to Write a Job Description」のページです。下にスクロールするとどんな職位のジョブディスクリプションもダウンロード出来ます。(下図参照)

 

Indeed Job Description Template Page

 

全部英語ですが、コピーして、グーグル翻訳で日本語にし、それから自社用に編集すればかなり使えます。すごく楽ですね。下に二つのサイトのリンクを張っておきますので、試してみて下さい。

 

<<英語のジョブディスクリプションのダウンロード>>

 

<<Google翻訳>>

 

ジョブディスクリプションの前に職務分析

 

この方法はすごく簡単で結果が直ぐにほしい時は良いのですが、会社の戦略レベルで考えたら、最初から正しく作るのをお勧めします。しかしいきなりジョブディスクリプションは書けません。対象の職位の仕事内容を知る必要がありますので、先ずは職務分析をします。

 

そこで今回職務分析をやるためのテンプレートを作りました。⇒「職務分析と職務記述書」エクセルテンプレートをダウンロード。その職務分析テンプレートの右側に実施手順が書いてあります。(下図参照)

 

職務分析テンプレート実施手順

 

ステップ1で既存の対象職位についての資料を全て集めます。

 

ステップ2で職務者から情報収集をしますが、その方法がいくつかあります。記述法は隣のシートに「業務質問用紙」(下図参照)がありますので、それを印刷して対象業務者に手書きで答えてもらうか、このエクセルファイルを送って直接タイプして記入してもらいます。

 

業務質問用紙

 

その他に面接をして聞き取る方法や、作業を観察して観察者が書き上げる方法もあります。どの方法でも同じ職位の複数の人から情報収集した方が良いですね。

 

ステップ3で集めた情報を「業務、重要度、頻度」でまとめます。(下図参照)業務とは対象職務を完遂するために定期的に行う作業です。

 

業務記入例

 

各業務を書き込む時は「なぜ、どの様に、誰もしくは何のために何を行う。」の型式で書くと良いです。例えばレストランの料理長の一つの業務として「食中毒やスタッフの怪我が発生しないようにスタッフを定期的に教育する事でキッチンの安全衛生管理を徹底する。」という具合にです。この時点では細かければ細かいほど良いです。

 

重要度の列には「重要でない」の1から「大変重要である」までの4を入力します。頻度の列には各業務を一ヶ月に何時間行うかを記入します。

 

重要度と頻度に答えを入力すると指標列にその二つを掛けた数字が出てきます。その数値が大きい業務ほどこの職位では重要な業務なのが分かります。

 

ステップ4で管理者やその分野の専門家がその職務を遂行するのに必要とされる「知識、スキル、能力」を書き上げます。英語ではKnowledge, Skill, Abilityで「KSA」と呼ばれます。(下図参照)

 

知識、スキル、能力KSA

 

「習得期間」の列には各「KSA」が業務の一日目からすでに必要とされるのか、それとも仕事をやりながら後で習得されれば良いのかを下図の目安で1から4を入力します。ここで注意するのは業務であって、個々の従業員を評価する事ではない事です。

 

最後のステップ5で各「業務」がどの「KSA」を必要とするかを考えます。(下図参照)この表では縦軸の番号が上の各業務で、横軸が各KSAを表します。各「業務」と関係する「KSA」の交わるところに1を入れます。すると黄色の指標の行に数字が出てきてその数値が高いKSAほど、この職務では重要という事が分かります。

 

業務とKSAの関連付け

 

ジョブディスクリプション(職位記述書)を作成する。

 

これで職務分析は完了です。ジョブディスクリプションを書くための下準備が出来ました。このファイルにはジョブディスクリプションのテンプレートが付いています。ステップ6内のワードファイルのアイコンをダブルクリックするとそれが開きます。

 

先ほどの分析結果を見ながらジョブディスクリプションの「業務概要」、「業務内容」、「必要とされる能力とスキル」、「必要とされる資格と経験」、「その他の有れば望ましい能力」を書いていけば良いのです。「待遇・福利厚生」も職位によって違うのであれば書いておくと良いでしょう。(下図参照)

 

ジョブディスクリプションテンプレート

 

今日はほとんどの時間を職務分析に費やしました。これを機会に各職位について職務分析をしてみて、今後の課題を見つけることも出来ますので、ぜひ実施してみて下さい。⇒「職務分析と職務記述書」エクセルテンプレートをダウンロード。

 

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