【Trello.com レビュー】 米国で人気上昇中!直感的なタスク管理、プロジェクトマネージメントツール(リーン・シックスシグマ)

(動画時間:5:01)

 

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こんにちは、リーンシグマ、ブラックベルトのマイク根上です。

 

先日の経営のPDCAサイクルをご紹介した後にある視聴者様からご質問を頂きました。非常にタイムリーな話題なので今日はそれにお答えしたいと思います。

 

そのご質問は「この前のYouTube講義良かったです。(ありがとうございます。)早速書くところから始めています。(良いですね。)PDCAの各ポイントで、業務状態や進行状況などを一覧で見ることができて、それぞれチェック管理できるフォーマットテンプレートみたいなものってありますか?」

 

と言うご質問ですが、この方が正式なプロジェクトの進捗管理のことを言われているのであれば次回の動画で作業分解図の話をします。それがその答えになりますのでそちらもご覧下さい。今日は毎日の業務管理について質問されているということでお話ししたいと思います。

 

僕も自分 の業務管理のベストのツールを見つけるのに長い間苦労しました。紙の手帳やOutlookのTask機能、同じくマイクロソフトのOneNoteなどを使いましたがどれも納得の行く状態にはならなかったです。

 

人それぞれ個性が違い行動様式が違うので本当に自分のスタイルに合ったツールを見つけることが重要だと思います。そしてついにそれを見つけることが出来ました。

 

それはTrello.comというウェブベースのサービスです。自分のスタイルに合ったのを見つけたと言うよりも、自分のスタイルに簡単にカスタマイズ出来たと言った方が正しいでしょう。またブラウザーだけで無料で使えるのもこっちで人気の理由です。

 

ソーシャルメディア機能でチームで使えますので実際にプロジェクトマネージメントをこれでやってる会社も最近は増えています。僕は一年くらい前からこれを中心に仕事をしています。

 

論より証拠で実際に画面を見て見ましょう。僕のブラウザーは開らくとこの画面になります。これはボード一覧です。イメージとしては会議室で何枚もホワイトボードを見ているイメージです。

 

この‘Create new board…’をクリックして好きな名前でボードを何枚でも作れます。今日は「日次タスク管理」のボードを開きましょう。

 

各縦列がリストと呼ばれるグループです。右にスクロールして、すると’Add a list…’がありますので、それをクリックして、好きな名前で何枚でもリストを作れます。

 

僕は二つ目のリストから各平日の曜日にしてます。このリストはドラッグするだけで簡単に移動できるんですね。

 

各リスト内の一番下の‘Add a card…’をクリックしてタスクを書き込みます。リスト内に好きなカードを何枚でも作れます。

 

一週間単位でPDCAを回していますので、毎週月曜日の朝に今週の予定を立てます。日程が決まっている会議などもカードを作り、その曜日のリスト内に入れときます。その他のタスクのカードは全て月曜日に入れときます。カードをクリックすると内容の変更やカードの色を変えたり出来ます。

 

僕はそのタスクが終わればDoneの緑色にします。ちっちゃい事ですが、達成感を自分に与え続けることは重要です。その日に完了できなかったカードは隣の曜日に移動します。これもドラッグで直感的に出来るんですね。

 

各曜日にNext Weekのカードがありますが、これは単なる目印でその下に来週や近い将来のTaskを入れておきます。重要なのは用事が出来たその時点でカードを作ることです。それがこれで出来るのです。

 

毎週金曜日に上司に週間報告の義務があるのですが、これを見ながら簡単に書けます。次の月曜日の朝に今週の計画を立てるのですが、完了したカードはすぐに削除せずにとりあえず、一番左のDoneリストに入れときます。後で内容を変更して次のTaskとして使うか、又はまとめて削除すると楽です。

 

このTrello.comの凄いところは単純なボード、リストそしてカードの三つの単位の組合せで簡単に直感的に業務管理、プロジェクト管理が出来ることです。ネットで調べたらもっと他の使い方をしている人が沢山いますので将来他の使い方を考えたいと思います。

 

まだ日本語版がないみたいですが、他のサイトでアカウントの開け方等を説明しているサイトがあったのでGoogleしてみて下さい。

 

今日は僕がどのようにPDCAサイクルを自分の仕事に適用しているかを話しました。それではご視聴ありがとうございました。

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