WBS:作業分解図を【スケジュール管理に使う】(リーン・シックスシグマ)

(動画時間:3:53)

 

<<トランスクリプト>>

こんにちは、リーンシグマ、ブラックベルトのマイク根上です。引き続き定義段階の話ですが、その中の作業分解図の説明をします。

 

プロジェクト憲章のところではこのプロジェクトをなぜするのか?そして何をするのか?いつやるのか?誰がやるのか?を書いたわけですが、次にどの様に実施するのかが欲しいですね。それがプロジェクト計画書です。

 

PMPではそのテンプレートがありますが、凄く複雑です。僕はその代わりに作業分解図を使います。英語でWork Breakdown Structure と言って皆WBSと呼んでいます。

 

プロジェクトの目的目標があってもまだ漠然としていて、実際にチーム員が何をやって行くのかわからないですよね。それを少しずつ分解して行き、彼らの作業単位まで掘り下げて行く手法がこの作業分解図です。

 

この図を見て下さい。WBSはこの様に階層的で幹が上で枝葉が下になっている逆樹形になっているのが一般的です。この作業分解図の概念は色んなところで使えるのですが、今日はプロジェクトのスケジュール作成に絞って話をしたいと思います。

 

まず始める前に確認したいことが2つあります。プロジェクト憲章が完成していて、出来ればこのプロジェクトの実施承認されていてほしいですね。作業分解図が完成しても、後で目的目標はそれじゃないと言われるとまたやり直しになります。

 

2つ目がプロジェクトの要求事項が明確化していることです。ある程度の規模のプロジェクトであれば、作業指示書を顧客と話をして作成されていると思います。そうでない時でもプロジェクトに対する要求事項はどんな小さなことでも頭に入れた上でこの作業をしたいですね。

 

では作業分解図の話に入りましょう。プロジェクトの目的目標と要求事項をふまえた上でプロジェクト開始から完了までの節目点を書き出します。英語でマイルストーンと言います。

 

これは目安ですが、1、2ヶ月のプロジェクトであればマイルストーンは5個位、長期であっても10個以内に収めたいですね。マイルストーンごとにプロジェクトを管理することになります。

 

次に各マイルストーンで何を作り上げておかねばならないか、PMPでは成果物と呼んでいますが、それを書き出します。成果物は必要であればいくつでも書き出して下さい。
例を言うと、マイルストーンが「現状分析をする」だとすると、成果物として「現状のプロセスマップ」「商品売上ランキング表」「顧客売上ランキング表」などになります。

 

そして各成果物ごとにそれを完成するのに必要な作業、つまりタスクを時系列で書き出します。ここでいつも議論になるのがどれくらい細かいタスクまで書くかです。結論から言うと「確実に実行するタスクまで」を目安にすると良いでしょう。

 

細かくなりすぎると単純に書くのが面倒だし、管理が煩雑になります。より将来のマイルストーンになると今の時点ではタスクが分からなかったり、成果物も分からない時もあります。
この作業分解図は今後プロジェクトの進捗管理にも使い、常に更新していくので最初の時点では分からない部分は今は空欄で、PDCAを回して行く上で将来必ず書き込んで下さい。

 

まとめるとこの図の様に作業分解図はマイルストーン、成果物そしてタスクを階層的に組合した図になります。そこに担当者や完了予定日を加えると進捗管理にも使えます。
今日はここまでですが、次回はエクセルの作業分解図のテンプレート上で実習をする予定です。そのテンプレートもダウンロードできます。ご視聴ありがとうございました。もしよろしかったら下の「いいね」ボタンをクリックして頂けたらと思います。それでは。

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