SOP 5ステップ、標準作業手順書 (SOP)の書き方【エクセルテンプレート】

5ステップ、標準作業手順書 (SOP)の作り方【エクセルテンプレート】

(動画時間:5:07)

ダウンロード  ←これをクリックして「標準作業手順書(SOP)」のテンプレートをダウンロードできます。

 

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プロジェクトの最終段階、標準作業手順書の作り方を学びます。

 

今日は、リーンシグマブラックベルトのマイク根上です。

 

あるビューアーさんのプロジェクトのお手伝いをしていて、標準作業手順書の作成の必要性が出てきました。皆さんもプロジェクトをしていて、ご質問とかが有りましたらeconoshift.comからお問い合わせ下さい。

 

標準作業手順書とは、その対象業務の一番良い作業方法がステップバイステップで書かれていて、全ての作業者にそれに沿って作業をする様に義務付けるものです。標準化を実現するのに非常に重要な資料になります。英語でStandard Operating Procedure と言い、皆んなSOPと呼んでいます。

 

サービス業務の改善プロジェクトの場合、最後に完成した新業務フローのSOPを作り、全作業者をそれで研修してプロジェクトが終了するケースが多いです。

 

今回もエクセルテンプレートを作りました。この動画説明欄にあるリンクをクリックしてダウンロードをして使ってみて下さい。

 

ダウンロード  ←これをクリックして「標準作業手順書(SOP)」のテンプレートをダウンロードできます。

 

SOPの作成手順

 

1)対象業務フローを明確化する。

フローの始まりと終わりはどこなのか?また、なぜこのSOPを書く必要が出てきたのか?どんな問題が有るのか。何を特に改善したいのか?実際に書き出しておきましょう。

 

2)このSOPの読者を明確化する。

誰が読むのか?この業務フローのどの作業者が読むのか?彼らのその業務の熟練度、どの程度の専門用語が使えるか?これも書き出して下さい。基本は各職務に一つのSOPを作ります。人によって作業が変わる場合はそれぞれのSOPを作る必要がありますので、ここでそれらの必要性も考えておきましょう。

 

3)SOPの書式を決める。

全てのSOPに通用する書式はありません。ここに代表的な三つの書式をあげています。どの書式を使ったらいいかの目安は二つあります。

 

その業務フローに状況によって作業が変わる、いわゆる判断’の数が多いかどうかと、‘ステップ数’が多いかどうかです。

 

SOP書式ガイドラインテーブル

 

‘判断数’も‘ステップ数’も少ない時は「単純ステップ書式」を使います。作業の各ステップを単に箇条書きにしたものです。

 

‘判断数’は少ないが‘ステップ数’が多い時は「 階層式ステップ書式」です。対象プロセスのステップを分類して階層的に書きます。こんな感じですね。

 

‘判断数’も‘ステップ数’も多い時は「 フローチャート書式」が良いですね。また、複数の部署や作業者に作業が行き来する様な複雑なプロセスに使います。

 

フローチャートの書き方の動画を以前作りましたので、下のリンクをクリックしてご覧になって下さい。

 

<<関連動画>>

 

4)作業手順を時系列に書いていく。

もし自分がその作業を熟知していなければ、一番優秀な熟練者達を見つけてインタビューをして作ります。ここで一つ大事なことがあります。SOPを書き始める前にベストな標準作業方法が確立されていることです。作業方法が悪いSOPを作っても意味が無いですよね。

 

このテンプレートは「単純ステップ書式」と「階層的ステップ書式」用です。まず上部の一般情報を埋めていきます。このテンプレートはあえて必要最低限の項目欄しかありません。

 

 

備考欄が二つありますので、他に必要事項があれば項目名を変えて使って下さい。ここに対象作業者の各作業ステップを時系列に書いていきます。

 

自分がこのSOPを見ながらその作業をしているのを思い描きながら書いて下さい。

 

SOPを書く上で一番大事な事は「簡潔に分かり易く書く事」です。出来れば図や写真などもあると良いですね。それでいて作業に必要な情報、使う工具や、注意事項等も網羅する必要があります。 逆に言うと、その作業に直接必要の無い情報は入れないことです。簡潔で分かり易くなりませんよね。

 

作業者が常に各文の主語になりますので、主語無しで「何をする」と「どうやって」を書いていけば良いのです。

 

5)熟練者と未経験者に完成したSOPを試してもらい、改善していく。

このSOPは会社のビジネスのノウハウであり、宝となります。こうやって紙面化する事により会社の標準化が進むだけでなく、更なる業務フローの改善を進めることが出来ます。完成したSOPを更に改善する努力を続けて下さい。

 

最後まで、ご視聴ありがとうございました。チャンネル登録もよろしくお願いします。また、関連ビデオをクッリクし、ご覧になってみて下さい。それでは。

 

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