トヨタが産んだA3報告書:問題解決や企画書として【エクセルテンプレート】

トヨタが産んだA3報告書の書き方をエクセルテンプレート上でステップバイステップでの図解説明しています。既定は報告書用ですが、その他に提案書/企画書用、問題解決としても使えるように項目も別途に用意されています。入替えて使えます。

問題解決や企画書としても使えるトヨタが産んだA3報告書【エクセルテンプレート】

(動画時間:4:44)

ダウンロード  ←これをクリックして「A3報告書テンプレート」をダウンロードできます。

 

トヨタのA3報告書とは?

 

こんにちはリーンシグマブラックベルトのマイク根上です。

 

前回の動画でトヨタが産んだA3報告書のご紹介をしました。⇒「報告書や提案書を書く前の必須準備とトヨタが産んだA3報告書のご紹介」

 

A3報告書は:

1)報告書として、

2)提案書/企画書として、また

3)問題解決の手段として使えます。

 

どの用途で使うにしても「誰に見せるのか」と「その人にどんな行動を期待するのか」を考えながら作成して下さい。

 

今回もエクセルテンプレートを作りました。横にステップバイステップの使い方も書いてあるので始めての方にはもってこいです。次のリンクをクリックしてダウンロードが出来ます。⇒「A3報告書テンプレート」をダウンロード

 

A3報告書テンプレート

 

上図がそのテンプレートです。A3報告書は通常、名前の通りA3サイズですが、内容が少ない時はA4サイズで作成したくなる時もありますので、両方用意されています。

 

A3報告書の作成方法

 

1)誰に見せるのか、またその人にどういう行動を期待するのかを念頭に入れる

 

僕は自分の嫁、ララの改善プロジェクトでクライアントの彼女に途中経過報告書を作成しなければいけないので、今回一緒にそれを作ってみましょう。これを読んだ彼女に何を期待するか?

 

もちろん途中経過を理解してもらいたいのと、オペレーションシステム設計に向けて彼女の決裁が必要な事項が出てきたので、選択肢を提案し、彼女に決定をしてもらいます。

 

2)各項目を埋めていく

 

最初にこの報告書のタイトルをタイプします。この報告書全体が何について書いているのかを書きます。僕の場合は「アート制作業務改善プロジェクトの途中経過」です。良いタイトルが思いつかない時は、臨時の名前で結構です。後で変更できますので。

 

次は「背景と目的」を書きます。今実施しているプロジェクトをなぜ始める必要があったのかを書きます。もしプロジェクト憲章を作成済みであればそこからコピペをしても構いません。僕はそうしました。

 

これはエクセルのシェイプを使っていますので、画面上と印刷結果が違う時があります。印刷前にプレビューをして大丈夫かどうか確認して下さい。

 

次は「経過と現状」です。推論や仮定ではなく、事実や発見した事を書きましょう。ここでは完了したマイルストーンを箇条書きにしました。スペースに制限があるので、文章は体言止めにすると良いでしょう。つまり名詞で終わらせるのです。

 

たまに文字を詰めすぎてどの順番で読んだらいいか分からないA3報告書を見かけます。このテンプレートの様に矢印で読む順番が分かる様にしたら良いですね。

 

3)項目を入替えて使用する

 

ここから先の項目は書く目的によって変わってきます。このテンプレートの既定は報告用です。その他のよく使う項目例を欄外に用意してあります。必要に応じて、入れ替えて使ってみて下さい。

 

僕の用途では「目標」は要らないので抜きます。次の「要因分析」で直面している問題とその分析を書きます。こんな感じです。

 

A3報告書途中経過

 

問題として「正確な商品原価を出そうと思ったら全ての原材料情報を細かく記録する必要がある。」僕はよく分析として「長所・短所リスト」を使います。各選択肢を実施した時の長所と短所を並べて選択をし易いようにしてあげれます。

 

4)テキストボックス内に図形や表の入れ方

 

ここでこの四角内に図形や表を載せ難いという問題があります。それにお勧めなのが、以前ご紹介したスニッピングツールです。⇒画面 キャプチャツール:ウィンドウズのスニッピングツール、毎日使える活用術

 

表でもグラフでも他の場所やソフトで作ったものをこのツールでスニップしてこの上にペーストします。

 

5)残りの項目を入れる

 

この後は今後の事を書きます。項目名としては「行動計画」と「実行スケジュール」です。ここでもスニップした表を使いました。一覧や表、グラフを駆使して見易く、全体像を掴めるように書くのがコツです。

 

僕は「提案/相談事項」欄を使いたいのでこっちから持ってきます。改めてこの報告書の読者に次の行動を促します。ここに予算をあげ決裁を促したりしても良いですね。僕の場合はこう書きました:

 

「‘詳細管理’か‘簡略管理’かを決定して下さい。もしこの選択肢で問題があればその旨をお伝え下さい。」と書いてララにどっちにするかを決めてもらいます。これで僕のA3報告書の完成です。

 

このトヨタが産んだA3報告書のテンプレートをダウンロードして、実践して見て下さい。⇒「A3報告書テンプレート」をダウンロード

 

A3報告書完成図

 

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