5ステップ、フローチャートの作成の仕方【エクセルテンプレート】

(動画時間:4:47)

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フローチャート作成の5ステップとそのテンプレート

 

こんにちは、リーンシグマブラックベルトのマイク根上です。

 

改善段階で物と情報の流れ図で大局を決めた後に、新業務フローのより詳細を決めるのにフローチャートが使えます。フローチャートは、他にも、現状の業務フローの詳細を表したい時や、SOP(標準作業手順書)として使ったりと多くの用途があります。

 

この動画の説明文のリンクから「フローチャート」のテンプレートをダウンロード出来ます。

 

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これがそのテンプレートです。ここに作成手順の5ステップが書いてあります。

 

(下の画像をクリックして大きく表示できます。)

フローチャート作成手順


 

 

1) このフローチャートの目的を確認する。

見る人は誰で、彼らにどんな行動を期待するのか?これらを実際に書き出しましょう。

 

2) 対象業務フローの始まりと終わりを確認する。

特に重要なのが始まりです。ある日付や時間がきたら始まるのか、ある書類や情報が来たら始まるのかなどの始まる条件を明確にすることです。

 

3) スイムレーンの数を決める。

スイムレーンとは水泳場のレーンみたいなフローチャート上の各部署の区分けです。対象業務フローには何人、もしくは何部署が関わるかを考えます。最大4、出来れば3以内にしたいですね。どうしてもそれ以上になる時は、複数部署を一つのレーンにするしかないです。決めたレーン数をこのセルで選択します。するとテンプレートの表示が変わります。

 

4) 対象業務フローを分解して全ての工程ステップの図形とテキストを入れる。

初めに対象業務フロー名などの諸情報と先ほど決めた部署名を入力します。それがこれになります。

 

そして「始めと終わりアイコン」をダブルクリックします。習慣的に、この楕円形で始まり、また終了します。この楕円内にこのフローの始まる条件や、ただ「開始」と入れます。僕の例では「配達員が顧客からの返品を持込む」時がこの業務フローの開始になります。

 

次に「各工程アイコン」をダブルクリックし、この四角内に工程内容を入れます。通常主語を省略して書きます。しかしこの例では3部署が一つのレーンに入ってますので、ちゃんと主語を明記しています。

 

そして「接続矢印アイコン」をダブルクリックして、その矢印で繋げます。矢印の端をドラッグして他の図形に重ねて黒い点上で放すと緑に変わります。こっちもやりましょう。すると実際に繋がってくれます。

 

工程によっては状況によって次の行動が変わる事がありますね。その時に「分岐アイコン」をダブルクリックします。ここでは「購買部が商品の再販可能か確認する」が入り、Yes/Noの代わりに「再販可能」と「再販不可」を入れました。

 

この他のフローチャートの図形を使いたい時は、メニューで「挿入」、「図形」でフローチャートの項目があります。ここから好きなのを選んで使って下さい。

 

コツとしては、最初は配置の見栄えにこだわらずに全ての図形とテキストを書き出す事です。こんな感じです。

 

フローチャート、工程ステップ入力後

 

5)最後に図形の配置と矢印を整えて完成させる、です。

 

この時に二つのエクセルティップがあります。ここの図形は皆一列に並べたいですね。キーボードのシフトキーを押しながらクリックしていきます。そして「描画ツールの書式」、「配置」、「左右中央揃え」で簡単に出来ます。

 

この矢印は全てコネクタがついています。それで直線がちょっと汚いですね。その線の上で右クリックし、「コネクタの種類」、「直線コネクタ」で直線になります。これを全ての図形でやったのがこれになります。これで完成です。

 

40 フローチャート Snip

 

他ページへアイコン

最後のアイコンをご紹介しましょう。1ページで描き切れなくて次のページに描きたい時がありますよね。そんな時にこの「他ページへアイコン」をダブルクリックします。すると円形の他ページアイコンが出てきます。これも矢印で繋げましょう。上にスクロールして、良く見ると上に二ページ目が自動で作成されています。ここから続きが書けます。

 

今日は皆さんも使う頻度が高いフローチャートの描き方をやりました。

 

最後まで、ご視聴ありがとうございました。チャンネル登録もよろしくお願いします。また、関連ビデオをクッリクし、ご覧になってみて下さい。それでは。

 

 

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