ガントチャートの書き方。自然と最短のプロジェクト計画になります。【エクセルテンプレート】

ガントチャートの書き方をエクセルテンプレート上で説明しています。作成過程で各タスクの前後関係を考えさせられるので自然と全体最適された、最短のプロジェクトを計画出来ます。担当者毎の仕事配分は適切かも考えることが出来ます。

ガントチャートの書き方。自然と最短のプロジェクト計画になります。【エクセルテンプレート】

(動画時間:4:49)

ダウンロード  ←これをクリックして「ガントチャート」のテンプレートをダウンロードできます。

 

ガントチャートとは?

 

こんにちは、リーンシグマブラックベルトのマイク根上です。

 

今日は皆さんのご要望の多いガントチャートの書き方を話したいと思います。ガントチャートとはプロジェクトのスケジュールを可視化できるツールです。ガントチャートの完成例を見た方が分かり易いでしょう。

 

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上図のように左からタスク名、担当者、各タスクの実施日数、開始日、完了予定日、そして各タスクを進めるごとにその進捗度合いを記録する欄があります。一番右の横棒グラフで各タスクの実施期間を見た目で直感的に分かるようになります。

 

ガントチャートを作成する過程でプロジェクトの計画をより効果的で現実的なものに出来ます。このガントチャートは出来上がった表以上に、そっちの意義の方が大きいですね。

 

例えば横棒グラフで各タスクの長さを見た目で比較し易いですので、より現実的な作業期間を考え易いです。

 

また作成過程で各タスクの前後関係を考えさせられるので全体最適された、最短のプロジェクトを計画出来ます。そして担当者毎に横棒グラフを見た時に、彼らの仕事配分は適切かを考えることも出来ます。

 

ガントチャートを書き始める前の準備

 

それではこのガントチャートを書く実習をしたいですが、まずはその前に作業分解図を作成する必要があります。英語のWBS、Work Breakdown Structureの方が名が通っているかもしれませんね。これによりプロジェクトで実施するタスクを全て割り出せます。

 

このWBSについては以前の動画で詳しくご説明していますので、そちらもご覧下さい。⇒「WBS:作業分解図の書き方、【エクセルテンプレート】」

 

そのWBSと今回のガントチャートも一から自分で作ると大変です。ですので僕は両方ともエクセルテンプレートを作りました。特に始めての方はそこから始めると良いと思います。

⇒「ガントチャート」のテンプレートをダウンロード。

⇒「WBS:作業分解図」のテンプレートをダウンロード。

 

これが以前の記事で書いたWBSの完成図です。ここにマイルストーンと成果物、タスクが並んでいます。その中の成果物とタスクをガントチャートに書けば良いのです。

 

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成果物とタスクを区別して見易くするために、タスクのセルで「インデントを増やす」をクリックすると、文字がちょっとずつ右に移動します。見易いですよね。こうやって全成果物とタスクをコピペし、担当者も入力したのがこれになります。

 

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ガントチャートの横棒グラフの書き方

 

次にプロジェクトの開始日と完了予定日をセルE1とG1に入れます。するとグラフのヘッダーに日付が自動的に表示されます。次に各タスクの完了日数とその開始日を隣の列に入力していきます。すると完了日とその期間の横棒グラフが出てきます。これを全てのタスクで行ったのが上図になります。

 

ここでとても重要なことが一つあります。各タスクの開始日を入れる時に、実施に必要な前工程を考えながらこれをやって下さい。

 

例えば、あるタスクの必要な前工程は直前のタスクなのでその完了日の次の日がこの開始日になります。また他のあるタスクではそれに必要な前工程は随分前まで遡ります。ですのでその完了日の次の日がさっきのタスクの開始日になります。

 

こうやっていくと自然に最短のプロジェクト計画が出来上がります。文章より上記の動画をご覧になった方が意味が分かると思います。

 

チームメンバーへのタスクの割振りの最適化

 

最後にE列のオートフィルターで並べ替えをすると担当者ごとでチャートが見えますので、仕事配分が適正かを見て下さい。誰かに偏っていたら担当者の調整が必要ですね。その後元の表に戻したいですね。B列の「昇順」でそれが出来ます。これでガントチャートの完成です。

 

今日はプロジェクトマネージメントでは欠かせないガントチャートの書き方の話をしました。僕は個人の旅行や引越の計画もこれでやったりしていて、すごく重宝します。

 

テンプレートを使えば短時間で簡単に作れますので、普段の仕事や個人のイベントでもぜひ活用してみて下さい。⇒「ガントチャート」のテンプレートをダウンロード。

 

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